6 wskazówek, jak stworzyć dobrą procedurę zgłaszania nieprawidłowości

Skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości stanowi dziś jeden z podstawowych elementów ładu organizacyjnego, systemu compliance oraz zarządzania ryzykiem. Pozwala organizacji wcześniej identyfikować nieprawidłowości, ograniczać ryzyko wystąpienia nadużyć oraz budować kulturę otwartości i odpowiedzialności.

Dodatkowo w Polsce obowiązuje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która nakłada na wiele podmiotów publicznych i prywatnych obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń oraz bezpiecznych kanałów umożliwiających zgłaszanie naruszeń prawa.

Celem procedury nie jest wyłącznie spełnienie wymogów ustawowych. Dobrze zaprojektowany system zachęca osoby związane z organizacją do zgłaszania problemów na wczesnym etapie, umożliwiając ich wyjaśnienie i ograniczenie negatywnych skutków dla organizacji.

6 elementów skutecznej procedury zgłaszania nieprawidłowości

1. Jasne zasady i komunikacja

Przedstaw pracownikom i innym osobom uprawnionym do zgłaszania nieprawidłowości cel procedury, zasady etyczne oraz rolę systemu zgłoszeń w organizacji.

2. Informacje o kanałach zgłoszeń

Wyjaśnij, kto może dokonać zgłoszenia, jakie kanały są dostępne (np. platforma online, e-mail, zgłoszenie ustne) oraz w jaki sposób można z nich bezpiecznie korzystać.

3. Ochrona sygnalistów

Opisz prawa przysługujące sygnalistom, w szczególności ochronę przed działaniami odwetowymi oraz zasady zachowania poufności tożsamości zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

4. Przebieg procesu zgłoszenia

Przedstaw w przejrzysty sposób kolejne etapy postępowania – od przyjęcia zgłoszenia, przez działania następcze i komunikację z sygnalistą, aż do zakończenia sprawy.

5. Zakres zgłoszeń

Wyjaśnij, jakie naruszenia prawa mogą być zgłaszane zgodnie z ustawą, a także wskaż dodatkowe kategorie zgłoszeń objęte procedurą organizacji (np. mobbing, molestowanie, dyskryminacja, naruszenia zasad BHP czy kodeksu etyki), jeśli organizacja zdecydowała się rozszerzyć ich zakres.

6. Odpowiedzialność za nadużywanie systemu

Wskaż, że świadome zgłaszanie nieprawdziwych informacji może wiązać się z odpowiedzialnością przewidzianą przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi. Jednocześnie podkreśl, że zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze są chronione, nawet jeśli ostatecznie nie potwierdzą się w toku postępowania wyjaśniającego.

1. Kluczem do skutecznej procedury zgłaszania nieprawidłowości jest dobra komunikacja

Nawet najlepiej przygotowana procedura nie będzie skuteczna, jeśli osoby uprawnione do dokonywania zgłoszeń nie będą wiedziały o jej istnieniu, nie będą rozumiały jej zasad lub nie będą miały zaufania do całego procesu.

Dlatego organizacja powinna w jasny sposób komunikować, kto może dokonać zgłoszenia, jakie naruszenia można zgłaszać, jakie kanały zgłoszeń są dostępne oraz w jaki sposób przebiega proces rozpatrywania zgłoszenia. Równie istotne jest poinformowanie o zasadach ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz o sposobach zapewnienia poufności ich tożsamości.

Warto pamiętać, że zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów zgłoszeń mogą dokonywać nie tylko pracownicy, ale również m.in. kandydaci do pracy, byli pracownicy, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorcy, dostawcy, podwykonawcy, stażyści, wolontariusze czy członkowie organów spółki, o ile uzyskali informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą.

Procedura powinna również jasno wyjaśniać, kim jest sygnalista. Zgodnie z polskimi przepisami jest to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Oprócz samej procedury warto regularnie prowadzić działania informacyjne i szkolenia, dzięki którym pracownicy i inne osoby związane z organizacją będą wiedziały, kiedy i w jaki sposób zgłaszać nieprawidłowości oraz jakie prawa przysługują sygnalistom.

