5 conseils pour gérer les enquêtes internes de lancement d’alerte 

Lorsqu’une organisation reçoit un lancement d’alerte, elle doit s’assurer qu’elle y répond correctement. Il est donc utile d’être préparé avec des politiques, des procédures et des systèmes efficaces pour enquêter sur les signalements de manière équitable et rapide. 

Nous avons résumé cinq étapes importantes que les entreprises doivent suivre lorsqu’elles traitent des enquêtes internes sur des cas de lancement d’alerte. 

5 conseils pour gérer les enquêtes de lancement d’alerte ; 

1. Recueillir des informations 
2. Définissez les attentes 
3. Sélectionnez une équipe d’enquête 
4. Donnez votre avis 
5. Retour d’information 

1. Rassemblez toutes les informations : obtenez autant d’informations que possible au début de l’enquête pour déterminer si la réclamation est bien une affaire de lancement d’alerte ou quelque chose qui peut être traité par les RH. Vous pouvez le faire via un système de lancement d’alerte en ligne, un service de messagerie téléphonique ou même une boîte aux lettres physique. 

Une fois qu’il est déterminé qu’il s’agit d’une affaire de lancement d’alerte, examinez attentivement toutes les informations et réévaluez-les régulièrement, car une réclamation pourrait déclencher un afflux de signalements similaires. 

2. Définissez des attentes : définir des attentes peut empêcher les sentiments négatifs et le lanceur d’alerte d’avoir l’impression que rien n’est fait. 

Le traitement d’un signalement peut prendre beaucoup de temps, alors expliquez au lanceur d’alerte comment vous réagirez à l’information, par exemple par lots plutôt qu’à chaque message individuel. Faites-leur savoir comment les informations seront traitées et qu’elles peuvent rester confidentielles. 

Dès que vous disposez d’un délai estimé pour l’enquête, informez-en le lanceur d’alerte. Si vous êtes une entreprise dans l’UE, cela doit être conforme à la directive européenne sur le lancement d’alerte, qui est de sept jours pour l’accusé de réception de l’alerte, et de trois mois pour les commentaires. 

3. Sélectionnez l’équipe : Décidez qui sera impliqué dans l’équipe d’enquête. S’agira-t-il d’une équipe juridique interne, d’un département des ressources humaines ou des risques, ou d’un partenaire juridique externe ? Toute personne potentiellement liée à l’allégation ne devrait, bien sûr, pas être impliquée dans la gestion de l’enquête. Notez que cela peut inclure plus de personnes que celles nommées par le lanceur d’alerte, et que l’inconduite peut également avoir une portée plus large. 

4. Donnez un retour d’information approprié : Tenez le lanceur d’alerte informé de l’enquête, des résultats et des mesures prises avec autant de détails que possible (en gardant à l’esprit la confidentialité). Cela aide le lanceur d’alerte à voir que son rapport a fait l’objet d’une enquête approfondie, ce qui rend tout grief à long terme moins probable. Et comme mentionné ci-dessus, la directive européenne sur le lancement d’alerte exige que cela soit fait dans les trois mois suivant la réception du rapport. 

Conservez une trace de toutes les informations, des mesures prises et des principales décisions prises au cours de l’enquête. Plus important encore, veillez à protéger ces données et à en préserver la confidentialité, et soyez également au courant de toutes les lois locales relatives à la suppression des données. 

5. Suivi : Si le lanceur d’alerte permet de connaître son identité, n’oubliez pas de le vérifier. De cette façon, vous remarquerez très tôt toute représaille potentielle et y mettrez un terme. Les employés doivent se sentir libres de faire part de leurs préoccupations sans représailles, afin que l’entreprise reste un lieu de travail sûr pour toutes les personnes impliquées. 

Comment Whistlelink peut vous aider 

Un système de lancement d’alerte peut aider une organisation à recevoir, traiter et commenter les cas de manière bien structurée, ainsi qu’à stocker des informations et à communiquer en toute sécurité avec le lanceur d’alerte. 

Le système de lancement d’alerte Whistlelink est conçu pour, d’une part, simplifier le signalement d’une personne et, d’autre part, permettre à l’organisation de gérer les cas. Il s’agit d’aider les enquêtes à se dérouler plus facilement et conformément à la directive européenne sur le lancement d’alerte. 

Le module de gestion de cas aide une organisation à conserver toutes les informations recueillies sur un cas en un seul endroit et en toute sécurité. Il prend également en charge les conversations bidirectionnelles confidentielles entre l’organisation et le lanceur d’alerte. Cela fournit une solution simple pour donner un retour d’information sans identifier le lanceur d’alerte, et Whistlelink alerte l’organisation lorsqu’une échéance approche. 

De plus, les partenaires de Whistelink peuvent aider les organisations dans leurs enquêtes. Pour trouver un partenaire adapté à votre organisation, n’hésitez pas à consulter notre Partner Arena.