Un sistem de avertizare unic la nivelul unui întreg grup de companii, nu este suficient pentru Comisia Europeană

În acest articol al invitaților noștri de la Havel & Partners, autorii Robert Nešpůrek și Michal Smrček oferă o explicație excelentă a motivului pentru care un sistem de avertizare unic la nivelul unui întreg grup nu este suficient conform Directivei UE pentru avertizarea de integritate.

Directiva UE privind avertizarea de integritate (Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului) impune entităților private cu peste 50 de angajați și majorității entităților publice să introduca instrumente și procese de raportare și gestionare a denunțurilor interne. Termenul limită de implementare din 17 decembrie 2021 a trecut deja. 

Numeroase companii globale și naționale au deja implementate sisteme de raportare centralizate la nivel de grup și se bazează pe aceste soluții globale ca fiind suficiente după 17 decembrie 2021. Comisia Europeană a respins în mod clar această interpretare.  

Un sistem de avertizare unic la nivelul întregului grup nu este suficient

Ideea unui sistem de avertizare centralizat a fost respinsă de către Comisia Europeană, ca răspuns la o scrisoare comună din partea asociațiilor industriale din mai multe state membre. 

Comisia a explicat că Directiva arată clar că orice entitate privată cu mai mult de 50 de angajați trebuie să implementeze un sistem intern de raportare, indiferent dacă entitatea face sau nu parte dintr-un grup corporativ. Orice altă interpretare ar fi contrară legii. 

Directiva nu interzice sistemele centralizate de avertizare la nivelul grupului, dar acestea pot exista doar în paralel cu sistemele de raportare la nivelul companiilor individuale. 

Comisia și-a justificat decizia pe motiv că sistemul este mai eficient dacă problema este tratată la nivelul societății la care a fost raportat cazul și prin diferitele reglementări legale care vor fi adoptate la nivel național. 

Toate statele membre va trebui să respecte această interpretare în momentul aplicării Directivei. Prin urmare, dacă aveți mai mult de 50 de angajați, ar trebui să începeți să vă pregătiți pentru implementarea propriului sistem de avertizare chiar dacă aveți deja un sistem global în vigoare în cadrul grupului dvs. 

Partajarea resurselor în cadrul unui grup este permisă, dar numai într-o măsură limitată

În cazul în care filialele au până la 249 de angajați, acestea pot, în conformitate cu Directiva, să pună în comun resursele pentru investigarea unui raport cu societatea-mamă, dar trebuie respectate următoarele condiții, conform interpretării Comisiei:  

• Avertizorul trebuie să poată raporta la nivel de filială, astfel încât canalele interne de raportare ale filialei trebuie să fie active și funcționale. 

• Avertizorul trebuie să fie informat cine, la nivelul societății-mamă, va avea acces la raport pentru efectuarea anchetei; avertizorul trebuie să aibă întotdeauna opțiunea de a refuza investigarea de către societatea-mamă a abaterii raportate și de a solicita o investigare a plângerii în sistemul de raportare al filialei. 
• Responsabilitatea pentru menținerea confidențialității raportului, pentru furnizarea de feedback și pentru luarea de măsuri corective în legătură cu abaterea raportată rămâne întotdeauna la latitudinea filialei.  

Partajarea resurselor nu este posibilă pentru filialele cu mai mult de 249 de angajați

Pentru companiile mai mari, adică acelea cu filiale de peste 249 de angajați, partajarea resurselor nu este permisă. Fiecare astfel de companie trebuie să-și stabilească propriul sistem intern de raportare, independent de sistemul central de avertizare al grupului și să aibă suficientă capacitate pentru a face față notificărilor. 

Cum să tratați cazurile de avertizare care privesc întregul grup

Chiar dacă nu aveți o partajare sistematică a investigațiilor în cadrul grupului, pot exista situații în care tratarea încălcărilor raportate la nivelul companiei-mamă este singura soluție eficientă. 

Acestea sunt situații în care raportul se referă la o problemă structurală din cadrul grupului sau mai multor companii din cadrul grupului și în care societatea la care a fost raportată încălcarea nu are competența de a rezolva problema în mod eficient. În astfel de cazuri, după cum explică Comisia Europeană, avertizorul ar trebui să fie informat despre acest fapt și să fie rugat să accepte transferarea cazului la nivelul grupului către o entitate competentă pentru rezolvareae problemei. 

Totuși, acest lucru implică riscuri considerabile. 

În cazul în care avertizorul nu este de acord cu transferul subiectului raportat, acesta trebuie să aibă voie să retragă raportul și să îl transmită prin canale externe. Acest lucru, de exemplu, în Republica Cehă va fi făcut prin biroul nou înființat din cadrul Ministerului Justiției. 

Prin urmare, grupul riscă să piardă controlul asupra cazului raportat și se confruntă cu potențialele daune reputaționale aferente, daune materiale și morale, costuri ridicate, litigii prelungite și alte consecințe adverse. 

Este necesară revizuirea sistemelor existente de alertare la nivelul întregului grup

Pentru multe organizații globale, interpretarea Comisiei este surprinzătoare. Centralizarea sistemelor de avertizare permite o concentrare a practicilor și experiențelor, o abordare consecventă a denunțării în cadrul grupului și rezolvarea eficientă a problemelor la un cost mai mic. 

Deși interpretarea Comisiei Europene nu este obligatorie, va fi interesant de văzut dacă statele la nivel individual se vor opune acestei interpretări și vor transpune Directiva în sistemele lor juridice mai indulgent.  

Este clar însă, că organizațiile cu peste 50 de angajați care nu pun în aplicare un sistem de avertizare funcțional pentru angajații lor vor risca ca avertizorii să facă rapoarte externe, către autorități sau uneori direct către mass-media. Iar aceasta este întotdeauna cea mai dureroasă soluție pentru o companie. 

Havel & Partners recomandă, prin urmare, ca toate grupurile să își revizuiască sistemele centralizate de avertizare, să le descentralizeze sau să implementeze noi sisteme de avertizare la nivelul filialelor individuale, pentru a se conforma cerințelor Directivei. Credem că, pentru jucătorii mai mici de pe piață, un sistem de avertizare poate fi întotdeauna instituit într-o manieră rentabilă și proporțională, ținând cont de costul și dimensiunea companiei și de funcționarea sa internă. Este indicat să folosiți modele permise de partajare a resurselor la nivel de grup și, uneori, va avea sens din punct de vedere al costurilor și al competențelor să externalizați gestionarea sistemelor de avertizare către o terță parte. 

Despre Havel & Partners

Havel & Partners, cea mai mare firmă de avocatură ceho-slovacă, oferă servicii juridice cuprinzătoare și consiliere fiscală clienților internaționali și naționali. 

Havel & Partners oferă un set complet de servicii de avertizare, inclusiv implementarea canalelor și proceselor de alertare și externalizarea primirii rapoartelor, evaluarea și gestionarea acestora.  

Unul dintre serviciile Havel & Partners este asigurarea implementării canalelor și proceselor de avertizare, pentru primirea și verificarea rapoartelor clienților săi. Compania acționează, de asemenea, ca parte responsabilă pentru primirea rapoartelor și gestionarea procesului de avertizare. 

Pentru mai multe informații despre gama completă de servicii de avertizare ale companiei, vă rugăm să vizitați site-ul web Havel & Partners. 

Despre autori

Robert Nešpůrek este unul dintre partenerii fondatori ai Havel & Partners și în prezent conduce grupul de practică comercial, IP și TMT al firmei. 

Michal Smrček este partener al Havel & Partners și este specializat în principal în compliance, servicii financiare și asigurări.