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Les systèmes d'alerte à l'échelle du groupe ne suffisent pas à la Commission européenne

Havel&Partners: Group-wide whistleblowing systems are not sufficient.

Dans cet article de Havel & Partners, les auteurs Robert Nešpůrek et Michal Smrček expliquent très bien pourquoi les systèmes d’alerte à l’échelle du groupe ne sont pas suffisants en vertu de la directive européenne sur le lancement d’alerte.

La directive de l’UE sur le lancement d’alerte (directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil) oblige les entités privées de plus de 50 employés et la plupart des entités publiques à mettre en place des canaux de signalement et des processus pour gérer les alertes internes. La date limite de mise en œuvre du 17 décembre 2021 est désormais dépassée. 

De nombreuses entreprises mondiales et nationales majeures ont déjà mis en place des systèmes de reporting centralisés à l’échelle du groupe et s’appuient sur ces solutions globales comme suffisantes au-delà du 17 décembre 2021. La Commission européenne a clairement rejeté cette interprétation. 

Un système d’alerte à l’échelle du groupe n’est pas suffisant

L’idée d’un système de signalement centralisé a été rejetée par la Commission européenne dans ses lignes directrices d’interprétation en réponse à une lettre conjointe d’associations industrielles de plusieurs États membres. 

La Commission a expliqué que la directive indique clairement que toute entité privée de plus de 50 employés est tenue de mettre en œuvre un système de déclaration interne, que l’entité fasse ou non partie d’un groupe d’entreprises. Toute autre interprétation serait contraire à la loi. 

La directive n’interdit pas les systèmes de lancement d’alerte centralisés à l’échelle du groupe, mais ceux-ci ne peuvent exister qu’en parallèle aux systèmes de signalement au niveau des entreprises individuelles. 

La Commission a justifié son avis au motif que le système est plus efficace si le problème est traité au niveau de l’entreprise où le cas a été signalé, et par les différentes réglementations juridiques qui seront adoptées au niveau national. 

Tous les États membres devront respecter cette interprétation lors de la mise en œuvre de la directive. Par conséquent, si vous avez plus de 50 employés, vous devez commencer à préparer la mise en œuvre de votre propre système d’alerte, même si vous disposez déjà d’un système global au sein de votre groupe. 

Le partage des ressources au sein d’un groupe est autorisé, mais seulement dans une mesure limitée

Lorsque les filiales comptent jusqu’à 249 salariés, elles peuvent, conformément à la directive, mettre en commun les moyens d’instruction d’un signalement avec leur société mère, mais les conditions suivantes doivent être respectées, telles qu’interprétées par la Commission : 

  • Le lanceur d’alerte doit pouvoir signaler au niveau de la filiale, c’est-à-dire que les canaux d’alerte internes de la filiale doivent être actifs et fonctionnels. 
  • Le lanceur d’alerte doit être informé de qui, au niveau de la société mère, aura accès au signalement pour mener l’enquête ; le lanceur d’alerte doit toujours avoir la possibilité de refuser que la société mère enquête sur le manquement signalé et de demander une enquête sur le lancement d’alerte dans le système d’alerte de la filiale. 
  • La responsabilité de maintenir la confidentialité du signalement, de fournir un retour d’information au lanceur d’alerte et de prendre des mesures correctives en rapport avec l’inconduite signalée incombe toujours à la filiale. 

La mutualisation des ressources n’est pas possible pour les filiales de plus de 249 salariés

Pour les grandes entreprises, c’est-à-dire que la filiale compte plus de 249 salariés, la mutualisation des ressources n’est pas autorisée. Chacune de ces entreprises doit mettre en place son propre système d’alerte interne, indépendant du système central d’alerte du groupe, et disposer d’une capacité disponible suffisante pour traiter les notifications. 

Comment traiter les dossiers d’alerte qui concernent l’ensemble du groupe

Même si vous n’avez pas mis en place un partage systématique des enquêtes au sein du groupe, il peut y avoir des situations dans lesquelles le traitement des violations signalées au niveau de la société mère est la seule solution efficace. 

