6 tipů na firemní zásady whistleblowingu

Zásady pro oznamovatele whistleblowingu jsou důležitou součástí systémů vnitřní kontroly, etiky a dodržování předpisů v organizaci. Nová směrnice EU o whistleblowingu a následné národní zákony o whistleblowerech dále urychlily pokrok, protože stanovují požadavky na zavedení bezpečných a anonymních kanálů pro oznamovatele.

Cílem společností je vytvořit vnitropodnikovou kulturu důvěry a povzbudit zaměstnance k tomu, aby o existujících problémech v organizaci mluvili.

6 tipů, jak vytvořit dobrou politiku pro whistleblowery

1. Jasná komunikace a vzdělávání všech zaměstnanců o etických zásadách a pravidlech
2. Informace o oznamování a oznamovacích kanálech
3. Přehled o tom, jak jsou oznamovatelé chráněni zákonem
4. Komplexní průvodce interním procesem whistleblowingu a oznamovacími kanály
5. Příklady pochybení, co je případem whistleblowingu a co jím není
6. Zmínka o důsledcích (ale zdržte se používání nulové tolerance)

1. Dobrá politika týkající se whistleblowerů je především o komunikaci

Podle zákona musí být všichni oznamovatelé chráněni před jakoukoli formou odplaty. Ujistěte se, že všichni, kterých se to týká, nejen zaměstnanci, vědí, jak nahlásit pochybení, a jsou si vědomi, že tak mohou učinit anonymně. Ujistěte se, že jsou všichni zaměstnanci poučeni o hodnotách společnosti a uvědomují si problémy, které mohou být pro vaši organizaci specifické.

Zásady pro oznamovatele by měly obsahovat také definici toho, kdo je to oznamovatel. Běžně používaná definice je osoba (často, ale ne vždy, zaměstnanec), která odhalí informace o nesprávném jednání nebo činnostech, které jsou považovány za nezákonné, nemorální, nebezpečné nebo podvodné.

2. Informace musí být poskytovány jak na interních, tak na externích kanálech pro podávání zpráv.

Směrnice EU o whistleblowerech vyžaduje, aby všechny organizace s 50 a více zaměstnanci zavedly interní kanály pro podávání zpráv. Tyto kanály by měly být první volbou pro hlášení pochybení nebo nesprávného jednání. Kromě těchto kanálů jsou členské státy povinny jmenovat také orgány, které budou udržovat externí kanály pro podávání zpráv.

3. Popište, jak je oznamovatel v rámci politiky chráněn.

Směrnice o oznamovatelích bude chránit osoby, které oznámí nesprávné jednání, a také všechny, kteří oznamovateli jakýmkoli způsobem pomáhali. Aby byl oznamovatel chráněn, musí mít důvod se domnívat, že informace byly v době oznámení pravdivé a platné.

Více informací o směrnici EU o whistleblowerech naleznete zde.

4. Popište postup pro oznamovatele a kanály pro podávání zpráv.

Při vytváření zásad pro oznamovatele byste měli nastínit, jak fungují interní řešení organizace pro oznamování a jak bude s oznámeními oznamovatelů nakládáno.

i) Jaké jsou bezpečné interní kanály?

Musíte usnadnit anonymní oznamování, a to bezpečným způsobem. Je možné podat hlášení telefonicky, prostřednictvím systému zasílání zpráv, na fyzickém setkání nebo prostřednictvím online platformy? Vysvětlete, jaké jsou možnosti a kde lze najít různé kanály organizace pro podávání hlášení.

ii) Kdo bude hlášení přijímat?

V zásadách oznamování musí být uvedeno, kdo bude hlášení přijímat, kdo bude následovat, a nastíněno, kdo může mít k informacím přístup. Měla by také obsahovat informace o procesu whistleblowingu a o tom, co může oznamovatel po podání oznámení očekávat. Podle směrnice EU o whistleblowerech by osoba podávající oznámení měla obdržet potvrzení o přijetí oznámení do 7 dnů a zpětnou vazbu týkající se případu nejpozději do tří měsíců.

iii) Jakou zpětnou vazbu můžete očekávat?

