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6 consejos para implementar un buen sistema de denuncias en la empresa  

crear una política de denuncias

Hoy en día, implementar un sistema de denuncias es una parte importante del control interno, la ética y el cumplimiento dentro de una organización.

La nueva Directiva Whistleblowing de la UE y las leyes nacionales han acelerado aún más el proceso de crear una cultura corporativa de confianza y animar a los empleados a hablar sobre los problemas existentes dentro de la organización. 

 6 consejos para implementar un buen sistema de denuncias 

  1. Comunicación clara y educación para todos los empleados, sobre pautas y políticas éticas. 
  1. Información sobre los canales de denuncia 
  1. Un tutorial de cómo los denunciantes están protegidos por la ley 
  1. Una guía completa sobre el proceso interno de denuncia y los canales para hacerlo 
  1. Ejemplos de mala conducta, qué es un caso de whistleblowing y qué no es 
  1. Las consecuencias (pero abstenerse de usar «tolerancia cero») 

1. La clave para crear un buena sistema de denuncias, es la comunicación 

Por ley, todos los denunciantes deben estar protegidos contra represalias, pero hay que asegurarse de que todos los interesados, no solo los empleados, sepan cómo denunciar una mala conducta, inclusive de forma anónima. Todos deben conocer los valores de la empresa y reconocer los problemas que pueden ser exclusivos para su organización. 

La política de Whistleblowing o El Código Ético también debe incluir una definición de lo que es un denunciante. Normalemnte, esto es una persona (a menudo, pero no siempre, un empleado) que revela información sobre mala conducta o actividades que se consideran ilegales, inmorales, ilícitas, inseguras o fraudulentas. 

2. La información deberá facilitarse en los canales de denuncia tanto internos como externos. 

La Directiva Whistleblowing de la UE exige que todas las organizaciones con 50 o más empleados implementen canales de denuncia internos, que deben ser la primera opción. Además de estos canales, los estados miembros también están obligados a designar autoridades que implementen canales de denuncia externos. 

3. ¿Cómo se protege al denunciante? 

La Directiva Whistleblowing protegerá a las personas que denuncian conductas indebidas, así como a todas las personas que ayudaron al denunciante de cualquier manera. Para estar protegido, el denunciante debe tener razones para creer que la información era cierta en el momento de la denuncia. 

Puedes leer más sobre la Directiva de denunciantes de irregularidades de la UE aquí. 

4. Describir el proceso de denuncia y los canales  

La política de denuncias debe describir el funcionamiento de las soluciones internas de la organización y la gestión de los casos recibidos.  

i) ¿Qué son los canales internos ? 

Se debe permitir la denuncia anónima y detallar si es posible presentar una denuncia por teléfono, por correo, en una reunión física o a través de una plataforma en línea? Hay que explicar las opciones y dónde encontrar los diferentes canales de denuncia de la organización. 

ii) ¿Quién recibirá los casos? 

La política de denuncias debe establecer quién recibirá el caso, quién hará el seguimiento y describir quién puede tener acceso a la información. También se debe incluir información sobre el proceso de denuncia y que puede esperar el denunciante después de enviar su comunicación. De acuerdo con la Directiva Whistleblowing de la UE, la persona que presenta una denuncia debe recibir un acuse de recibo dentro de los 7 días posteriores, y la resolución del caso dentro de los tres meses siguientes.  

iii) ¿Qué tipo de feedback puede esperar?  

El denunciante siempre tiene derecho a recibir respuestas, incluso si no es posible revelar detalles sobre la investigación, por ejemplo, debido a impedimentos legales. La política de denuncias puede incluir ejemplos de comentarios apropiados, como comunicarse con el denunciante (de forma anónima a través del sistema) y agradecerle la comunicación. También puede confirmar que se ha llevado a cabo una investigación y dar algunos detalles sobre los resultados o posibles medidas. 

Si el denunciante no recibe ningún mensaje acerca de su caso, es fácil suponer que nada cambiará. Como tal, la probabilidad de que vuelvan a denunciar irregularidades en el futuro es muy reducida.  

5. ¿Qué se puede abordar en el sistema de denuncias? 

algunos casos más evidentes para este tipo de sistema son incumplimientos de las leyes nacionales y sindicales. Otros ejemplos incluyen casos graves de mala conducta, eventos que representen un riesgo para el medio ambiente o para la seguridad, o que puedan tener un impacto económico negativo sobre la empresa.  

Leer más: 7 ejemplos de mala conducta en el lugar de trabajo 

¿Qué no es denunciar? 

La política de denuncias también puede incluir un recordatorio de que los problemas personales (como la satisfacción laboral o las quejas) no son para el canal de denuncias. Estos problemas se pueden plantear con la dirección o el departamento de recursos humanos de la empresa. 

Lea más sobre qué es y qué no es denunciar 

6. Evitar una política de «tolerancia cero»

Es fundamental contar con políticas y procedimientos establecidos, sobre todo si hablamos de actividades ilegales, mala conducta que podría constituir una amenaza a los empleados o la seguridad, o irregularidades que podrían dañar a la empresa. Una buena política debe incluir ejemplos específicos de mala conducta y qué acciones disciplinarias pueden resultar, mencionando medidas precisas y razonables. 

El objetivo de crear e implementar una buena política de denuncias 

Una política de denuncias es un primer paso en la construcción de una cultura corporativa positiva basada en confianza e integridad. Esta debe fomentar el comportamiento ético y ser la base de un proceso transparente y justo. Debe quedar muy claro qué tipo de problemas se puede enviar a través de un sistema de denuncias. La política debe contener referencias tanto a la legislación nacional como al código de conducta de la empresa u otras políticas éticas. Es importante crear una buena política para ayudar a los empleados a confiar en el proceso y sentirse seguros al denunciar si son testigos de irregularidades. 

Leer más: Comience con la denuncia de irregularidades 

Quieres saber más sobre nuestro canal de denuncias interno seguro? Lee más acerca de la Directiva Whistleblowing aquí y en EUR-Lex.

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