Implementar un canal de denuncias

Implementar un canal de denuncias ayuda a que cumplas fácilmente con los requisitos legales europeos. Con esta sencilla guía, pronto dispondrás de lo esencial para ponerlo en marcha.

Lee nuestros consejos a continuación y asegúrate de que hayas dado todos los pasos necesarios para implementar un canal de denuncias.

Empezar

Primero, divide la implementación del canal de denuncias en tres pasos.  

1.  Escribir una política de denuncias 
   
2.  Elegir un sistema para gestionar las denuncias 
   
3.  Comunicar lo anterior a los empleados 
   

Si no tienes nada de todo esto, sigue leyendo para saber qué hay que hacer. Si ya completaste el n.° 1 o el n.° 2, ¡genial! Pasa a lo que te falta.  

1. Escribir una política de denuncias

Una política proporciona orientación sobre cómo se gestionan las denuncias en una organización e indica que se toman en serio las denuncias de los empleados. No existe una política única que sirva para todos los casos, pero sí hay algunos aspectos básicos de buenas prácticas que debemos incluir, y que repasamos aquí.

¿Por qué?

Hay que dejar claro por qué existe una política de denuncias y cuáles son las ventajas de implementar un canal de denuncias, y demostrar que la empresa está comprometida a escuchar las preocupaciones de los empleados proporcionando un entorno accesible y seguro para hacerlo.

¿Quién?

Informar sobre malas conductas no se limita a los empleados actuales, así que hay que incluir a todas las personas que estén sujetas a esta política de denuncias. Por ejemplo, contratistas, socios, proveedores, consejeros, antiguos empleados, solicitantes de empleo, etc.

¿Qué?

Utiliza esta sección para describir lo que se puede denunciar. Ayúdalos a entender la diferencia entre denunciar una inquietud seria y una queja personal. Además, hay que dejar claro que no se tomarán represalias contra los denunciantes.

¿Cómo?

A continuación, proporciona detalles sobre cómo denunciar y cómo se tratará la información. Ofrece a los empleados más confianza ayudándolos a entender cómo es el proceso de denuncia y cómo se les protegerá.

2. Informa sobre cómo se gestionan las denuncias

Tener una política de denuncias es un buen comienzo, pero ahora tienes que decidir cómo gestionar las denuncias que puedan llegar después de implementar un canal de denuncias.

La Directiva Whistleblowing exige a las empresas implementar un canal de denuncia seguro que mantenga el anonimato del denunciante.

Esto significa proporcionar un medio seguro para las personas que quieran alertar sobre irregularidades, por ejemplo a través de una plataforma en línea, verbalmente, por teléfono o carta.

Independientemente del método que elija, implementar un canal de denuncias debe proporcionar lo siguiente:

• Seguridad
• Anonimato
• Accesibilidad
• Opiniones
• Un propietario designado
• Registros de cada informe
• Cumplimiento de los plazos
• Cumplimiento del RGPD

Los sistemas en línea, como Whistlelink, están diseñados para encargarse de todo lo anterior. Con una suscripción, tendrás una web propia con todo configurado y listo para implementar un canal de denuncias en poco minutos.

3. Comunicarlo

Ahora que dispones de la política de denuncias y has implementado el canal, el último paso es informar a los empleados y a las otras partes interesadas sobre ellas.

Parece obvio, verdad? En realidad, este paso a menudo se pasa por alto o se hace mal, y es uno de los más importantes.

Una comunicación eficaz y frecuente es la clave para construir una cultura abierta y solidaria, que es más probable que de confianza y fomente que los empleados revelen malas conductas.

Formas de comunicación:

• Intranet de la empresa
• Newsletter de la empresa
• Tablones de anuncios
• Reuniones informativas u otros eventos internos
• Sesiones de formación
• Manual del empleado

Si deseas obtener más información sobre la comunicación de tu canal de denuncias o sobre la implementación en general, ponte en contacto con nosotros y nuestro equipo estará encantado de responder a sus preguntas.