I sistemi di whistleblowing a livello di gruppo non sono sufficienti per la Commissione Europea

In questo articolo gli autori Robert Nešpůrek e Michal Smrček, nonché rispettivamente partner e avvocato di Havel & Partners, il più grande studio legale ceco-slovacco, forniscono un’eccellente spiegazione del motivo per cui i sistemi di segnalazione whistleblowing a livello di gruppo non sono sufficienti ai sensi della direttiva dell’UE sulla denuncia delle irregolarità.

La Direttiva UE Whistleblowing (Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio) richiede ai soggetti privati con più di 50 dipendenti e alla maggior parte degli enti pubblici di introdurre canali e processi di segnalazione per la gestione delle segnalazioni interne. Il termine di attuazione del 17 dicembre 2021 è scaduto. 

Numerose società globali e importanti società nazionali dispongono già di sistemi di segnalazione centralizzati a livello di gruppo e si affidano a queste soluzioni globali come sufficienti dopo il 17 dicembre 2021. La Commissione europea ha chiaramente respinto questa interpretazione. 

Un sistema di whistleblowing a livello di gruppo non è sufficiente

L’idea di un sistema di rendicontazione centralizzato è stata respinta dalla Commissione europea nelle sue linee guida interpretative in risposta a una lettera congiunta di associazioni di categoria di diversi Stati membri. 

La Commissione ha spiegato che la direttiva chiarisce che qualsiasi ente privato con più di 50 dipendenti è tenuto ad attuare un sistema di segnalazione interna, indipendentemente dal fatto che l’entità faccia o meno parte di un gruppo aziendale. Qualsiasi altra interpretazione sarebbe contraria alla legge. 

La direttiva non vieta i sistemi di segnalazione centralizzati a livello di gruppo, ma questi possono esistere solo parallelamente ai sistemi di segnalazione a livello delle singole società. 

La Commissione ha motivato il suo parere con la motivazione che il sistema è più efficiente se il problema è affrontato a livello dell’azienda presso la quale è stato segnalato il caso, e dalle diverse norme di legge che saranno adottate a livello nazionale. 

Tutti gli Stati membri dovranno rispettare questa interpretazione nell’attuazione della direttiva. Pertanto, se hai più di 50 dipendenti, dovresti iniziare a prepararti per l’implementazione del tuo sistema di segnalazione anche se hai già un sistema globale in atto all’interno del tuo gruppo. 

La condivisione delle risorse all’interno di un gruppo è consentita, ma solo in misura limitata

Se le filiali hanno fino a 249 dipendenti, possono, in conformità con la direttiva, mettere in comune le risorse per l’indagine su una segnalazione con la loro società madre, ma devono essere soddisfatte le seguenti condizioni, come interpretate dalla Commissione: 

• Il segnalante deve essere in grado di segnalare a livello di filiale, ovvero i canali di segnalazione interna della società controllata devono essere attivi e funzionali.
• Il segnalante deve essere informato di chi, a livello di capogruppo, avrà accesso alla segnalazione per svolgere le indagini; il segnalante deve sempre avere la facoltà di rifiutare l’indagine da parte della capogruppo sulla condotta illecita denunciata e richiedere un’indagine sulla denuncia nel sistema di denuncia delle irregolarità della controllata.
• La responsabilità di mantenere la riservatezza della segnalazione, di fornire riscontro al segnalante e di intraprendere azioni correttive in relazione alla cattiva condotta segnalata resta sempre della controllata. 

Il pooling delle risorse non è possibile per le filiali con più di 249 dipendenti

Per le aziende più grandi, ovvero la filiale ha più di 249 dipendenti, non è consentito il raggruppamento di risorse. Ciascuna di queste società deve istituire un proprio sistema interno di segnalazione che sia indipendente dal sistema centrale di segnalazione del gruppo e disponga di una capacità disponibile sufficiente per gestire le segnalazioni. 

