5 wskazówek dotyczących postępowania w przypadku wewnętrznych dochodzeń dotyczących zgłaszania naruszeń 

Gdy organizacja otrzymuje zgłoszenie whistleblowingowe, musi upewnić się, że zareaguje prawidłowo. Dlatego warto przygotować się za pomocą skutecznych zasad, procedur i systemów do rzetelnego i szybkiego badania zgłoszeń. 

Podsumowaliśmy pięć ważnych kroków, które firmy powinny podjąć podczas prowadzenia wewnętrznych dochodzeń w sprawach dotyczących zgłaszania nieprawidłowości. 

5 wskazówek dotyczących postępowania w przypadku dochodzeń w sprawie whistleblowingu obejmuje;

1. Zebranie informacji 
2. Ustalenie oczekiwań 
3. Wybranie zespołu dochodzeniowego 
4. Przekazanie opinii 
5. Sprawdzenie ponownie 

1. Zbierz wszystkie informacje:

Zbierz jak najwięcej informacji na początku dochodzenia, aby ustalić, czy roszczenie jest faktycznie sprawą informowania o nieprawidłowościach, czy czymś, czym może zająć się dział HR. Możesz to zrobić za pośrednictwem internetowego kanału zgłaszania nieprawidłowości, usługi przesyłania wiadomości telefonicznych lub nawet fizycznej skrzynki pocztowej. 

Po ustaleniu, że jest to sprawa whistleblowingowa, dokładnie przejrzyj wszystkie informacje i regularnie je ponownie oceniaj, ponieważ jedno roszczenie może wywołać napływ podobnych zgłoszeń. 

2. Ustal oczekiwania:

Określenie oczekiwań może zapobiec negatywnym odczuciom i sprawić, że sygnalista odniesie wrażenie, że nic się nie robi. 

Radzenie sobie ze zgłoszeniem może zająć dużo czasu, więc wyjaśnij sygnaliście, w jaki sposób będziesz przekazywał mu informacje, na przykład partiami, a nie każdą pojedynczą informację. Poinformuj ich, w jaki sposób informacje będą traktowane i że mogą pozostać w trybie poufnym. 

Jak tylko określisz szacowany czas trwania dochodzenia, poinformuj sygnalistę. Jeśli jesteś firmą w UE, powinno to być zgodne z dyrektywą UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości, która przewiduje 7 dni na potwierdzenie otrzymania zgłoszenia, a w ciągu 3 miesięcy informację zwrotną. 

3. Wybierz zespół:

Zdecyduj, kto będzie zaangażowany w zespół dochodzeniowy. Czy będzie to wewnętrzny zespół prawny, HR, dział ryzyka, czy zewnętrzny partner prawny? Każdy potencjalnie powiązany z zarzutem nie powinien oczywiście być zaangażowany w kierowanie dochodzeniem. Zwróć uwagę, że może to dotyczyć większej liczby osób, niż zostało wskazane przez sygnalistę, oraz że wykroczenie może mieć również szerszy zakres. 

4. Przekaż odpowiednią informację zwrotną:

Informuj sygnalistę o dochodzeniu, wyniku i podjętych działaniach, podając jak najwięcej szczegółów (mając na uwadze poufność). Pomoże to sygnaliście zobaczyć, że jego zgłoszenie zostało w pełni zbadane, co zmniejsza prawdopodobieństwo jakichkolwiek długoterminowych skarg. Jak wspomniano powyżej, dyrektywa UE w zakresie whistleblowing wymaga, aby zostało to zrobione w ciągu 3 miesięcy od otrzymania zgłoszenia.  

Zapisuj wszystkie informacje, podjęte kroki i kluczowe decyzje podjęte podczas dochodzenia. Przede wszystkim zadbaj o ochronę tych danych i zachowanie poufności, i bądź także świadomy wszelkich lokalnych przepisów dotyczących usuwania danych. 

5. Opieka:

Jeśli sygnalista podaje swoją tożsamość, nie zapomnij go sprawdzić. W ten sposób wcześnie zauważysz potencjalny odwet i położysz temu kres. Pracownicy muszą swobodnie zgłaszać wszelkie wątpliwości bez odwetu, zapewniając firmie bezpieczne miejsce pracy dla wszystkich zaangażowanych osób. 

Jak Whistlelink może pomóc 

System informowania o nieprawidłowościach może pomóc organizacji w otrzymywaniu, przetwarzaniu i informacjach zwrotnych na temat spraw w dobrze zorganizowany sposób, a także w przechowywaniu informacji i bezpiecznej komunikacji z sygnalistą. 

System zgłaszania nieprawidłowości (Whistlelink) został stworzony, aby po pierwsze ułatwić osobie dokonanie zgłoszenia, a po drugie, aby organizacja mogła zarządzać sprawami. Ma to pomóc w sprawniejszym przebiegu dochodzeń i zgodnie z dyrektywą UE w zakresie Whistleblowing. 

Moduł zarządzania sprawami pomaga organizacji przechowywać wszystkie zebrane informacje na temat sprawy w jednym miejscu i bezpiecznie. Obsługuje również poufne dwukierunkowe rozmowy między organizacją a sygnalistą. Zapewnia to proste rozwiązanie umożliwiające przekazywanie informacji zwrotnych bez identyfikowania osoby zgłaszającej przypadki naruszenia, a Whistlelink ostrzega organizację o zbliżającym się terminie. 

Co więcej, partnerzy Whistelink mogą pomóc organizacjom w prowadzeniu dochodzeń. Aby znaleźć partnera odpowiedniego dla Twojej organizacji, odwiedź naszą Partner Arena.