2. Przekaż jasne informacje o kanałach zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wiele podmiotów publicznych oraz prywatnych zatrudniających co najmniej 50 osób ma obowiązek wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń oraz odpowiedni kanał zgłoszeń.

Organizacja powinna w przejrzysty sposób poinformować osoby uprawnione do dokonywania zgłoszeń:

• jakie kanały zgłoszeń są dostępne,
• jakie rodzaje zgłoszeń można za ich pośrednictwem przekazywać,
• kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń,
• jakie są kolejne etapy postępowania oraz terminy udzielania informacji zwrotnej.

Warto również poinformować o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego, zgodnie z przepisami ustawy. W Polsce rolę organu centralnego pełni Rzecznik Praw Obywatelskich, natomiast w zależności od charakteru naruszenia zgłoszenie może zostać przekazane również do właściwego organu publicznego.

Przejrzyste przedstawienie dostępnych ścieżek zgłaszania zwiększa zaufanie do systemu oraz ułatwia osobom zgłaszającym wybór najbardziej odpowiedniego kanału.

3. W jaki sposób chroniony jest sygnalista?

Jednym z podstawowych celów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów jest zapewnienie osobom zgłaszającym naruszenia prawa skutecznej ochrony przed działaniami odwetowymi.

Ochrona przysługuje sygnaliście, jeżeli w chwili dokonywania zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że przekazywana informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa oraz że została uzyskana w kontekście związanym z pracą. Nie jest wymagane, aby zgłoszone naruszenie ostatecznie zostało potwierdzone – istotne jest, aby zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze i na podstawie uzasadnionego przekonania.

Ustawa chroni sygnalistów przed wszelkimi formami działań odwetowych, takimi jak m.in. zwolnienie z pracy, odmowa awansu, obniżenie wynagrodzenia, mobbing, dyskryminacja, nieuzasadniona zmiana zakresu obowiązków czy inne niekorzystne traktowanie związane z dokonaniem zgłoszenia.

Ochroną mogą zostać objęte również osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązane z sygnalistą oraz – w określonych przypadkach – podmioty prawne należące do sygnalisty lub z nim powiązane, jeżeli mogłyby stać się celem działań odwetowych.

Szczegółowe informacje dotyczące praw sygnalistów oraz obowiązków organizacji wynikają z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

 Więcej na temat unijnej polskiej ustawy o ochrony sygnalistów można przeczytać tutaj.

4. Opisz proces zgłaszania nieprawidłowości oraz dostępne kanały zgłoszeń

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna w przejrzysty sposób wyjaśniać, jak działa system zgłaszania nieprawidłowości w organizacji, kto odpowiada za obsługę zgłoszeń oraz czego może spodziewać się osoba dokonująca zgłoszenia na każdym etapie postępowania.

i) Jakie kanały zgłoszeń są dostępne?

Organizacja powinna zapewnić możliwość dokonywania zgłoszeń za pośrednictwem bezpiecznych i poufnych kanałów.

W zależności od przyjętych rozwiązań zgłoszenia mogą być składane m.in.:

• za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej,
• pisemnie (np. pocztą lub pocztą elektroniczną),
• ustnie – telefonicznie lub za pomocą innych środków komunikacji głosowej,
• podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty.

Procedura powinna jasno wskazywać, jakie kanały są dostępne w organizacji, gdzie można je znaleźć oraz w jaki sposób zapewniana jest poufność zgłoszenia i tożsamości sygnalisty.

ii) Kto przyjmuje zgłoszenia i jak przebiega proces?

Procedura powinna określać:

• kto jest upoważniony do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń,
• kto prowadzi działania następcze,
• kto może mieć dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu,
• w jaki sposób chroniona jest poufność danych.

Warto również opisać kolejne etapy postępowania – od przyjęcia zgłoszenia, przez jego wstępną ocenę i działania wyjaśniające, aż po zakończenie sprawy.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów organizacja powinna przekazać sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu lub wyraźnie zrezygnował z otrzymania potwierdzenia. Następnie, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (lub – jeśli potwierdzenie nie zostało przekazane – od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia), należy przekazać sygnaliście informację zwrotną o podjętych lub planowanych działaniach następczych oraz ich uzasadnieniu.

iii) Jakiej informacji zwrotnej powinien oczekiwać sygnalista?