Come affrontare i casi di whistleblowing che riguardano l’intero gruppo

Anche se non si dispone di una condivisione sistematica delle indagini all’interno del gruppo, potrebbero esserci situazioni in cui la gestione delle violazioni segnalate a livello di società madre è l’unica soluzione efficace. 

Si tratta di situazioni in cui la segnalazione si riferisce a un problema strutturale all’interno del gruppo o a più società all’interno del gruppo e in cui la società presso la quale è stata segnalata la violazione non ha la competenza per risolvere efficacemente il problema. In tali casi, come spiega la Commissione Europea, il segnalante dovrebbe essere informato di questo fatto e dovrebbe accettare il trasferimento del caso all’interno del gruppo a un ente competente a risolvere il problema. 

Tuttavia, ciò comporta rischi considerevoli. 

Se il whistleblower non acconsente al trasferimento della questione segnalata, deve essere autorizzato a ritirare la segnalazione e a trasmetterla attraverso canali esterni. Questo, ad esempio, nella Repubblica Ceca avverrà attraverso il nuovo ufficio all’interno del Ministero della Giustizia. 

Il gruppo rischia pertanto di perdere il controllo del caso denunciato e deve far fronte al relativo potenziale danno reputazionale, materiale e immateriale, costi elevati, contenzioso protratto e altre conseguenze negative. 

È necessaria la revisione dei sistemi di segnalazione esistenti a livello di gruppo

Per molte organizzazioni globali, l’interpretazione della Commissione è sorprendente. La centralizzazione dei sistemi di whistleblowing consente una concentrazione di pratiche ed esperienze, un approccio coerente alle denunce all’interno del gruppo e un’efficiente risoluzione dei problemi a un costo inferiore. 

Sebbene l’interpretazione della Commissione Europea non sia vincolante, sarà interessante vedere se i singoli Stati si opporranno a questa interpretazione e trasporranno la Direttiva nei loro ordinamenti in modo più benevolo. 

È già chiaro, tuttavia, che le organizzazioni con più di 50 dipendenti che non mettono in atto un sistema di whistleblowing funzionante per i propri dipendenti rischieranno che i whistleblower effettuino segnalazioni all’esterno, alle autorità o talvolta direttamente ai media. E questa è sempre la soluzione più dolorosa per un’azienda. 

Havel & Partners raccomanda pertanto a tutti i gruppi di rivedere i propri sistemi centralizzati di segnalazione, decentralizzarli o implementare nuovi sistemi di segnalazione a livello di singole filiali per conformarsi ai requisiti della Direttiva. Riteniamo che per i soggetti più piccoli un sistema di whistleblowing possa essere sempre predisposto in modo conveniente e proporzionato, tenendo conto del costo e delle dimensioni dell’azienda e del suo funzionamento interno. Sarà opportuno utilizzare le forme consentite di condivisione delle risorse a livello di gruppo e talvolta avrà senso in termini di costi e competenze affidare a terzi la gestione dei sistemi di segnalazione. 

Informazioni su Havel & Partners

Havel & Partners, il più grande studio legale ceco-slovacco, fornisce servizi legali completi e consulenza fiscale a clienti nazionali e internazionali. 

Havel & Partners offre una serie completa di servizi per la segnalazione di irregolarità, inclusa l’implementazione di canali e processi di segnalazione e l’esternalizzazione della ricezione, valutazione e gestione delle segnalazioni. 

Uno dei servizi di Havel & Partners è garantire l’implementazione di canali e processi di whistleblowing, per ricevere e verificare le segnalazioni per i propri clienti. La società svolge altresì il ruolo di soggetto responsabile della ricezione delle segnalazioni e della gestione del processo di whistleblowing. 

Per ulteriori informazioni sulla gamma completa di servizi di whistleblowing della società, visitare il sito Web Havel & Partners. 

Riguardo agli Autori

Robert Nešpůrek è uno dei soci fondatori di Havel & Partners e attualmente gestisce il gruppo di pratica commerciale, IP e TMT dell’azienda. 

Michal Smrček è un partner di Havel & Partners ed è specializzato principalmente in compliance, servizi finanziari e assicurazioni.