6 sfaturi pentru a crea o politică bună a avertizorilor

Astăzi, majoritatea oamenilor ar fi de acord că crearea unei politici de avertizare este o parte importantă a sistemelor de control intern, a eticii și a conformității în cadrul unei organizații. Noua directivă a UE privind avertizarea de integritate și legile naționale ulterioare privind avertizările au accelerat și mai mult progresul, pe măsură ce elaborează cerințe pentru implementarea canalelor de anunțare sigure și anonime.

Scopul companiilor este de a crea o cultură corporativă internă a încrederii și de a încuraja angajații să vorbească despre problemele existente în cadrul organizației. 

 6 sfaturi pentru a crea o politică bună de avertizare de integritate 

1. Comunicare și educare clară pentru toți angajații cu privire la orientările și politicile etice 
2. Informații despre canalele de avertizare și raportare 
3. O prezentare a modului în care avertizorii sunt protejați de lege  
4. Un ghid cuprinzător despre procesul intern de avertizare și canalele de raportare 
5. Exemple de abateri, ce este un caz de avertizare și ce nu este 
6. Menționați consecințele (dar nu optați pentru toleranță zero) 

1. Cheia pentru crearea unei bune politici de avertizare este comunicarea 

Prin lege, toți avertizorii trebuie să fie protejați de orice formă de represalii. Asigurați-vă că toți cei implicați, nu doar angajații, știu cum să raporteze abaterile și sunt conștienți că pot face acest lucru în mod anonim. Asigurați-vă că toți angajații sunt educați cu privire la valorile companiei și recunosc problemele care pot fi unice pentru organizația dumneavoastră. 

Politica privind avertizorii ar trebui să includă, de asemenea, o definiție a ceea ce este un avertizor. O definiție folosită în mod obișnuit este o persoană (deseori, dar nu întotdeauna, un angajat), care dezvăluie informații despre comportament neadecvat sau activități care sunt considerate ilegale, imorale, ilicite, nesigure sau frauduloase. 

2. Informațiile trebuie furnizate atât pe canalele de raportare interne, cât și pe cele externe. 

Directiva UE privind avertizorii solicită tuturor organizațiilor cu 50 sau mai mulți angajați să implementeze canale de raportare interne. Aceste canale ar trebui să fie prima alegere pentru raportările de activități neadecvate sau abateri. Pe lângă aceste canale, statele membre sunt, de asemenea, obligate să numească autorități care vor menține canale externe de raportare. 

3. Cum este protejat avertizorul? 

Directiva privind avertizorii va proteja persoanele care raportează o conduită incorectă, precum și pe toți cei care l-au asistat în vreun fel pe avertizor. Pentru a fi protejat, avertizorul trebuie să aibă motive întemeiate să creadă că informațiile erau adevărate și valide la momentul raportării. 

Puteți citi mai multe despre Directiva UE privind avertizorii aici. 

4. Descrieți procesul de avertizare și canalele de raportare 

Politica privind avertizorii ar trebui să sublinieze modul în care funcționează soluțiile interne de anunțare ale organizației și modul în care vor fi gestionate rapoartele avertizorilor. 

i) Care sunt canalele interne securizate? 

Raportarea anonimă trebuie să fie posibilă, într-o manieră sigură. Este posibil să se depună un raport telefonic, printr-un sistem de mesagerie, la o întâlnire fizică sau printr-o platformă online? Explicați care sunt opțiunile și unde pot fi găsite diferitele canale de raportare ale organizației. 

ii) Cine va primi rapoartele? 

Politica de avertizare trebuie să precizeze cine va primi raportul, urmărirea cazului și să prezinte cine poate avea acces la informații. De asemenea, ar trebui incluse informații despre procesul de avertizare și la ce se poate aștepta avertizorul după transmiterea unui raport. Conform Directivei UE privind avertizorii, persoana care depune un raport trebuie să primească o confirmare de primire în termen de 7 zile și feedback cu privire la caz în cel mult trei luni. 

iii) La ce fel de feedback vă puteți aștepta? 

Avertizorul are întotdeauna dreptul de a primi feedback cu privire la raport, chiar dacă nu este posibil să dezvăluie detalii despre anchetă, de exemplu din cauza unor impedimente legale. Politica privind avertizorul poate include exemple de feedback adecvat, cum ar fi contactul cu avertizorul (în mod anonim prin sistemul de avertizare de integritate) și mulțumirea pentru raport. De asemenea, puteți confirma că a fost efectuată o investigație și puteți face o scurtă descriere a rezultatelor sau a măsurilor posibile. 

Dacă avertizorul nu primește o actualizare după raportare, este ușor să se presupună că nimic nu se va schimba. Ca atare, probabilitatea ca un avertizor să tragă din nou alarma în viitor este redusă. 

5. Ce poate fi abordat în sistemul de avertizare? 

Cazurile evidente pentru sistemul de avertizare sunt încălcări ale legilor naționale și ale Uniunii Europene. Alte exemple includ, cazuri grave de abatere sau evenimente care prezintă un risc pentru mediu sau pentru siguranța altor persoane, evenimente care pot avea un impact negativ asupra finanțelor companiei sau comportament care nu este în conformitate cu politicile etice ale companiei. 

Citește mai mult: 7 exemple de conduită greșită la locul de muncă 

Ce nu este avertizarea de integritate? 

Politica privind avertizorii poate include, de asemenea, informarea că problemele personale (cum ar fi satisfacția la locul de muncă sau nemulțumirile) nu sunt destinate sistemului de denunțare. Astfel de probleme pot fi adresate managerului sau departamentului de resurse umane al companiei. 

Citiți mai multe despre ce este și ce nu este denunțare 

6. Evitați o politică de toleranță zero  

Este esențial să existe politici și proceduri în vigoare. Acest lucru este deosebit de important atunci când se vorbește despre activități ilegale, comportament necorespunzător care ar putea amenința angajații sau siguranța publică sau fapte greșite care ar putea dăuna companiei. 

Consecințele unei abateri minore nu trebuie percepute ca fiind nerezonabil de grave, deoarece pot descuraja angajații să raporteze. Prin urmare, o bună politică privind avertizorii ar trebui să includă exemple specifice de conduită incorectă și acțiunile disciplinare care pot rezulta. Măsurile ar trebui să fie precise și rezonabile. 

Ce scop are crearea unei politici de avertizare

O politică de avertizare este un prim pas în construirea unei culturi corporative pozitive care constă în încredere și integritate. O bună politică a avertizorilor ar trebui să încurajeze comportamentul etic și să fie fundamentul unui proces transparent și echitabil. Trebuie să fie extrem de clar unde să mergi și ce fel de probleme poți aborda în sistemul de avertizare. Politica ar trebui să conțină, de asemenea, referințe atât la legislația națională, cât și la codul de conduită al companiei sau la alte politici etice. Crearea unei bune politici privind avertizorii este importantă pentru a ajuta angajații să aibă încredere în proces și, prin urmare, să se simtă încrezători în a suna semnalul atunci când sunt martori ai faptelor greșite. 

Citește mai mult: Începeți avertizarea de integritate 

Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Scopri di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing e sulla legge n.179/2017 .

Vorresti esplorare un sistema whistleblowing per la tua organizzazione?

Contattaci o prenota una demo gratuita!