Systemy informowania o nieprawidłowościach obejmujące całą grupę nie są wystarczające zdaniem Komisji Europejskiej

W tym gościnnym artykule z Havel & Partners autorzy Robert Nešpůrek i Michal Smrček doskonale wyjaśniają, dlaczego systemy sygnalizowania o nieprawidłowościach obejmujące całą grupę nie są wystarczające w ramach unijnej dyrektywy w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości.

Dyrektywa UE w zakresie whistleblowing (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937) wymaga od podmiotów prywatnych zatrudniających ponad 50 pracowników i większości podmiotów publicznych wprowadzenia kanałów i procesów zgłaszania nieprawidłowości w zakresie wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości. Termin wdrożenia minął 17 grudnia 2021 roku. 

Wiele globalnych i dużych firm krajowych już wprowadziło scentralizowane systemy raportowania obejmujące całą grupę i polega na tych globalnych rozwiązaniach jako wystarczających po 17 grudnia 2021 r. Komisja Europejska wyraźnie odrzuciła tę interpretację. 

System zgłaszania nieprawidłowości obejmujący całą grupę nie jest wystarczający

Pomysł scentralizowanego systemu raportowania został odrzucony przez Komisję Europejską w swoich wytycznych interpretacyjnych w odpowiedzi na wspólne pismo stowarzyszeń branżowych z kilku państw członkowskich. 

Komisja wyjaśniła, że ​​dyrektywa jasno określa, że ​​każdy podmiot prywatny zatrudniający ponad 50 pracowników jest zobowiązany do wdrożenia wewnętrznego systemu sprawozdawczości, niezależnie od tego, czy podmiot jest częścią grupy korporacyjnej, czy też nie. Każda inna interpretacja byłaby sprzeczna z prawem. 

Dyrektywa nie zakazuje scentralizowanych systemów zgłaszania nieprawidłowości obejmujących całą grupę, ale mogą one istnieć jedynie równolegle z systemami zgłaszania na poziomie poszczególnych spółek. 

Komisja uzasadniła swoją opinię tym, że system jest skuteczniejszy, jeśli problem jest rozwiązywany na poziomie firmy, w której sprawa została zgłoszona, oraz różnymi regulacjami prawnymi, które zostaną przyjęte na poziomie krajowym. 

Wszystkie państwa członkowskie będą musiały przestrzegać tej interpretacji przy wdrażaniu dyrektywy. Dlatego jeśli masz więcej niż 50 pracowników, powinieneś zacząć przygotowywać się do wdrożenia własnego systemu whistleblowing, nawet jeśli masz już globalny system w swojej grupie. 

Udostępnianie zasobów w ramach grupy jest dozwolone, ale tylko w ograniczonym zakresie

Jeżeli spółki zależne zatrudniają do 249 pracowników, mogą, zgodnie z dyrektywą, łączyć zasoby na badanie zgłoszenia ze swoją spółką dominującą, ale zgodnie z interpretacją Komisji muszą być spełnione następujące warunki: 

• Sygnalista musi mieć możliwość zgłaszania nieprawidłowości na poziomie podmiotu zależnego, tj. wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości muszą być aktywne i funkcjonalne. 

• Sygnalista musi zostać poinformowany, kto na poziomie firmy macierzystej będzie miał dostęp do zgłoszenia w celu przeprowadzenia dochodzenia; sygnalista musi zawsze mieć możliwość odmowy zbadania przez spółkę dominującą zgłoszonego uchybienia i zażądania przeprowadzenia dochodzenia w sprawie zgłaszania nieprawidłowości w systemie zgłaszania nieprawidłowości spółki zależnej. 
• Odpowiedzialność za zachowanie poufności zgłoszenia, przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście oraz podjęcie działań naprawczych w związku ze zgłoszonym niewłaściwym postępowaniem zawsze spoczywa na spółce zależnej. 

Łączenie zasobów nie jest możliwe w przypadku spółek zależnych zatrudniających więcej niż 249 pracowników

W przypadku większych firm, tj. filii zatrudniającej ponad 249 pracowników, łączenie zasobów jest niedozwolone. Każda taka firma musi ustanowić własny wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości, który jest niezależny od centralnego systemu zgłaszania nieprawidłowości grupy i ma wystarczającą dostępną zdolność do rozpatrywania zgłoszeń. 

Jak radzić sobie z przypadkami zgłaszania nieprawidłowości, które dotyczą całej grupy?

