Implementarea politicii de avertizare de integritate

Cu acest ghid simplu, veți dobândi informațiile esențiale pentru a demara crearea și implementarea politicii de avertizare de integritate, sau whistleblowing.

Introducere

În primul rând, stabiliți trei pași:

1. Scrieți o politică de avertizare 
2. Alegeți un sistem pentru a gestiona avertizările  
3. Comunicați angajaților cele de mai sus 

Dacă nu ați luat deja niciuna din aceste măsuri, citiți mai departe pentru a afla ce este de făcut. Dacă ați întreprins deja acțiuni în acest sense, treceți doar la cele care vă lipsesc.  

1. Politica de avertizare de integritate – ce este aceasta

O politică de avertizare de integritate oferă instrucțiuni privind modul în care raportarea neregulilor este gestionată într-o organizație, și indică faptul că tratați cu seriozitate îngrijorările angajaților. Nu există o politică universal valabilă, însă există câteva bune practici de bază care trebuie incluse, pe care le vom parcurge aici.

De ce

Exprimați clar motivul pentru care există setul de indicații cuprinse în politica de avertizare de integritate și care sunt beneficiile unui sistem de avertizare. Arătați că vă implicați în ascultarea îngrijorărilor angajaților, creând un mediu accesibil și sigur pentru exprimarea acestora.

Cine

Avertizarea cu privire la conduita necorespunzătoare nu se limitează la angajații actuali, prin urmare, puteți include pe oricine se încadrează în politica de avertizare de integritate a companiei. De exemplu, parteneri, furnizori, membri ai consiliului de administrație, foști angajați, candidați la posturile disponible, etc.

Ce

Utilizați această secțiune pentru a arăta ce aspecte se pot semnala. Ajutați oamenii să înțeleagă diferența între semnalarea unei probleme grave și efectuarea unei reclamații personale. De asemenea, specificați clar că nu vor exista repercusiuni pentru avertizori.

Cum

Oferiți detalii despre modul de raportare a îngrijorărilor și de gestionare a informațiilor primite de către companie. Oferiți-le angajaților mai multă încredere, ajutându-i să înțeleagă cum se desfășoară procesul de avertizare de intergitate și care sunt măsurile luate pentru protecția lor.

2. Alegeți modul de gestionare a avertizărilor de integritate

Stabilirea unei politici de avertizare de integritate reprezintă un excelent punct de plecare.

Directiva UE privind avertizarea de integritate impune companiilor să creeze și să gestioneze canale de raportare sigure, care să mențină anonimă identitatea avertizorului, pentru a pune la dispoziția celor interesați o modalitate de a divulga informații despre activități ilegale, în condiții de siguranță. De exemplu, în scris, prin intermediul unei platforme online și/sau verbal, prin telefon sau printr-un sistem de mesagerie.

Indiferent de metoda aleasă, canalul dvs. de raportare trebuie să ofere următoarele:

• Securitate
• Anonimat
• Accesibilitate
• Feedback
• Un responsabil desemnat
• Respectarea termenelor limită stabilite
• Conformitate cu RGPD

Sistemele online, cum este Whistlelink, sunt concepute pentru a asigura toate aspectele de mai sus. Cumpărând o licență veți avea un site de avertizare gata configurat, pe care puteți începe să îl utilizați imediat.

3. Comunicarea internă a politicii de avertizare de integritate

După ce ați implementat această politica și canalele de raportare pentru gestionarea rapoartelor, ultima etapă este să informați angajații și celelalte părți interesate.

Din păcate, această etapă este adesea trecută cu vederea sau slab executată.

Comunicarea eficientă și regulată este esențială pentru asigurarea unui mediu deschis și încurajator.  O cultură care promovează exprimarea deschisă are mai multe șanse să insufle încredere și să încurajeze angajații să dezvăluie o abatere. Cel mai frecvent modalitățile de comunicare sunt:

• Intranetul companiei
• Buletinul informativ sau anunțurile prin e-mail ale companiei
• Aviziere sau pereți pentru proiectare video
• Ședințe sau alte evenimente interne
• Sesiuni de instruire regulate
• Ghidul angajaților

Dacă doriți să aflați mai multe despre comunicarea prin canalul de avertizare sau despre implementarea acestuia, nu ezitați să ne contactați, iar echipa noastră vă va răspunde cu plăcere la întrebări.