Los canales de denuncia unicos para grupos de empresas no son suficientes para cumplir con la Directiva Whistleblowing

En este artículo por Havel & Partners, los autores Robert Nešpůrek y Michal Smrček dan una excelente explicación de por qué los canales de denuncia únicos para grupos de empresas no serán suficientes según la Directiva para la protección de denunciantes de la UE La Directiva Whistleblowing de la UE (Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo) exige que las entidades privadas con más de 50 empleados y la mayoría de las entidades públicas introduzcan canales de denuncia para gestionar las denuncias internas. La fecha límite de implementación del 17 de diciembre de 2021 ya ha pasado y numerosas empresas globales y nacionales importantes ya cuentan con sistemas centralizados de denuncia en todo el grupo y confían en estas soluciones globales como suficientes más allá del 17 de diciembre de 2021. La Comisión Europea ha rechazado claramente esta interpretación. 

Un sistema de denuncia de irregularidades en todo el grupo no es suficiente

La idea de un sistema centralizado de denuncia fue rechazada por la Comisión Europea en sus directrices de interpretación en respuesta a una carta conjunta de asociaciones industriales de varios Estados miembro. 

La Comisión explicó que la Directiva deja claro que cualquier entidad privada con más de 50 empleados está obligada a implementar un sistema de información interna, independientemente de si la entidad es o no parte de un grupo empresarial. Cualquier otra interpretación sería contraria a la ley. 

La Directiva no prohíbe los sistemas centralizados de denuncia de irregularidades en todo el grupo, pero estos solo podrían existir en paralelo a los sistemas de denuncia a nivel de empresas individuales. 

La Comisión ha justificado su opinión sobre la base de que el sistema es más eficiente si el problema se aborda a nivel de la empresa donde se denunció el caso, y según las distintas normas legales que se adoptarán a nivel nacional. 

Todos los Estados miembro deberán respetar esta interpretación al aplicar la Directiva. Por lo tanto, si tiene más de 50 empleados, debe comenzar a prepararse para la implementación de su propio sistema de denuncia de irregularidades, incluso si ya tiene un sistema global implementado dentro de su grupo. 

Se permite compartir recursos dentro de un grupo, pero solo de forma limitada.

Cuando las filiales tengan hasta 249 empleados, pueden, en conformidad con la Directiva, poner en común los recursos para investigar un informe con su empresa matriz, pero se deben cumplir las siguientes condiciones, tal como las interpreta la Comisión: 

• El denunciante debe poder denunciar a nivel de la filial, es decir, los canales internos de denuncia de la filial deben estar activos y en funcionamiento. 

• El denunciante debe ser informado de quién, a nivel de la empresa matriz, tendrá acceso a la denuncia para realizar la investigación; el denunciante siempre debe tener la opción de negarse a que la empresa matriz investigue la conducta indebida denunciada y solicitar una investigación de la denuncia en el sistema de denuncia de irregularidades de la filial. 
• La responsabilidad de mantener la confidencialidad del informe, de proporcionar retroalimentación al denunciante y de tomar medidas correctivas en relación con la conducta indebida denunciada siempre recae en la subsidiaria. 

La agrupación de recursos no es posible para filiales con más de 249 empleados

Para empresas más grandes, es decir, con filiales de más de 249 empleados, no se permite la agrupación de recursos. Cada una de estas empresas debe establecer su propio sistema interno de denuncias, independiente del sistema central de denuncias del grupo, y disponer de capacidad suficiente para atender las notificaciones. 

Cómo tratar los casos de denuncia de irregularidades que conciernen a todo el grupo

Incluso si no cuenta con un intercambio sistemático de investigaciones dentro del grupo, puede haber situaciones en las que tratar las infracciones denunciadas a nivel de la empresa matriz sea la única solución eficaz. 

Se trata de situaciones en las que el informe se relaciona con un problema estructural dentro del grupo o de varias empresas dentro del grupo y en las que la empresa en la que se informó del incumplimiento no tiene la competencia para resolver el problema de manera efectiva. En tales casos, tal y como explica la Comisión Europea, se debe informar al denunciante de este hecho y pedirle que acepte que el caso sea trasladado dentro del grupo a una entidad que sea competente para resolver el problema. 

Sin embargo, esto conlleva riesgos considerables.

Si el denunciante no está de acuerdo con la transferencia del asunto denunciado, se le debe permitir retirar el informe y presentarlo a través de canales externos. Esto, por ejemplo, en la República Checa se hará a través de la oficina recientemente establecida dentro del Ministerio de Justicia. 

Por lo tanto, el grupo corre el riesgo de perder el control del caso denunciado y se enfrenta a posibles daños a la reputación, daños materiales e inmateriales, costes elevados, litigios prolongados y otras consecuencias adversas relacionadas. 

Es necesaria una revisión de los sistemas de denuncia de irregularidades existentes en todo el grupo

Para muchas organizaciones globales, la interpretación de la Comisión es sorprendente. La centralización de los sistemas de denuncia de irregularidades permite una concentración de prácticas y experiencias, un enfoque coherente para la denuncia de irregularidades en todo el grupo y una resolución de problemas eficiente a un coste menor. 

Aunque la interpretación de la Comisión Europea no es vinculante, será interesante ver si los estados individuales se opondrán a esta interpretación y transpondrán la Directiva a sus sistemas legales de manera más benévola. 

Sin embargo, ya está claro que las organizaciones con más de 50 empleados que no implementan un sistema de denuncia de irregularidades viable para sus empleados correrán el riesgo de que los denunciantes realicen informes externos, a las autoridades o, a veces, directamente a los medios de comunicación. Y esa es siempre la alternativa más dolorosa para una empresa. 

Por lo tanto, Havel & Partners recomienda que todos los grupos revisen sus sistemas centralizados de denuncia de irregularidades, los descentralicen o implementen nuevos sistemas de denuncia de irregularidades a nivel de subsidiarias individuales para cumplir con los requisitos de la Directiva. Creemos que para los jugadores más pequeños del mercado siempre se puede establecer un sistema de denuncia de irregularidades de manera rentable y proporcionada, teniendo en cuenta el coste y el tamaño de la empresa y su funcionamiento interno. Será bueno utilizar formas permitidas de compartir recursos en todo el grupo y, a veces, tendrá sentido en términos de costes y competencias subcontratar la gestión de los sistemas de denuncia de irregularidades a un tercero. 

Acerca de Havel & Partners

Havel & Partners, el bufete de abogados checo-eslovaco más grande, brinda servicios legales completos y asesoramiento fiscal a clientes internacionales y nacionales. 

Havel & Partners ofrece un conjunto completo de servicios para la denuncia de irregularidades, incluida la implementación de canales y procesos de denuncia y la subcontratación de la recepción, evaluación y gestión de denuncias.  

Uno de los servicios de Havel & Partners es garantizar la implementación de canales y procesos de denuncia, para recibir y verificar informes para sus clientes. La empresa también actúa como la parte responsable de recibir informes y manejar el proceso de denuncia. 

 Para obtener más información sobre la gama completa de servicios de denuncia de irregularidades de la empresa, visite el sitio web de Havel & Partners. 

Sobre los autores

Robert Nešpůrek es uno de los socios fundadores de Havel & Partners y actualmente dirige el grupo de práctica Comercial, IP y TMT de la firma. 

Michal Smrček es socio de Havel & Partners y se especializa principalmente en cumplimiento, servicios financieros y seguros.