Oznamovatel má vždy právo obdržet zpětnou vazbu k oznámení, a to i v případě, že není možné sdělit podrobnosti o vyšetřování, například z důvodu právních překážek. Zásady pro oznamovatele mohou obsahovat příklady vhodné zpětné vazby, například oslovení oznamovatele (anonymně prostřednictvím systému pro oznamovatele) a poděkování za oznámení. Můžete také potvrdit, že bylo provedeno vyšetřování, a poskytnout stručné aktuální informace o stavu nebo případných opatřeních.

Pokud oznamovatel po nahlášení neobdrží aktuální informace, je snadné předpokládat, že se nic nezmění. Pravděpodobnost, že oznamovatel v budoucnu znovu spustí poplach, je proto malá.

5. Co lze řešit v rámci systému oznamovatelů?

Zřejmými případy pro systém whistleblowerů jsou porušení národních a odborových zákonů. Dalšími příklady jsou závažné případy pochybení nebo události, které představují riziko pro životní prostředí nebo pro bezpečnost jiných osob, události, které mohou mít negativní dopad na finance společnosti, nebo jednání, které není v souladu s etickými zásadami společnosti.

Přečtěte si více: 7 příkladů pochybení na pracovišti

Co není whistleblowing?

Zásady pro oznamovatele mohou také obsahovat upozornění, že osobní záležitosti (jako je spokojenost s prací nebo stížnosti na management, výši platu) nejsou určeny pro systém whistleblowingu. Zaměstnanci se s takovými problémy mohou obrátit například na svého nadřízeného nebo na personální oddělení společnosti.

Přečtěte si více o tom, co je a co není whistleblowing.

6. Vyhněte se politice nulové tolerance whistleblowerů

Je velmi důležité mít zavedené zásady a postupy. To je důležité zejména v případě, že hovoříte o nezákonných činnostech, pochybeních, která by mohla ohrozit zaměstnance nebo veřejnou bezpečnost, nebo o prohřešcích, které by mohly potenciálně poškodit společnost.

Důsledky za drobná pochybení nesmí být vnímány jako nepřiměřeně přísné, protože by to mohlo zaměstnance odradit od ohlašování. Proto by dobré zásady pro oznamovatele měly obsahovat konkrétní příklady nesprávného chování a to, jaká disciplinární opatření mohou být jeho důsledkem. Opatření by měla být přesná a přiměřená.

Co je cílem dobré politiky pro whistleblowing?

Zásady pro whistleblowery jsou prvním krokem k budování pozitivní firemní kultury, která se skládá z důvěry a integrity. Dobrá politika pro oznamovatele by měla podporovat etické chování a být základem transparentního a spravedlivého procesu. Musí být naprosto jasné, kam se obrátit a jaké problémy můžete v systému whistleblowerů řešit. Politika by měla obsahovat také odkazy jak na národní legislativu, tak na etický kodex nebo jiné etické zásady společnosti. Vytvoření vhodné politiky pro oznamovatele je důležité proto, aby zaměstnanci důvěřovali celému procesu. Pouze pokud se budou cítit komfortně, nebudou mít obavy nahlásit neoprávněné chování.

Přečtěte si více: Začněte s whistleblowingem

Máte zájem dozvědět se více o službě whistleblowingu a bezpečných interních
oznamovacích kanálech? Více informací o směrnici EU o whistleblowingu naleznete zde
a na stránkách EUR-Lex.

Hledáte bezpečné a spolehlivé řešení pro whistleblowing? Přečtěte si více zde.

Chcete diskutovat o systému whistleblowingu pro vaši organizaci?
Kontaktujte nás nebo si objednejte bezplatnou ukázku!