Regularna komunikacja z sygnalistą ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania do systemu zgłoszeń.

Informacja zwrotna nie zawsze może zawierać szczegółowe wyniki postępowania wyjaśniającego, zwłaszcza gdy ograniczają to przepisy prawa, obowiązek zachowania poufności lub ochrona praw innych osób. Powinna jednak informować, że zgłoszenie zostało przeanalizowane oraz jakie działania następcze zostały podjęte lub są planowane.

W praktyce informacja zwrotna może obejmować m.in.:

• potwierdzenie otrzymania zgłoszenia,
• informację o rozpoczęciu działań następczych,
• prośbę o przekazanie dodatkowych informacji,
• informację o zakończeniu postępowania oraz – w zakresie możliwym do ujawnienia – o jego rezultatach.

Jeżeli organizacja korzysta z elektronicznego systemu zgłoszeń, takiego jak Whistlelink, komunikacja z sygnalistą może odbywać się również anonimowo za pośrednictwem bezpiecznej szyfrowanej komunikacji.

Zapewnienie sygnaliście bieżącej informacji zwrotnej zwiększa zaufanie do procedury, zachęca do zgłaszania kolejnych nieprawidłowości oraz pokazuje, że organizacja traktuje zgłoszenia poważnie i podejmuje realne działania następcze.

5. Jakie sprawy można zgłaszać za pośrednictwem systemu dla sygnalistów?

Podstawowym celem systemu zgłaszania nieprawidłowości jest umożliwienie zgłaszania informacji o naruszeniach prawa.

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów zgłoszenia mogą dotyczyć m.in. korupcji, ochrony środowiska, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, zdrowia publicznego, bezpieczeństwa produktów, ochrony konsumentów oraz innych obszarów wskazanych w ustawie.

Przepisy pozwalają jednak organizacjom rozszerzyć zakres wewnętrznego systemu zgłoszeń o dodatkowe kategorie nieprawidłowości. Dzięki temu kanał zgłoszeń może stać się narzędziem wspierającym nie tylko zgodność z przepisami, ale również zarządzanie ryzykiem i budowanie kultury organizacyjnej.

W praktyce wiele organizacji umożliwia zgłaszanie również:

• naruszeń kodeksu etyki i polityk wewnętrznych,
• konfliktów interesów,
• mobbingu, molestowania i dyskryminacji,
• naruszeń zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• nadużyć finansowych i konfliktów interesów,
• zagrożeń dla bezpieczeństwa pracowników, klientów lub środowiska,
• nieprawidłowości związanych z dostawcami i partnerami biznesowymi,
• innych zachowań mogących negatywnie wpływać na organizację, jej pracowników lub interesariuszy.

Im lepiej zakres zgłoszeń odpowiada specyfice działalności organizacji, tym większa szansa na wczesne wykrycie problemów i skuteczne ograniczenie ich negatywnych skutków.

Przeczytaj więcej: 7 przykładów niewłaściwego postępowania w miejscu pracy

Czym nie jest informowanie zgłoszenie sygnalisty?

System zgłaszania nieprawidłowości nie zastępuje standardowych kanałów komunikacji funkcjonujących w organizacji. Nie powinien być wykorzystywany do zgłaszania bieżących problemów organizacyjnych, wniosków pracowniczych czy spraw, które mogą zostać rozwiązane w ramach codziennej współpracy z przełożonym lub działem HR.

Przykładami takich spraw mogą być:

• wnioski dotyczące urlopu lub czasu pracy,
• kwestie związane z organizacją pracy,
• prośby o zmianę stanowiska lub zakresu obowiązków,
• indywidualne spory pracownicze, które nie dotyczą naruszenia prawa ani zasad obowiązujących w organizacji.

Jednocześnie warto pamiętać, że niektóre sprawy z obszaru prawa pracy – takie jak mobbing, molestowanie, dyskryminacja czy poważne naruszenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – mogą być przyjmowane za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości, jeżeli organizacja przewidziała taką możliwość w swojej procedurze wewnętrzznej.

