Koncernvisa visselblåsarsystem är inte tillräckliga för den Europeiska kommissionen

I den här gästartikeln från Havel & Partners, ger författarna Robert Nešpůrek och Michal Smrček en utmärkt förklaring till varför koncernvisa visselblåsarsystem inte är tillräckliga enligt EU:s visselblåsardirektiv.

EU:s visselblåsardirektiv (EU-direktiv 2019/1937) från Europaparlamentet och Europeiska rådet kräver att privata organisationer med fler än 50 anställda och de flesta offentliga organisationen inför rapportkanaler och processer för att hantera intern visselblåsning. Deadlinen för implementering, 17 december 2021, har redan passerats.  

Åtskilliga internationella och stora nationella bolag har redan skapat centraliserade, koncernvisa rapporteringssystem. Man litar på att dessa globala lösningar ska vara tillräckliga även efter 17 december 2021. Den Europeiska kommissionen har tydligt avvisat denna tolkning.  

Koncernvisa visselblåsarsystem för hela företagsgruppen räcker inte

Tanken på ett centraliserat rapportsystem avvisades av den Europeiska kommissionen i sina riktlinjer för tolkning, som svar på ett gemensamt brev från branschorganisationer från flera olika medlemsländer.  

Kommissionen förklarade att direktivet gör det tydligt att alla privata organisationer med fler än 50 anställda ska implementera ett internt rapportsystem. Detta gäller oavsett om enheten är en del av en företagskoncern eller inte. Alla andra tolkningar strider därmed mot lagen.  

Direktivet förbjuder inte centraliserade koncernvisa visselblåsarsystem, men dessa kan endast existera parallellt med rapportsystem på varje enskilt företags nivå.  

Kommissionen har rättfärdigat sin ståndpunkt med motiveringen att systemet är mera effektivt om man hanterar problem på den företagsnivå där fallet rapporterades, och med de olika lagkrav som kommer att ställas på nationell nivå.  

Alla medlemsländer måste respektera denna tolkning när de implementerar direktivet. Därför borde ni börja förbereda implementeringen av ett eget visselblåsarsystem  om ni har fler än 50 anställda. Det gäller även om ni redan har ett internationellt system i bruk inom koncerngruppen.  

Att dela resurser inom koncernen är tillåtet, men bara i begränsad utsträckning

Dotterbolag med upp till 249 anställda kan, i enlighet med direktivet, slå samman resurserna för att utreda en rapport med moderbolaget. Dock måste man efterleva följande villkor, enligt kommissionens tolkning:  

• Visselblåsaren måste kunna lämna in en rapport på dotterbolagsnivå, det betyder att dotterbolaget måste ha aktiva och fungerande visselblåsarkanaler.  
• Visselblåsaren måste informeras om vem inom moderbolaget som kommer att ha tillgång till rapporten för att genomföra utredningen. Han eller hon måste alltid ha möjlighet att motsätta sig att moderbolaget utreder de inrapporterade oegentligheterna och kunna begära en utredning av visselblåsningen i dotterbolagets visselblåsarsystem.  
• Ansvaret för att upprätthålla rapportens sekretess, att ge visselblåsaren feedback och att vidta korrigerande åtgärder angående inrapporterade missförhållanden kvarstår alltid hos dotterbolaget.  

Att dela resurser är inte möjligt för dotterbolag med fler än 249 anställda

För större bolag, det vill säga ett dotterbolag med fler än 249 anställda, är det inte tillåtet att dela resurser. Varje sådant bolag måste etablera sitt eget interna visselblåsarsystem som inte är en del av koncernens centrala visselblåsarsystem. Det ska ha tillräckligt med tillgänglig kapacitet för att kunna ta hand om anmälningar. 

Hur hanterar man visselblåsningsfall som angår hela koncernen

Även om du inte systematiskt delar utredningar inom koncernen, kan det finnas situationer där den enda effektiva lösningen är att ta hand om inrapporterade oegentligheter på moderbolagets nivå.  

Det rör sig om situationer där rapporten tar upp strukturella problem inom koncernen, eller inom flera koncernbolag, och där företaget i vilket rapporten lämnades in inte har kompetensen att effektivt kunna lösa problemet. I sådana fall, förklarar den Europeiska kommissionen, bör visselblåsaren informeras om detta faktum och tillfrågas om hen godkänner att ärendet överförs inom koncernen till en enhet som har kompetens att lösa problemet.  

Detta medför dock betydande risker.  

Om visselblåsaren inte godkänner överföringen av det anmälda ärendet, måste han eller hon kunna dra tillbaka sin rapport och lämna in den via externa kanaler. Till exempel i Tjeckien ska detta ske genom den nyligen etablerade enheten inom Justitieministeriet.  

Koncernen riskerar därför att förlora kontrollen över anmälda ärendet och står inför en potentiell relaterad skada på sitt rykte, materiella och immateriella förluster, höga kostnader, segdragna rättstvister och andra negativa konsekvenser.  

En uppdatering av existerande koncernvisa visselblåsarsystem är nödvändig

För många internationella organisationer är kommissionens tolkning överraskande. En centralisering av visselblåsarsystem gör att man kan koncentrera praxis och erfarenheter och skapa ett konsekvent förhållningssätt till visselblåsning inom hela koncernen. Det ger effektiv problemlösning till en lägre kostnad.  

Även om den Europeiska kommissionens tolkning inte är bindande, kommer det att vara intressant att se om individuella länder kommer att motsätta sig tolkningen och göra en mera välvillig implementering av direktivet i sin nationella lagstiftning.  

Det står dock redan klart att organisationer med fler än 50 anställda som inte inför ett fungerande visselblåsningssystem för sina anställda riskerar att visselblåsarna rapporterar externt, till myndigheterna eller ibland direkt till media. Och det är alltid den mest smärtsamma lösningen för ett företag.  

Havel & Partners rekommenderar därför att alla koncerner ser över sina centraliserade visselblåsarsystem, decentraliserar dem eller implementerar nya visselblåsarsystem på de individuella dotterbolagens nivå, för att efterleva kraven i direktivet. Vi anser att för mindre aktörer kan man alltid implementera ett visselblåsningssystem på ett kostnadseffektivt och proportionellt sätt, där man beaktar kostnaderna och storleken på bolaget och dess inre funktioner. Det är bra att använda tillåtna former av delade resurser inom koncernen. Ibland är det mest logiska med tanke på kostnad och kompetens att outsourca hanteringen av visselblåsarsystemet till en utomstående part.   

Om Havel & Partners

Havel & Partners, den största advokatfirman i Tjeckien-Slovakien, erbjuder mångsidiga juridiska tjänster och skatterådgivning så väl internationella som inhemska kunder.  

Havel & Partners erbjuder heltäckande visselblåsartjänster. Det inkluderar implementation av visselblåsarkanaler och -processer samt outsourcing av kvittering, utvärdering och hantering av visselblåsarrapporter.  

En av Havel & Partners tjänster är att säkerställa implementationen av visselblåsningskanaler och processer, för att ta emot och verifiera rapporter för sina kunder. Företaget agerar också som ansvarig enhet för att ta emot rapporter och hantera visselblåsarprocessen.  

För mer information om företagets hela utbud av visselblåsartjänster, besök gärna Havel & Partners webbsida. 

Om författarna

Robert Nešpůrek är en av grundarna av Havel & Partners och överser för närvarande bolagets Commercial, IP & TMT grupp. 

Michal Smrček är en partner hos Havel & Partners. Han har specialiserat sig främst inom compliance, ekonomiska tjänster och försäkringar.