Så kunde Vatikanen förbättra sin strategi för visselblåsning: Transparens, anonymitet och mer

Den Heliga Stolens revolution vad gäller visselblåsning

Vatikanen meddelade nyligen att man infört nya regler för visselblåsning, som en del av påven Franciskus ansträngningar att främja finansiell transparens och bekämpa korruption inom den Heliga stolen och Vatikanstaten.

I ett juridiskt dokument som publicerats av generalauditörens kontor betonar Vatikanen vikten av visselblåsning, för att alla ska vara medvetna om och säkerställa institutionens integritet. De nya rutinerna, som trädde i kraft den 1 februari 2024, vill göra det lättare för alla, oavsett vilken avdelning man tillhör, att rapportera om misstänkta oegentligheter och då särskilt av finansiell karaktär.

Anonymitet kontra ansvarsskyldighet i Vatikanens regler för visselblåsning

Det finns dock en intressant twist i Vatikanens visselblåsarlösning – anonyma rapporter kommer inte att följas upp. Även om detta kan verka kontraintuitivt anser Vatikanen att transparens och ansvarstagande endast kan uppnås genom ett system som främjar både konfidentialitet och ansvar. Revisorn kommer att hålla namnen på de rapporterande personerna konfidentiella, utom i särskilda fall där man är tvungen att informera myndigheterna.

Genom att klargöra vad som omfattas av tillåtna och otillåtna rapporter vill Vatikanen uppmuntra till seriös visselblåsning där man lyfter upp betydande brott i ljuset, snarare än klagomål om chefer eller kollegor.

Men varför är anonymitet inte tillåtet? Jo, Vatikanen har insett att en ansvarstagande kultur av förtroende är avgörande för effektiv visselblåsning. Genom att kräva att identifiering av de individer som skickar in en rapport, vill Vatikanen säkerställa att problemen kommer att tas upp och man vidtar lämpliga åtgärder. På så vis förhindrar man också att systemet missbrukas för personliga vendettor.

Därför är en e-postlösning inte tillräckligt bra för visselblåsning

Vatikanens tillvägagångssätt väcker en viktig fråga – kan en intern e-postlösning för visselblåsning vara tillräcklig? Det korta svaret är nej, och här följer ett längre svar:

1. För det första är datasäkerhet och trygghet avgörande när man hanterar visselblåsarrapporter. E-post är inte en säker kommunikationsform, och obehöriga kan enkelt komma åt och ändra innehållet i e-postmeddelanden. Visselblåsarens identitet och dataintegriteten är i farozonen utan lämpliga krypterings- och lagringsåtgärder.
   
   
2. För det andra kräver efterlevnad av visselblåsarlagar, såsom EU:s visselblåsardirektiv, att organisationer följer specifika tidsramar och dokumenterar alla aktiviteter i samband med visselblåsning. E-postlösningar saknar nödvändiga övervaknings- och spårningsfunktioner för att säkerställa efterlevnad, vilket gör det svårt att uppfylla lagkraven.
   
   
3. För det tredje skapar en e-postlösning inte en kultur av tillit och förtroende inom organisationen. Utan ett särskilt system för visselblåsning finns det ingen garanti för att problem som tas upp via e-post kommer att uppmärksammas eller åtgärdas. Genom att investera i en säker lösning visar organisationen att man tar visselblåsning på allvar och uppmuntrar anställda att berätta om sina problem.
   
   
4. Konfidentialitet och anonymitet är avgörande för att uppmuntra visselblåsare att rapportera missförhållanden utan rädsla för repressalier. E-postlösningar gör det svårt att upprätthålla anonymitet och kan kräva att visselblåsare skapar nya e-postkonton, som i sin tur kan kopplas till deras identiteter. Detta undergräver den säkerhet och det skydd som ett korrekt implementerat system för visselblåsning kan erbjuda.
   

Prata eller skriva? Lösningar för muntlig rapportering

Förutom skriftliga rapporter kan även muntlig rapportering vara ett värdefullt alternativ för visselblåsare, eftersom det ger dem möjlighet att tillhandahålla information och bevis genom talad kommunikation. Detta kan vara särskilt användbart för personer som kanske inte är bekväma med eller har möjlighet att skriva detaljerade rapporter. Även om Vatikanens nya rutiner för visselblåsning tillåter muntlig rapportering genom personliga möten eller videokonferenser, är det viktigt att inse begränsningarna med detta tillvägagångssätt. Att endast erbjuda personliga möten som den primära metoden för muntlig rapportering kan skapa hinder för visselblåsare, eftersom det kanske inte är genomförbart eller säkert för dem att berätta om sina problem personligen. Detta kan avskräcka personer från att lämna viktig information, vilket i slutändan blir ett hinder för visselblåsarsystemets effektivitet.

Utforska alternativ: Fördelarna med digitala lösningar för visselblåsning

Med tanke på dessa nackdelar är det värt att utforska alternativ till e-postbaserade visselblåsarlösningar. Digitala visselblåsarsystem som Whistlelink, erbjuder säker, anonym tvåvägskommunikation, hjälper till med efterlevnad och skapar förtroende bland medarbetarna.

För att ytterligare säkerställa fullständig anonymitet och skydda visselblåsarnas identitet har Whistlelink infört Voice Scramble för Whistlelinks röstmeddelanden. Denna funktion förvränger visselblåsarens röst, vilket ger ett ytterligare lager av skydd och säkerställer att man kan rapportera oegentligheter utan rädsla för repressalier. Med Whistlelink kan organisationen erbjuda en säker plats för visselblåsare att rapportera missförhållanden och därmed ta itu med potentiella risker inom organisationen innan de eskalerar till större problem.

Sammanfattningsvis är Vatikanens engagemang för transparens, ansvar och förtroende i sin visselblåsarlösning att applådera, även med den nuvarande inställningen till anonyma rapporter. Men genom att implementera ett digitalt visselblåsarsystem kan Vatikanen ytterligare förbättra sina insatser för att skydda visselblåsare, och därmed stärka sitt engagemang för finansiell transparens och kampen mot korruption.

Så kära påven, kanske är det dags att överväga en heltäckande, säker och helt konfidentiell lösning som Whistlelink för att ta era visselblåsarinsatser till nästa nivå!