Dlatego procedura zgłoszeń powinna jasno określać, jakie rodzaje spraw można zgłaszać za pośrednictwem kanału dla sygnalistów, a jakie należy kierować do innych właściwych komórek organizacyjnych.

Przeczytaj więcej o tym, Co jest, a co nie jest zgłoszeniem sygnalisty?

6. Stosuj proporcjonalne i przejrzyste zasady reagowania

Skuteczna procedura zgłaszania nieprawidłowości powinna jasno określać, w jaki sposób organizacja reaguje na zgłoszone naruszenia. Celem systemu nie jest karanie za wszelką cenę, lecz rzetelne wyjaśnianie zgłoszeń, ograniczanie ryzyka oraz zapobieganie podobnym sytuacjom w przyszłości.

Dlatego warto unikać ogólnych deklaracji o „zerowej tolerancji”, jeśli nie są one poparte przejrzystymi zasadami postępowania. Zbyt restrykcyjny przekaz może zniechęcać do zgłaszania nieprawidłowości lub wywoływać obawy, że nawet drobne uchybienia będą prowadziły do nieproporcjonalnych konsekwencji.

Procedura powinna jasno wskazywać:

• jakie rodzaje naruszeń mogą zostać zgłoszone,
• w jaki sposób będą analizowane i wyjaśniane,
• jakie działania następcze może podjąć organizacja,
• jakie konsekwencje mogą wynikać z potwierdzenia naruszenia, z uwzględnieniem jego charakteru i skali.

Jednocześnie warto podkreślić, że organizacja chroni osoby dokonujące zgłoszeń w dobrej wierze. Zgłoszenie nie powinno prowadzić do negatywnych konsekwencji dla sygnalisty tylko dlatego, że w toku postępowania naruszenie nie zostało ostatecznie potwierdzone.

Przejrzyste, proporcjonalne i konsekwentnie stosowane zasady budują zaufanie do systemu zgłoszeń oraz zachęcają do wczesnego informowania o nieprawidłowościach.

Cel stworzenia skutecznej procedury zgłaszania nieprawidłowości

Dobrze przygotowana procedura zgłaszania nieprawidłowości to znacznie więcej niż spełnienie obowiązku wynikającego z ustawy o ochronie sygnalistów. To jeden z fundamentów skutecznego systemu compliance, zarządzania ryzykiem oraz budowania kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu, odpowiedzialności i przejrzystości.

Jej celem jest stworzenie bezpieczego środowiska, w którym osoby związane z organizacją wiedzą:

• jakie nieprawidłowości mogą zgłaszać,
• w jaki sposób mogą dokonać zgłoszenia,
• kto będzie odpowiedzialny za jego rozpatrzenie,
• jak przebiega cały proces oraz
• jakie prawa i gwarancje ochrony przysługują sygnalistom.

Skuteczna procedura powinna być zrozumiała, łatwo dostępna i dostosowana do specyfiki działalności organizacji. Powinna również uwzględniać nie tylko wymagania wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów, ale także wewnętrzne regulacje, takie jak kodeks etyki, polityki compliance czy inne procedury obowiązujące w organizacji.

Najważniejszym celem procedury jest budowanie zaufania do systemu zgłoszeń. Jeżeli pracownicy i inne osoby współpracujące z organizacją mają pewność, że zgłoszenia są traktowane poważnie, rozpatrywane w sposób poufny i bezstronny oraz nie narażają sygnalistów na działania odwetowe, znacznie częściej decydują się zgłaszać nieprawidłowości na wczesnym etapie. Dzięki temu organizacja może szybciej identyfikować ryzyka, zapobiegać nadużyciom oraz skuteczniej chronić swoją reputację.

Przeczytaj więcej: Jak wdrożyć system dla sygnalistów?

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o zgłaszaniu nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach dla sygnalistów? Przeczytaj więcej o dyrektywie UE w zakresie whistleblowing oraz krajowej ustawie o ochronie sygnalistów .

Szukasz systemu dla sygnalistów zgodnego z ustawą o ochronie sygnalistów? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system dla sygnalistów dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!