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6 Tipps für die Erstellung einer guten Whistleblower-Richtlinie 

Erstellung einer Whistleblower-Politik

Erstellung einer Whistleblower-Richtlinie: Die meisten Menschen würden heute zustimmen, dass die Schaffung einer Whistleblower-Politik ein wichtiger Bestandteil der internen Kontrollsysteme, der Ethik und der Compliance in einer Organisation sind.

Die neue EU-Whistleblowing-Richtlinie und die nachfolgenden nationalen Whistleblower-Gesetze haben den Fortschritt weiter beschleunigt, da sie Anforderungen für die Einrichtung sicherer und anonymer Whistleblower-Kanäle festlegen.

Ziel der Unternehmen ist es, eine interne Unternehmenskultur des Vertrauens zu schaffen und die Mitarbeiter zu ermutigen, über bestehende Probleme innerhalb der Organisation zu sprechen. 

6 Tipps für die Erstellung einer guten Whistleblower-Richtlinie 

  1. Klare Kommunikation und Aufklärung aller Mitarbeiter über ethische Richtlinien und R ichtlinien 
  2. Informationen über Whistleblowing und Meldewegen 
  3. Eine exemplarische Vorgehensweise, wie Whistleblower gesetzlich geschützt sind 
  4. Ein umfassender Leitfaden über den internen Whistleblowing-Prozess und die Meldewege 
  5. Beispiele für Fehlverhalten, was ein Whistleblowing-Fall ist und was nicht 
  6. Konsequenzen erwähnen (aber keine Null-Toleranz verwenden) 

1. Der Schlüssel zu einer guten Whistleblower-Politik ist die Kommunikation 

Per Gesetz müssen alle Hinweisgeber vor jeder Form von Vergeltung geschützt werden. Stellen Sie sicher, dass alle Betroffenen, nicht nur die Mitarbeiter, wissen, wie sie Fehlverhalten melden können, und dass sie wissen, dass sie dies anonym tun können. Vergewissern Sie sich, dass alle Mitarbeiter über die Werte des Unternehmens aufgeklärt sind, und erkennen Sie Probleme an, die möglicherweise nur in Ihrem Unternehmen auftreten.  

Die Whistleblower-Richtlinie sollte auch eine Definition des Begriffs „Whistleblower“ enthalten. Eine gängige Definition ist, dass es sich um eine Person (oft, aber nicht immer, um einen Mitarbeiter) handelt, die Informationen über Fehlverhalten oder Aktivitäten preisgibt, die als illegal, unmoralisch, unsicher oder betrügerisch angesehen werden. 

2. Informationen müssen sowohl über interne als auch über externe Meldewege bereitgestellt werden.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet alle Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern, interne Meldewege einzurichten. Diese Kanäle sollten die erste Wahl für Berichte über Missstände oder Fehlverhalten sein. Zusätzlich zu diesen Kanälen sind die Mitgliedstaaten auch verpflichtet, Behörden zu benennen, die externe Meldewege unterhalten.   

3. Wie wird der Hinweisgeber geschützt? 

Die Whistleblower-Richtlinie schützt nicht nur die Personen, die ein Fehlverhalten melden, sondern auch alle diejenigen, die den Whistleblower in irgendeiner Weise unterstützt haben. Um geschützt zu sein, muss der Whistleblower guten Grund zu der Annahme haben, dass die Informationen zum Zeitpunkt der Meldung wahr und gültig waren.   

Mehr über die EU-Whistleblower-Richtlinie können Sie hier lesen. 

4. Beschreibung des Whistleblower-Prozesses und der Meldewege 

Bei der Erstellung einer Whistleblower-Richtlinie sollte dargelegt werden, wie die internen Whistleblowing-Lösungen der Organisation funktionieren und wie die Meldungen von Whistleblowern behandelt werden. 

i) Welches sind die sicheren internen Kanäle? 

Anonyme Meldungen müssen auf sichere Art und Weise möglich gemacht werden. Es müssen Möglichkeiten geschaffen werden, Meldungen per Telefon, über ein Nachrichtensystem, bei einem persönlichen Treffen oder über eine Online-Plattform abzugeben? Erläutern Sie, welche Möglichkeiten es gibt und wo Sie die verschiedenen Meldekanäle der Organisation finden. 

ii) Wer wird die Meldungen entgegennehmen? 

