Uzyskaj przydatne wskazówki, poznaj najlepsze praktyki i bądź na bieżąco z najnowszymi wiadomościamiBlog Whistlelink

Rozpocznij wdrażanie systemu zgłaszania naruszeń (whistleblowing)

Get started with whistleblowing: A group of people talking.

Nie pozwól, aby wymagania dyrektywy sprawiły, że jej wdrażanie będzie trudniejsze niż powinno. Z tego prostego poradnika dowiesz się, co jest niezbędne do uruchomienia programu dotyczącego zgłaszania naruszeń.

Pierwsze kroki

Zacznij od podzielenia procesu wdrożenia na trzy łatwe do kontrolowania etapy. Jeśli nie masz ich jeszcze przygotowanych, czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co jest potrzebne w związku z poszczególnymi etapami. Jeśli jeden lub dwa etapy zostały ukończone – świetnie, przejdź do sekcji z informacjami na temat nieukończonego etapu.

1. Opracuj zasady dotyczące zgłaszania naruszeń

Zasady są wytycznymi dotyczącymi sposobu postępowania w związku ze zgłaszaniem naruszeń w danej organizacji i świadczą o tym, że traktujesz zgłoszenia pracowników poważnie. Nie ma jednej uniwersalnej polityki dotyczącej tego zjawiska, jednak istnieją pewne podstawowe dobre praktyki, które należy uwzględnić.

  • Dlaczego?

Wyjaśnij, dlaczego wprowadzane są zasady dotyczące zgłaszania naruszeń i jakie są korzyści z posiadania systemu dokonywania zgłoszeń. Pokaż swoje zaangażowanie w kwestie wątpliwości zgłaszanych przez pracowników, zapewniając łatwo dostępne i bezpieczne środowisko.

  • Kto?

Zgłaszanie nieprawidłowego postępowania nie ogranicza się tylko do obecnych pracowników, należy więc uwzględnić wszystkie osoby, które podlegają zasadom zgłaszania naruszeń. Zaliczają się do nich: wykonawcy, partnerzy, dostawcy, członkowie zarządu, byli pracownicy, kandydaci itp.

  • Co?

W tej części w sposób ogólny przedstawiono rodzaje postępowania, które można zgłaszać. Pomóż pracownikom zrozumieć różnicę między zgłoszeniem poważnego problemu a osobistą niechęcią. Należy również jasno podkreślić, że sygnaliści nie muszą obawiać się odwetu.

  • Jak?

Teraz podaj szczegółowe informacje na temat sposobu zgłaszania wątpliwości i sposobu postępowania z dostarczonymi informacjami. Zapewnij pracownikom większą pewność siebie, pomagając im zrozumieć, jak wygląda proces zgłaszania naruszeń (whistleblowing) i w jaki sposób będą oni objęci ochroną.

2. Wybierz sposób obsługi zgłoszeń

Posiadanie zasad to świetny początek, ale jeśli jeszcze nie zostały one sporządzone, należy podjąć decyzję w zakresie obsługi dokonywanych zgłoszeń.

Dyrektywa UE w sprawie ochrony sygnalistów wymaga od firm tworzenia i zarządzania bezpiecznymi kanałami dokonywania zgłoszeń, które zapewniają sygnalistom anonimowość.

Oznacza to zapewnienie ludziom możliwości bezpiecznego ujawniania informacji. Na przykład na piśmie za pośrednictwem platformy internetowej lub tradycyjnej poczty i/lub ustnie przez telefon lub komunikator.

Bez względu na to, którą metodę wybierzesz, Twój kanał dokonywania zgłoszeń musi zapewniać:

  • Bezpieczeństwo
  • Anonimowość
  • Łatwy dostęp
  • Możliwość wystawienia opinii
  • Informacje o wyznaczonym właścicielu
  • Rejestr każdego zgłoszenia
  • Przestrzeganie ram czasowych
  • Zgodność z RODO

Systemy internetowe, takie jak Whistlelink, zostały zaprojektowane z myślą o wszystkich powyższych aspektach. Dzięki subskrypcji otrzymujesz własną, skonfigurowaną stronę do zgłaszania naruszeń, gotową do natychmiastowego użycia.

3. Przekazuj informacje

Przygotowane zostały zasady dotyczące zgłaszania naruszeń i kanał(y) dokonywania zgłoszeń. Ostatnim krokiem jest poinformowanie o nich pracowników i innych zainteresowanych stron.

Oczywiste, prawda? W rzeczywistości ten krok jest często pomijany lub wykonywany niepoprawnie.

Efektywna i częsta komunikacja jest kluczem do budowania otwartej kultury opartej na wsparciu .  Kultura zachęcająca do zgłaszania wątpliwości wzbudza zaufanie w pracownikach i skłania ich do ujawniania naruszeń.

Popularne sposoby komunikacji:
  • Sieć wewnętrzna firmy
  • Newsletter firmowy lub biuletyn e-mailowy
  • Tablice ogłoszeń lub telebimy
  • Spotkania lub inne wydarzenia wewnętrzne
  • Sesje szkoleniowe
  • Regulamin pracy

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o przekazywaniu informacji na temat kanału do zgłaszania naruszeń lub jego wdrożeniu, skontaktuj się z nami, a nasz zespół chętnie odpowie na Twoje pytania.

Jeśli masz jakieś przemyślenia na temat tego artykułu lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o Whistlelink, skontaktuj się z nami

Czy podobał Ci się artykuł?
Przekaż dalej informację

Wyjaśnienie dyrektywy UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości

Urszula Garbicz-Brys, Whistlelink  Menadżer Regionu, Polska

System Whistlelink
w języku polskim

Wypróbuj Whistlelink przez miesiąc za darmo

WHISTLELINK BLOGPrzeczytaj dalej...

Wewnętrzne dochodzenie w sprawie domniemanego wykroczenia korporacyjnego 
Whistleblowing w branży transportowej i logistycznej
Kancelaria Graś i Wspólnicy

Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ

Skontaktuj się

Nasz zespół jest gotowy, aby odpowiedzieć na Twoje pytania. Poszukaj odpowiedzi w naszym Centrum pomocy lub wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą możliwie najszybciej. Możesz też po prostu do nas zadzwonić!

Porozmawiaj z Territory Managerem
Urszula Bryś

+48 502 570 436