Få användbara tips och läs allt om de senaste nyheterna Whistlelinks blog

Kom igång med visselblåsarfunktion

Kom igång med visselblåsarfunktion.

Låt inte kraven i EU-direktivet göra implementeringen mer utmanande än vad den behöver vara. Kom igång med din visselblåsarfunktion med hjälp av vår enkla guide som hjälper dig med allt du behöver.

Kom igång med visselblåsarfunktion

Börja med att bryta ned implementeringen i följande tre hanterbara steg.

  1. Skriv en visselblåsarpolicy
  2. Välj ett visseblåsarsystem för att hantera visselblåsarrapporter
  3. Kommunicera ovanstående till dina anställda

Om du inte ännu har genomfört något av stegen kan du läsa vidare för att ta reda på vad som ingår i vart och ett av dem. Om du kanske redan har genomfört ett eller två av dem kan du förstås hoppa direkt till det sista steget.

1. Skriv din visselblåsarpolicy

En policy ger vägledning om hur företaget kommer att hantera visselblåsning. Det är också ett bra sätt att visa att du tar medarbetarnas rapporter på allvar. Det finns förstås ingen färdig visselblåsarpolicy som passar alla perfekt, men det finns en del exempel på några grundläggande delar som är bra att ha med. Här ska vi därför gå igenom dem.

Varför?

Förklara först varför företaget har en visselblåsarpolicy och vilka fördelar ett rapporteringssystem innebär. Visa att det är viktigt för dig att ta del av medarbetarnas tankar och funderingar. Det kan du göra genom att tillhandahålla en lättillgänglig och säker miljö för dem att dela med sig.

Vem?

Rapporter om oegentligheter måste inte alltid handla om nuvarande medarbetare. Se därför till att inkludera alla som visselblåsarpolicyn omfattar. Det handlar till exempel om entreprenörer, samarbetspartners, leverantörer, styrelseledamöter, före detta medarbetare och jobbsökande, med flera.

Vad?

I det här avsnittet kan du beskriva du vad man kan rapportera om. Tydliggör skillnaden mellan att rapportera en allvarlig misstanke eller oro snarare än ett personligt irritationsmoment eller klagomål. Var också tydlig med att man som visselblåsare inte kommer att drabbas av några repressalier.

Läs också: 7 exempel på oegentligheter på arbetsplatsen

Hur?

Här beskriver du vidare hur man ska göra för att skicka in en visselblåsarrapport och hur organisationen sedan kommer att hantera informationen. Stärk medarbetarnas självförtroende genom att hjälpa dem att förstå hur visselblåsningsprocessen ser ut och hur de kommer att vara skyddade.

2. Välj ett visselblåsarsystem för att hantera rapporter

Att ha en policy är en bra början. Om du inte redan har gjort det måste du nu bestämma hur organisationen ska hantera inkomna rapporter.

EU-direktivet för visselblåsning kräver att företag skapar och hanterar säkra rapporteringskanaler där visselblåsarens identitet kan förbli anonym.

Det innebär alltså att ni behöver erbjuda alla medarbetare ett säkert sätt att dela sin information. Det kan till exempel vara skriftligt via en onlineplattform eller fysisk post, och/eller muntligt via telefon eller ett meddelandesystem.

Oavsett vilken eller vilka metoder du väljer måste din(a) rapporteringskanal(er) erbjuda följande:

  • Säkerhet
  • Anonymitet
  • Tillgänglighet
  • Återkoppling
  • En utnämnd ägare
  • Dokumentation av varje rapport
  • Efterlevnad av deadlines
  • Efterlevnad av dataskyddsförordningen

Allt-i-ett digitala visselblåsarsystem som Whistlelink är utformade för att erbjuda allt ovanstående. Med ett abonnemang får du en egen webbplats för visselblåsning där allt är konfigurerat och klart. På så sätt kan du börja använda visselblåsartjänsten direkt

3. Kom igång med visselblåsarfunktion: Kommunicera till medarbetare

Nu har du alltså din visselblåsarpolicy och dina rapporteringskanaler på plats och kan börja ta emot och hantera rapporter. Det sista steget är därmed att informera medarbetare och andra intressenter om visselblåsartjänsten.

Ett ganska självklart steg, eller hur? Men faktum är att många ändå glömmer eller slarvar med det här steget.

Effektiv och regelbunden kommunikation är nyckeln till att bygga en öppen och stödjande företagskultur.  En kultur som uppmuntrar till att våga säga ifrån innebär större möjligheter att skapa förtroende. Det ger också större chans att medarbetarna tar tag i att rapportera om oegentligheter.

Populära sätt att kommunicera är bland annat:

  • Företagets intranät
  • Företagets nyhetsbrev eller e-postbulletin
  • Anslagstavlor eller videoväggar
  • Genomgångar eller andra interna möten
  • Utbildningstillfällen
  • Personalhandbok

Vill du veta mer om en säker visselblåsarfunktion och säkra interna rapportkanaler?
Läs om EU:s visselblåsardirektiv här. Du kan också läsa om den nya svenska visselblåsarlagen här.

Letar du efter ett enkelt och säkert visselblåsarsystem? Läs mera här.

Vill du diskutera visselblåsarlösning för just din organisation?
Kontakta oss eller boka en gratis demo av systemet!

Om du har några funderingar eller vill veta mer om Whistlelink vill vi gärna höra från dig!

Gillar du vad du läste?
Dela gärna!

EU Direktivet i korthet

Annelie Demredi, WhistlelinkTerritory manager, Sverige

EU Direktivet i korthet

Prova Whistlelink kostnadsfritt en månad

Den nya
visselblåsarlagen

WHISTLELINK BLOGMer läsning ...

ISO 37002:2021 - Ledningssystem för visselblåsning
Intern utredning av brott inom näringsverksamhet
Visselblåsning inom transport och logistik

VI TRÄFFAR DIG GÄRNA

Kontakta oss

Vårt team är alltid redo att svara på era frågor. Hitta svar i vår hjälpsektion, eller fyll i formuläret nedan och vi kontaktar er inom kort. Eller slå oss en signal!

Prata med Territory Manager
Annelie Demred

0046 (0)706 83 82 88