6 wskazówek, jak stworzyć dobrą politykę whistleblowingową

Obecnie większość ludzi zgodziłaby się, że stworzenie polityki dotyczącej ochrony sygnalistów jest ważną częścią systemów kontroli wewnętrznej, etyki i zgodności w organizacji. Nowa dyrektywa UE w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości i późniejsze krajowe przepisy dotyczące sygnalistów w niektórych krajach jeszcze bardziej przyspieszyły postęp, ponieważ określają wymogi dotyczące wdrażania bezpiecznych I poufnych kanałów sygnalizowania nieprawidłowości. Celem firm jest stworzenie wewnętrznej kultury zaufania w korporacji i zachęcenie pracowników do wypowiadania się o istniejących problemach.

6 wskazówek, jak stworzyć dobrą politykę whistleblowingową

1. Jasna komunikacja i edukacja dla wszystkich pracowników na temat wytycznych i zasad etycznych
   
2. Informacje o zgłaszaniu nieprawidłowości i kanałach zgłaszania nieprawidłowości
   
3. Opis, w jaki sposób sygnaliści są chronieni przez prawo
   
4. Kompleksowy przewodnik po wewnętrznym procesie zgłaszania nieprawidłowości i kanałach zgłaszania nieprawidłowości
   
5. Przykłady niewłaściwego postępowania, co jest przypadkiem zgłaszania nieprawidłowości, a co nie
   
6. Wspomnij o konsekwencjach (ale powstrzymaj się od stosowania zerowej tolerancji)

1. Kluczem do stworzenia dobrej polityki zgłaszania nieprawidłowości jest komunikacja

Zgodnie z prawem wszyscy sygnaliści muszą być chronieni przed wszelkimi formami odwetu. Upewnij się, że wszyscy zainteresowani, a nie tylko pracownicy, wiedzą, jak zgłosić niewłaściwe postępowanie i że mogą to robić anonimowy i poufny. Upewnij się, że wszyscy pracownicy są wykształceni w zakresie wartości firmy i uwzględniają problemy, które mogą być unikalne dla Twojej organizacji.

Polityka whistleblowingowa powinna również zawierać definicję, kim jest sygnalista. Powszechnie stosowana definicja to osoba (często, ale nie zawsze pracownik), która ujawnia informacje o niewłaściwym postępowaniu lub działaniach uznanych za niemoralne, nielegalne, niebezpieczne lub szkodliwe.

2. Informacje muszą być przekazywane zarówno w wewnętrznych, jak i zewnętrznych kanałach sprawozdawczych

 Dyrektywa UE w sprawie sygnalistów wymaga, aby wszystkie organizacje zatrudniające co najmniej 50 pracowników wdrożyły wewnętrzne kanały raportowania. Te kanały powinny być pierwszym wyborem w przypadku zgłoszeń nadużyć lub niewłaściwego postępowania. Oprócz tych kanałów państwa członkowskie są również zobowiązane do wyznaczenia organów, które będą prowadzić zewnętrzne kanały sprawozdawcze.

3. W jaki sposób chroniony jest sygnalista?

 Dyrektywa w zakresie ochrony sygnalistów będzie chronić osoby, które zgłaszają niewłaściwe postępowanie, a także wszystkie osoby, które w jakikolwiek sposób pomagały sygnalistom. Aby być chronionym, sygnalista musi mieć dobry powód, by sądzić, że informacje były prawdziwe i ważne w momencie zgłoszenia.

 Więcej na temat unijnej dyrektywy w zakresie ochrony sygnalistów można przeczytać tutaj.

4. Opisz proces zgłaszania nieprawidłowości i kanały zgłaszania nieprawidłowości

Polityka whistleblowingowa powinna określać, w jaki sposób działają wewnętrzne rozwiązania organizacji w zakresie sygnalizowania nieprawidłowości oraz w jaki sposób będą zarządzane zgłoszenia sygnalistów.

i) Jakie są bezpieczne kanały wewnętrzne?

Należy umożliwić poufne zgłaszanie w bezpieczny sposób. Czy można złożyć zgłoszenie telefonicznie, przez komunikator, na spotkaniu osobistym z sygnalistą lub za pośrednictwem platformy internetowej? Wyjaśnij, jakie są opcje i gdzie znaleźć różne kanały raportowania w organizacji.

ii) Kto otrzyma raporty?

