Uzyskaj przydatne wskazówki, poznaj najlepsze praktyki i bądź na bieżąco z najnowszymi wiadomościamiBlog Whistlelink

Rozpocznij wdrażanie systemu zgłaszania naruszeń (whistleblowing)

Get started with whistleblowing: A group of people talking.

Download our free whitepaper:

How to get compliant with the Italian Whistleblowing Law

Nie pozwól, aby wymagania dyrektywy sprawiły, że jej wdrażanie będzie trudniejsze niż powinno. Z tego prostego poradnika dowiesz się, co jest niezbędne do uruchomienia programu dotyczącego zgłaszania naruszeń.

Pierwsze kroki

Rozpocznij wdrażanie zgłaszania nieprawidłowości od trzech łatwych do opanowania kroków. 

  1. Stwórz politykę informowania o nieprawidłowościach 
  1. Wybierz system do obsługi zgłoszeń zgłaszania nieprawidłowości 
  1. Przekaż powyższe pracownikom 

Jeśli nie masz żadnego z nich, czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co się z tym wiąże. Jeśli ukończyłeś już #1 lub #2, świetnie! Po prostu przejdź do tego, czego Ci brakuje.

1. Opracuj zasady dotyczące zgłaszania naruszeń

Zasady są wytycznymi dotyczącymi sposobu postępowania w związku ze zgłaszaniem naruszeń w danej organizacji i świadczą o tym, że traktujesz zgłoszenia pracowników poważnie. Nie ma jednej uniwersalnej polityki dotyczącej tego zjawiska, jednak istnieją pewne podstawowe dobre praktyki, które należy uwzględnić.

Dlaczego?

Wyjaśnij, dlaczego wprowadzane są zasady dotyczące zgłaszania naruszeń i jakie są korzyści z posiadania systemu dokonywania zgłoszeń. Pokaż swoje zaangażowanie w kwestie wątpliwości zgłaszanych przez pracowników, zapewniając łatwo dostępne i bezpieczne środowisko.

Kto?

Zgłaszanie nieprawidłowego postępowania nie ogranicza się tylko do obecnych pracowników, należy więc uwzględnić wszystkie osoby, które podlegają zasadom zgłaszania naruszeń. Zaliczają się do nich: wykonawcy, partnerzy, dostawcy, członkowie zarządu, byli pracownicy, kandydaci itp.

Co?

W tej części w sposób ogólny przedstawiono rodzaje postępowania, które można zgłaszać. Pomóż pracownikom zrozumieć różnicę między zgłoszeniem poważnego problemu a osobistą niechęcią. Należy również jasno podkreślić, że sygnaliści nie muszą obawiać się odwetu.

Jak?

Teraz podaj szczegółowe informacje na temat sposobu zgłaszania wątpliwości i sposobu postępowania z dostarczonymi informacjami. Zapewnij pracownikom większą pewność siebie, pomagając im zrozumieć, jak wygląda proces zgłaszania naruszeń (whistleblowing) i w jaki sposób będą oni objęci ochroną.

2. Wybierz sposób obsługi zgłoszeń

Posiadanie zasad to świetny początek, ale jeśli jeszcze nie zostały one sporządzone, należy podjąć decyzję w zakresie obsługi dokonywanych zgłoszeń.

Dyrektywa UE w sprawie ochrony sygnalistów wymaga od firm tworzenia i zarządzania bezpiecznymi kanałami dokonywania zgłoszeń, które zapewniają sygnalistom anonimowość.

Oznacza to zapewnienie ludziom możliwości bezpiecznego ujawniania informacji. Na przykład na piśmie za pośrednictwem platformy internetowej lub tradycyjnej poczty i/lub ustnie przez telefon lub komunikator.

Bez względu na to, którą metodę wybierzesz, Twój kanał dokonywania zgłoszeń musi zapewniać:

  • Bezpieczeństwo
  • Anonimowość
  • Łatwy dostęp
  • Możliwość wystawienia opinii
  • Informacje o wyznaczonym właścicielu
  • Rejestr każdego zgłoszenia
  • Przestrzeganie ram czasowych
  • Zgodność z RODO

Systemy internetowe, takie jak Whistlelink, zostały zaprojektowane z myślą o wszystkich powyższych aspektach. Dzięki subskrypcji otrzymujesz własną, skonfigurowaną stronę do zgłaszania naruszeń, gotową do natychmiastowego użycia.

3. Przekazuj informacje

Przygotowane zostały zasady dotyczące zgłaszania naruszeń i kanał(y) dokonywania zgłoszeń. Ostatnim krokiem jest poinformowanie o nich pracowników i innych zainteresowanych stron.

Oczywiste, prawda? W rzeczywistości ten krok jest często pomijany lub wykonywany niepoprawnie.

Efektywna i częsta komunikacja jest kluczem do budowania otwartej kultury opartej na wsparciu .  Kultura zachęcająca do zgłaszania wątpliwości wzbudza zaufanie w pracownikach i skłania ich do ujawniania naruszeń.

Popularne sposoby komunikacji:
  • Sieć wewnętrzna firmy
  • Newsletter firmowy lub biuletyn e-mailowy
  • Tablice ogłoszeń lub telebimy
  • Spotkania lub inne wydarzenia wewnętrzne
  • Sesje szkoleniowe
  • Regulamin pracy

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o przekazywaniu informacji na temat kanału do zgłaszania naruszeń lub jego wdrożeniu, skontaktuj się z nami, a nasz zespół chętnie odpowie na Twoje pytania.

Jeśli masz jakieś przemyślenia na temat tego artykułu lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o Whistlelink, skontaktuj się z nami

Szukasz bezpiecznego rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości dla swojej organizacji?Prosimy o zaplanowanie w kalendarzu
czasu na spotkanie prezentacyjne on-line!

Territory Manager
Urszula Garbicz-Brys

(+48) 502 570 436

WEBINAROchrona Sygnalistów W Polsce

Urszula Garbicz-BrysTerritory Manager

Czy jesteś na bieżąco?

Środa   |   10:00 – 10:30

WHISTLELINK BLOGPrzeczytaj dalej...

Podejmowanie działań: Podejmowanie działań w przypadku podejrzenia oszustwa, gdy zgłoszenia wewnętrzne są ignorowane
Zapewnienie ochrony danych w systemach whistleblowing: Lekcja wyciągnięta z lotniska w Bolonii
Kolejny projekt ustawy: sygnalista nareszcie „sygnalistą”
Whistlelink resources

Download the Whitepaper

Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ

Skontaktuj się​

Nasz zespół jest gotowy, aby odpowiedzieć na Twoje pytania.

Porozmawiaj z Territory Managerem
Urszula Bryś

+48 502 570 436

Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ

Skontaktuj się

Nasz zespół jest gotowy, aby odpowiedzieć na Twoje pytania. Poszukaj odpowiedzi w naszym Centrum pomocy lub wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą możliwie najszybciej. Możesz też po prostu do nas zadzwonić!

Porozmawiaj z Territory Managerem
Urszula Bryś

+48 502 570 436

HAPPY TO MEET YOU!

Get in touch

Our team is ready to answer your questions. Find the answer by visiting our support centre, or fill out the form below and we'll be in touch as soon as possible. Or simply give us a call!

Talk with Territory Manager
Annelie Demred

0046 (0)706 83 82 88