Nawet jeśli nie masz systematycznego udostępniania dochodzeń w ramach grupy, mogą wystąpić sytuacje, w których radzenie sobie ze zgłoszonymi naruszeniami na poziomie firmy macierzystej jest jedynym skutecznym rozwiązaniem. 

Są to sytuacje, w których zgłoszenie dotyczy problemu strukturalnego w grupie lub wielu spółek w grupie, a firma, w której zgłoszono naruszenie, nie ma kompetencji do skutecznego rozwiązania problemu. W takich przypadkach, jak wyjaśnia Komisja Europejska, sygnalista powinien zostać o tym fakcie poinformowany i poproszony o wyrażenie zgody na przekazanie sprawy w ramach grupy podmiotowi właściwemu do rozwiązania problemu. 

Wiąże się to jednak ze znacznym ryzykiem. 

Jeżeli sygnalista nie wyraża zgody na przekazanie zgłoszonej sprawy, musi mieć możliwość wycofania zgłoszenia i przekazania go kanałami zewnętrznymi. Na przykład w Republice Czeskiej za pośrednictwem nowo utworzonego urzędu w Ministerstwie Sprawiedliwości. 

W związku z tym grupa ryzykuje utratę kontroli nad zgłoszoną sprawą i grozi jej potencjalna szkoda reputacyjna, szkoda materialna i niematerialna, wysokie koszty, przedłużające się postępowaniem sądowe i inne negatywne konsekwencje. 

Konieczny jest przegląd istniejących systemów zgłaszania nieprawidłowości obejmujących całą grupę

Dla wielu organizacji globalnych interpretacja Komisji jest zaskakująca. Centralizacja systemów sygnalizowania nieprawidłowości pozwala na koncentrację praktyk i doświadczeń, spójne podejście do sygnalizowania nieprawidłowości w całej grupie oraz efektywne rozwiązywanie problemów przy niższych kosztach. 

Chociaż interpretacja Komisji Europejskiej nie jest wiążąca, interesujące będzie sprawdzenie, czy poszczególne państwa sprzeciwią się tej interpretacji i przychylniej transponują dyrektywę do swoich systemów prawnych. 

Jednak już teraz jest jasne, że organizacje zatrudniające ponad 50 pracowników, które nie wdrożą działającego systemu zgłaszania nieprawidłowości dla swoich pracowników, narażają sygnalistów na zgłaszanie zgłoszeń na zewnątrz, do władz lub czasami bezpośrednio do mediów. I to jest zawsze najbardziej bolesne rozwiązanie dla firmy. 

 Dlatego Havel & Partners zaleca, aby wszystkie grupy dokonały przeglądu swoich scentralizowanych systemów zgłaszania nieprawidłowości, zdecentralizowały je lub wdrożyły nowe systemy zgłaszania nieprawidłowości na poziomie poszczególnych spółek zależnych w celu spełnienia wymogów dyrektywy. Wierzymy, że dla mniejszych graczy system informowania o nieprawidłowościach zawsze może zostać utworzony w sposób oszczędny i proporcjonalny, biorąc pod uwagę koszty i wielkość firmy oraz jej wewnętrzne funkcjonowanie. Dobrze będzie skorzystać z dozwolonych form współdzielenia zasobów w całej grupie, a czasem opłaca się z punktu widzenia kosztów i kompetencji zlecić zarządzanie systemami whistleblowing podmiotowi trzeciemu. 

O Havel & Partnerzy

Havel & Partners, największa czesko-słowacka kancelaria prawna, świadczy kompleksowe usługi prawne i doradztwo podatkowe klientom międzynarodowym i krajowym.

Havel & Partners oferuje kompletny zestaw usług w zakresie whistleblowing, w tym wdrażanie kanałów i procesów whistleblowingowych oraz outsourcing przyjmowania, oceny i obsługi zgłoszeń sygnalistów.

Jedną z usług Havel & Partners jest zapewnienie realizacji kanałów i procesów whistleblowingowych, otrzymywania i weryfikacji zgłoszeń dla swoich klientów. Spółka pełni również rolę strony odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń i obsługę procesu whistleblowing.

Więcej informacji na temat pełnej gamy usług whistleblowingowych firmy można znaleźć na stronie internetowej Havel & Partners.

O Autorach

Robert Nešpůrek jest jednym z założycieli firmy Havel & Partners i obecnie zarządza zespołem ds. praktyk handlowych, IP i TMT. 

Michal Smrček jest partnerem Havel & Partners i specjalizuje się głównie w compliance, usługach finansowych i ubezpieczeniach.