In der Whistleblowing-Politik muss angegeben werden, wer die Meldung erhält, welche Maßnahmen ergriffen werden und wer Zugang zu den Informationen haben kann. Sie sollte auch Informationen über das Whistleblowing-Verfahren und darüber enthalten, was der Whistleblower nach der Einreichung einer Meldung erwarten kann. Gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie sollte die Person, die eine Meldung einreicht, innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung und spätestens innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu dem Fall erhalten. 

iii) Welche Art von Rückmeldung können Sie erwarten? 

Der Whistleblower hat immer das Recht, eine Rückmeldung zu seiner Meldung zu erhalten, auch wenn es nicht möglich ist, Einzelheiten über die Untersuchung offenzulegen, z. B. aufgrund rechtlicher Hindernisse. Die Whistleblower-Richtlinie kann Beispiele für ein angemessenes Feedback enthalten, z. B. die Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber (anonym über das Whistleblower-System) und ein Dankeschön für die Meldung. Sie können auch bestätigen, dass eine Untersuchung durchgeführt wurde, und kurz über den Stand der Dinge oder mögliche Maßnahmen informieren.  

Erhält der Hinweisgeber nach seiner Meldung kein Update, kann er leicht davon ausgehen, dass sich nichts ändern wird. Daher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Hinweisgeber in Zukunft erneut Alarm schlagen wird, gering. 

5. Was kann im Hinweisgebersystem angesprochen werden? 

Offensichtliche Fälle für das Whistleblower-System sind Verstöße gegen nationale und gewerkschaftliche Gesetze. Andere Beispiele sind schwerwiegende Fälle von Fehlverhalten oder Vorfälle, die eine Gefahr für die Umwelt oder die Sicherheit anderer Personen darstellen, sowie Vorfälle, die sich negativ auf die Finanzen des Unternehmens auswirken können oder Verhaltensweisen, die nicht im Einklang mit den ethischen Grundsätzen des Unternehmens stehen. 

Weiterlesen: 7 Beispiele für Fehlverhalten am Arbeitsplatz 

Was ist kein Whistleblowing? 

Die Whistleblower-Politik kann auch einen Hinweis darauf enthalten, dass persönliche Angelegenheiten (wie Arbeitszufriedenheit oder Beschwerden) nicht für das Whistleblowing-System bestimmt sind. Solche Fragen können mit Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung des Unternehmens besprochen werden. 

Lesen Sie mehr darüber, was Whistleblowing ist und was nicht 

6. Vermeiden Sie eine Null-Toleranz-Politik 

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Strategien und Verfahren vorhanden sind. Dies ist besonders wichtig, wenn es zum einen um illegale Aktivitäten, zum anderen um Fehlverhalten der Mitarbeiter oder um Dinge geht, die die öffentliche Sicherheit gefährden könnte, sowie um Fehlverhalten, das dem Unternehmen potenziell schaden könnte.   

Die Konsequenzen für geringfügiges Fehlverhalten dürfen nicht als unangemessen hart empfunden werden, da dies die Mitarbeiter von einer Meldung abhalten könnte. Daher sollte eine gute Whistleblower-Politik konkrete Beispiele für Fehlverhalten und die daraus resultierenden Disziplinarmaßnahmen enthalten. Die Maßnahmen sollten präzise und angemessen sein. 

Erstellung einer guten Whistleblower-Richtlinie: Das Ziel

Eine Whistleblower-Politik ist ein erster Schritt zum Aufbau einer positiven Unternehmenskultur, die von Vertrauen und Integrität geprägt ist. Eine gute Whistleblower-Politik sollte ethisches Verhalten fördern und die Grundlage für einen transparenten und fairen Prozess bilden. Es muss ganz klar sein, wohin man sich wenden kann und welche Art von Problemen man im Rahmen des Hinweisgebersystems ansprechen kann. Die Richtlinie sollte auch Verweise sowohl auf die nationalen Rechtsvorschriften als auch auf den Verhaltenskodex des Unternehmens oder andere ethische Grundsätze enthalten. Eine gute Whistleblower-Politik ist wichtig, um das Vertrauen der Mitarbeiter in das Verfahren zu stärken und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie sich trauen, Missstände zu melden, wenn sie Zeugen von Fehlverhalten werden.  

Sind Sie daran interessiert, mehr über einen Whistleblowing-Dienst und sichere interne Meldewege zu erfahren? Lesen Sie mehr über die EU-Whistleblowing-Richtlinie zur Meldung von Missständen hier und bei EUR-Lex.

Sind Sie auf der Suche nach einem sicheren Hinweisgebersystem für die Meldung von Missständen? Lesen Sie hier mehr.

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Die EU-Whistleblowing-Richtlinie erklärt

Carsten Schönwald,
Whistlelink
 

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