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5 consejos para gestionar las investigaciones internas 

5 tips on internal whistleblowing investigations.

Gestionar las investigaciones internas es crucial cuando se reciben denuncias de gran impacto y la empresa debe asegurarse de que responde correctamente. Es útil por tanto estar preparada con políticas, procedimientos y sistemas efectivos para investigar las denuncias de manera justa y rápida. Hemos resumido cinco pasos importantes que las empresas deben seguir al gestionar las investigaciones internas relacionadas con las denuncias de irregularidades. 

5 consejos para manejar las investigaciones internas:

  1. Reunir información 
  2. Establecer expectativas 
  3. Seleccionar un equipo de investigación 
  4. Ofrecer respuestas 
  5. Volver a contactar con el denunciante 

1. Reunir toda la información: hay que obtener la mayor información posible al comienzo de la investigación para determinar si la denuncia es realmente una irregularidad grave o algo que puede ser tratado por Recursos Humanos. Puedes hacerlo a través de un canal de denuncias online, un servicio de mensajería telefónica o incluso un buzón de correo físico. 

Una vez que se determine que se trata de una denuncia, revisa toda la información cuidadosamente y vuelve a evaluarla regularmente, ya que una denuncia podría provocar una afluencia de informes similares. 

2. Establecer expectativas: establecer expectativas puede evitar sentimientos negativos y que el denunciante tenga la impresión de que no se está haciendo nada. 

Lidiar con una denuncia puede llevar mucho tiempo, así que explícale al denunciante cómo responderás y como te comunicarás con el o ella. Informale acerca de cómo se gestionará la información y que puede permanecer confidencial. 

Tan pronto como tengas un plazo estimado para la investigación, informa al denunciante. Si es una empresa de la UE, el plazo debe cumplir con la Directiva Whistleblowing, y es de siete días para la confirmación de la recepción de la denuncia, y de tres meses para su resolución.  

3. Seleccionar un equipo: Decide quién estará involucrado en el equipo de investigación. ¿Será un equipo legal interno, el departamento de recursos humanos o de riesgos, o un colaborador externo?  

Por supuesto, cualquier persona potencialmente relacionada con la acusación no debe participar en la gestión de la investigación. Ten en cuenta que esto podría incluir a más personas de las que nombró el denunciante, y que la mala conducta también puede tener un alcance superior.  

4. Ofrecer respuesta y feedback: manten informado al denunciante sobre la investigación, el resultado y las acciones que se están tomando con el mayor detalle posible (teniendo en cuenta la confidencialidad). Esto ayuda al denunciante a ver que su queja se investigó a fondo, y le da confianza. Como decimos anteriormente, la Directiva Whistleblowing de la UE requiere que esto se haga dentro de los tres meses posteriores a la recepción de la denuncia.  

Mantén un registro de toda la información, los pasos tomados y las decisiones clave tomadas durante la investigación. Lo más importante es que tenga cuidado de proteger estos datos y mantener la confidencialidad, y también tener en cuenta las leyes locales relacionadas con la eliminación de datos personales. 

5. Contacto posterior: si el denunciante divulga su identidad, no olvides contactar con el o ella. De esta manera, conocerá cualquier posible represalia desde el principio y la detendrá. Los empleados deben sentirse libres de plantear cualquier inquietud sin represalias, y la empresa debe permanecer un lugar de trabajo seguro para todos los involucrados. 

Un canal de denuncias puede ayudar a la organización a recibir, procesar y comunicar sobre los casos de una manera bien estructurada, así como a guardar información y comunicarse de forma segura con el denunciante.  

El canal de denuncias de Whistlelink está diseñado para que, en primer lugar, sea fácil denunciar las irregularidades y en segundo lugar, para que la organización pueda gestionar los casos. Esto es, para ayudar a que las investigaciones se desarrollen sin problemas y en línea con la Directiva Whistleblowing de la UE

El módulo de gestión de casos ayuda a la organización a mantener toda la información del caso en un solo lugar y de forma segura. También admite conversaciones bidireccionales confidenciales entre la organización y el denunciante. Esto proporciona una solución simple para comunicar e informar al denunciante sin identificarlo. Además Whistlelink envía notificaciones a la organización cuando se acerca un plazo.  

Los partners de Whistlelink también pueden ayudar a las organizaciones con sus investigaciones. Para encontrar el partner adecuado para tu organización, consulta nuestra página Partner Arena

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