Il s’agit de situations où le signalement concerne un problème structurel au sein du groupe ou de plusieurs sociétés au sein du groupe et où la société auprès de laquelle la violation a été signalée n’a pas la compétence pour résoudre efficacement le problème. Dans de tels cas, comme l’explique la Commission européenne, le lanceur d’alerte doit être informé de ce fait et invité à accepter que l’affaire soit transférée au sein du groupe à une entité compétente pour résoudre le problème. 

Cependant, cela comporte des risques considérables.

Si le lanceur d’alerte n’accepte pas le transfert de l’affaire signalée, il doit être autorisé à retirer le signalement et à le soumettre par des canaux externes. Ceci, par exemple, en République tchèque, se fera par le biais du nouveau bureau du ministère de la Justice. 

Le groupe risque donc de perdre le contrôle de l’affaire signalée et fait face aux dommages potentiels liés à sa réputation, aux dommages matériels et immatériels, aux coûts élevés, aux litiges prolongés et à d’autres conséquences négatives. 

Une révision des systèmes d’alerte professionnelle existants à l’échelle du groupe est nécessaire

Pour de nombreuses organisations mondiales, l’interprétation de la Commission est surprenante. La centralisation des dispositifs d’alerte permet une concentration des pratiques et des expériences, une approche cohérente de l’alerte au sein du groupe et une résolution efficace des problèmes à moindre coût. 

Bien que l’interprétation de la Commission européenne ne soit pas contraignante, il sera intéressant de voir si les différents États s’opposeront à cette interprétation et transposeront la directive dans leurs systèmes juridiques de manière plus bienveillante. 

Cependant, il est déjà clair que les organisations de plus de 50 employés qui ne mettent pas en place un système d’alerte efficace pour leurs employés risquent de voir les lanceurs d’alerte se tourner vers l’extérieur, aux autorités ou parfois directement aux médias. Et c’est toujours la solution la plus douloureuse pour une entreprise. 

Havel & Partners recommande donc à tous les groupes de revoir leurs systèmes d’alertes centralisés, de les décentraliser ou de mettre en place de nouveaux systèmes d’alertes au niveau des filiales individuelles pour se conformer aux exigences de la Directive. Nous pensons que pour les petits acteurs, un système d’alerte peut toujours être mis en place de manière rentable et proportionnée, en tenant compte du coût et de la taille de l’entreprise et de son fonctionnement interne. Il sera bon d’utiliser des formes autorisées de partage des ressources à l’échelle du groupe et il sera parfois judicieux en termes de coûts et de compétences d’externaliser la gestion des systèmes d’alerte professionnelle à un tiers. 

À propos de Havel & Partners

Havel & Partners, le plus grand cabinet d’avocats tchéco-slovaque, fournit des services juridiques et des conseils fiscaux complets à des clients internationaux et nationaux. 

Havel & Partners propose un ensemble complet de services d’alerte professionnelle, comprenant la mise en place de canaux et de processus d’alerte professionnelle et l’externalisation de la réception, de l’évaluation et du traitement des signalements d’alerte professionnelle.  

L’un des services de Havel & Partners est d’assurer la mise en place de canaux et de processus d’alerte, de réception et de vérification des signalements pour ses clients. La société agit également en tant que partie responsable de la réception des signalements et de la gestion du processus de lancement d’alerte. 

Pour plus d’informations sur la gamme complète de services d’alerte professionnelle de l’entreprise, veuillez visiter le site Web de Havel & Partners. 

À propos des auteurs

Robert Nešpůrek est l’un des associés fondateurs de Havel & Partners et dirige actuellement le groupe de pratique Commercial, IP & TMT du cabinet. 

Michal Smrček est partenaire de Havel & Partners et est principalement spécialisé dans la conformité, les services financiers et les assurances. 

Si vous avez des idées sur cet article ou si vous souhaitez en savoir plus sur Whistlelink, nous serons ravis d’échanger avec vous.

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La directive de l'UE sur le lancement d'alertes expliquée

Iliesse Aichi, Whistlelink  Territory Manager, France

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