Erste Schritte zur Umsetzung von Whistleblowing

Erste Schritte mit Whistleblowing: Lassen Sie nicht zu, dass die Anforderungen einer Richtlinie die Umsetzung schwieriger machen als nötig. Mit diesem einfachen Leitfaden haben Sie bald das Wesentliche für den Start Ihrer Whistleblowing-Lösung in der Hand.

Legen Sie los

Beginnen Sie damit, die Umsetzung von Whistleblowing in drei überschaubare Schritte zu unterteilen.  

1. Schreiben Sie eine Whistleblowing-Politik  
   
2. Wählen Sie ein System zur Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen  
   
3. Kommunizieren Sie dies an Ihre Mitarbeiter  

Wenn Sie noch keine dieser Maßnahmen ergriffen haben, lesen Sie bitte weiter, um zu erfahren, worauf es ankommt. Wenn Sie den ersten oder zweiten Punkt bereits erledigt haben, prima! Machen Sie einfach mit dem weiter, was Ihnen noch fehlt. 

1. Erste Schritte: Schreiben Sie Ihre Whistleblowing-Richtlinie

Eine Richtlinie gibt Leitlinien vor, wie Whistleblowing in einer Organisation gehandhabt wird, und zeigt, dass Sie die Meldungen der Mitarbeiter ernst nehmen. Es gibt keine allgemeingültige Richtlinie, aber es gibt einige bewährte Grundlagen, die wir hier durchgehen.

Warum?

Machen Sie deutlich, warum es eine Whistleblowing-Richtlinie gibt und worin die Vorteile eines Hinweisgebersystems bestehen. Zeigen Sie, dass Sie ein offenes Ohr für die Belange Ihrer Mitarbeiter haben, indem Sie ein leicht zugängliches und sicheres Umfeld für diese Zwecke schaffen.

Wer?

Die Meldung von Fehlverhalten ist nicht auf die derzeitigen Mitarbeiter beschränkt, daher sollten Sie alle Personen einbeziehen, die unter Ihre Whistleblowing-Richtlinie fallen. Beispielsweise Auftragnehmer, Partner, Lieferanten, Vorstandsmitglieder, ehemaligen Mitarbeiter, Bewerber usw.

Was?

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um zu beschreiben, worüber Personen berichten können. Helfen Sie ihnen, den Unterschied zwischen der Meldung eines schwerwiegenden Anliegens und einer persönlichen Beschwerde zu verstehen. Stellen Sie außerdem klar, dass Whistleblower keine Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten haben.

Wie?

Geben Sie nun an, wie Bedenken gemeldet werden und wie mit den Informationen umgegangen wird. Schaffen Sie mehr Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern, indem Sie ihnen helfen, zu verstehen, wie der Whistleblowing-Prozess aussieht und wie sie geschützt werden.

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2. Wählen Sie, wie Sie Berichte behandeln möchten

Eine Richtlinie ist ein guter Anfang, und falls noch nicht geschehen, müssen Sie jetzt entscheiden, wie Sie mit den Berichten umgehen wollen.

Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie verlangt von Unternehmen, sichere Meldekanäle zu schaffen und zu verwalten, die die Identität des Whistleblowers anonym halten.

Dies bedeutet, dass den Menschen eine Möglichkeit geboten werden muss, Informationen sicher offenzulegen. Zum Beispiel schriftlich über eine Online Whistleblowing-Lösung oder per Post, und/oder mündlich per Telefon oder über ein Nachrichtensystem.

Welche Methode(n) Sie auch immer wählen, Ihr(e) Meldekanal(kanäle) muss/müssen Folgendes bereitstellen:

• Sicherheit
• Anonymität
• Zugänglichkeit
• Feedback
• Ein ausgewiesenener Eigentümer
• Aufzeichnungen über jede Meldung
• Einhaltung von Fristen
• Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung

Online Hinweisgeber Systeme wie Whistlelink sind darauf ausgelegt, alle oben genannten Anforderungen zu erfüllen. Mit einem Abonnement erhalten Sie Ihre eigene Whistleblowing-Website, auf der alles eingerichtet ist und die Sie sofort nutzen können.

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3. Kommunizieren Sie

Nachdem Sie nun Ihre Whistleblowing-Richtlinie und die Meldewege für die Bearbeitung von Meldungen eingerichtet haben, besteht der letzte Schritt darin, Mitarbeiter und andere Interessengruppen darüber zu informieren.

Ist doch klar, oder? Tatsächlich wird dieser Schritt oft übersehen oder schlecht ausgeführt.

Eine effektive und regelmäßige Kommunikation ist der Schlüssel zum Aufbau einer offenen und unterstützenden Kultur.  Eine Speak-up-Kultur schafft eher Vertrauen und ermutigt die Mitarbeiter, Fehlverhalten offenzulegen.

Beliebte Kommunikationswege:

• Unternehmensintranet
• Newsletter oder E-Mail-Bulletin des Unternehmens
• Pinnwände („Schwarzes Brett“) oder Videowände
• Briefings oder andere interne Veranstaltungen
• Schulungen
• Mitarbeiterhandbuch

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Sind Sie daran interessiert, mehr über eine Whistleblowing-Lösung und sichere interne Meldewege zu erfahren? Lesen Sie mehr über die EU-Whistleblowing-Richtlinie zur Meldung von Missständen hier und bei EUR-Lex. 

Wenn Sie mehr über die Kommunikation Ihres Whistleblowing-Kanals oder die Implementierung im Allgemeinen erfahren möchten, kontaktieren Sie kontaktieren uns und unser Team beantwortet gerne Ihre Fragen.