Attivare il vostro canale whistleblowing

Non lasciate che i requisiti di una direttiva rendano l’implementazione più difficile di quanto sia necessario. Con questa semplice guida, avrete presto gli elementi essenziali per attivare il vostro canale whistleblowing.

Iniziate ora

Come prima cosa, iniziate a suddividere l’implementazione del sistema whistleblowing in tre fasi facilmente gestibili.  

1. Scrivete una policy whistleblowing  
   
2. Scegliete un sistema per gestire le segnalazioni whistleblowing
   
3. Comunicate quanto sopra ai dipendenti  

Se non avete ancora adottato nessuna di queste misure, continuate a leggere per scoprire cosa è necessario fare. Se avete già completato il punto 1 o 2, ottimo! Proseguite con ciò che vi manca.  

1. Scrivete la vostra policy whistleblowing

La policy fornisce indicazioni su come vengono gestite le segnalazioni all’interno di un’organizzazione e indica che le segnalazioni dei dipendenti vengono prese sul serio. Non esiste una policy univoca; tuttavia, ci sono alcuni principi di base di buone pratiche da includere, che abbiamo esaminato in questa sezione.

Perché

Chiarite perché è necessaria una policy whistleblowing e quali sono i vantaggi del disporre di una piattaforma per il whistleblowing. Dimostrate il vostro impegno nell’ascoltare i dubbi dei dipendenti fornendo loro un ambiente accessibile e sicuro.

Chi

La segnalazione non si limita ai dipendenti ; quindi includete tutti coloro che rientrano nella vostra policy whistleblowing. Ad esempio, appaltatori, partner, fornitori, membri del consiglio di amministrazione, ex dipendenti, candidati e così via.

Cosa

Utilizzate questa sezione per descrivere quali sono le cose da segnalare. Aiutateli a capire la differenza tra segnalare un problema grave e una segnalazione personale. Inoltre, sottolineate chiaramente che non ci saranno ritorsioni per i segnalanti.

Come

Ora fornirete dettagli su come segnalare i problemi e su come verranno gestite le informazioni. Offrite ai dipendenti maggiore sicurezza aiutandoli a comprendere come si svolgerà il processo di whistleblowing e come verrà protetto.

2. Scegliete come gestire le segnalazioni

Attivare il vostro canale whistleblowing impone la creazione di una procedura di gestione e, se non lo avete ancora fatto, è ora necessario decidere come gestire le segnalazioni.

La direttiva UE sul whistleblowing richiede alle aziende di creare e gestire canali di segnalazione sicuri che mantengano l’anonimato del segnalante.

Ciò significa offrire alle persone un modo per divulgare le informazioni in modo sicuro. Ad esempio per iscritto tramite una piattaforma online o un post fisico e/o verbalmente tramite telefono o un sistema di messaggistica.

Indipendentemente dal metodo o dai metodi scelti, i canali di segnalazione devono fornire quanto segue:

• Sicurezza
• Anonimato
• Accessibilità
• Feedback
• Proprietario designato
• Registrazione di ogni segnalazione
• Rispetto delle scadenze
• Conformità al GDPR

I sistemi online, come Whistlelink, sono progettati per gestire tutti i punti sopra indicati. Con un abbonamento, avrete a disposizione il vostro sito dedicato al whistleblowing con tutto il necessario, pronto per l’immediato utilizzo.

3. Comunicate

Ora che avete implementato la vostra politica sul whistleblowing e i canali di segnalazione per gestire le segnalazioni, non rimane che informare i dipendenti e le altre parti interessate.

Ovvio, vero? In realtà, questo passaggio viene spesso trascurato o eseguito in modo insoddisfacente.

Una comunicazione efficace e regolare è la chiave per costruire una cultura aperta e di supporto.  Una cultura della segnalazione ha maggiori probabilità di infondere fiducia e incoraggiare i dipendenti a rivelare condotte irregolari.

I modi più comuni di comunicare:

• Intranet aziendale
• Newsletter o bollettino e-mail aziendale
• Bacheche o pareti video
• Briefing o altri eventi interni
• Sessioni di formazione
• Manuale per i dipendenti

Per saperne di più su come attivare il vostro canale whistleblowing, contattateci! Il nostro team sarà lieto di rispondere alle vostre domande.