Polityka zgłaszania nieprawidłowości musi określać, kto otrzyma zgłoszenie, jakie działania następcze będą podjęte i określić, kto może mieć dostęp do informacji. Należy również uwzględnić informacje o procesie zgłaszania nieprawidłowości oraz o tym, czego sygnalista może oczekiwać po złożeniu zgłoszenia. Zgodnie z Dyrektywą UE w zakresie whistleblowing, osoba składająca raport powinna otrzymać potwierdzenie odbioru w ciągu 7 dni oraz informację zwrotną dotyczącą sprawy najpóźniej w ciągu 3 miesięcy.

iii) Jakiego rodzaju informacji zwrotnej możesz się spodziewać?

 Sygnalista ma zawsze prawo do otrzymania informacji zwrotnej na temat zgłoszenia, nawet jeśli nie jest możliwe ujawnienie szczegółów dochodzenia, np. ze względu na przeszkody prawne. Polityka whistleblowingowa może zawierać przykłady odpowiednich informacji zwrotnych, takich jak kontakt z sygnalistą (anonimowo za pośrednictwem systemu do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów) i podziękowanie za zgłoszenie. Możesz również potwierdzić, że przeprowadzono dochodzenie i krótko opisać wyniki lub możliwe środki.

 Jeśli sygnalista nie otrzyma aktualizacji po zgłoszeniu, łatwo jest założyć, że nic się nie zmieni. W związku z tym prawdopodobieństwo ponownego uruchomienia alarmu przez sygnalistę w przyszłości jest niewielkie.

5. Co można rozwiązać w systemie sygnalistów?

Oczywistymi sprawami rozpatryanymi przez system whistleblowingowy są naruszenia przepisów krajowych i unijnych. Inne przykłady obejmują poważne przypadki niewłaściwego postępowania lub zdarzenia, które stanowią zagrożenie dla środowiska lub bezpieczeństwa innych osób. Dodatkowo także zdarzenia, które mogą mieć negatywny wpływ na finanse firmy lub postępowania niezgodne z zasadami etycznymi firmy.

Przeczytaj więcej: 7 przykładów niewłaściwego postępowania w miejscu pracy

Czym nie jest informowanie o nieprawidłowościach?

Polityka whistleblowingowa może również zawierać przypomnienie, że kwestie osobiste (takie jak zadowolenie z pracy lub skargi) nie są przeznaczone dla systemu sygnalizowania nieprawidłowości. Takie kwestie można zgłaszać swojemu przełożonemu lub działowi HR firmy.

Przeczytaj więcej o tym, co jest, a co nie jest whistleblowingiem

6. Unikaj polityki zerowej tolerancji

Niezbędne jest posiadanie zasad i procedur. Jest to szczególnie ważne, gdy mówimy o nielegalnych działaniach, wykroczeniach, które mogą zagrażać pracownikom lub bezpieczeństwu publicznemu lub wykroczeniach, które mogą potencjalnie zaszkodzić firmie.

Konsekwencje drobnych wykroczeń nie mogą być postrzegane jako nadmiernie dotkliwe, ponieważ mogą one zniechęcać pracowników do zgłaszania. Dlatego dobra polityka whistleblowingowa powinna zawierać konkretne przykłady niewłaściwego postępowania i możliwe działania dyscyplinarne. Środki powinny być precyzyjne i rozsądne.

Cel, jakim jest stworzenie dobrej polityki zgłaszania nieprawidłowości

Polityka zgłaszania nieprawidłowości to pierwszy krok w budowaniu pozytywnej kultury korporacyjnej, na którą składają się zaufanie i uczciwość. Dobra polityka whistleblowingowa powinna zachęcać do etycznego postępowania i stanowić podstawę przejrzystego i sprawiedliwego procesu. Musi być precyzyjnie określone dokąd się udać i jakiego rodzaju problemy można rozwiązać w systemie do obsługi zgłoszeń sygnalistów. Polityka powinna również zawierać odniesienia zarówno do ustawodawstwa krajowego, jak i do kodeksu postępowania firmy lub innych zasad etycznych. Stworzenie właściwej polityki informowania o nieprawidłowościach jest ważne, aby pomóc pracownikom zaufać procesowi, a tym samym mieć pewność, że sygnaliści ujawnią nieprawidłowości, gdy będą świadkami wykroczenia.

Przeczytaj więcej: Zacznij od zgłaszania nieprawidłowości

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!