5 consigli per la gestione delle indagini whistleblowing 

Quando un’organizzazione riceve una segnalazione whistleblowing deve assicurarsi che risponda correttamente. È necessario essere pronti con policy, procedure e sistemi efficaci per effettuare indagini whistleblowing in modo equo e tempestivo. 

Abbiamo riassunto cinque passaggi importanti che le aziende dovrebbero adottare quando gestiscono le indagini whistleblowing interne sui casi segnalati. 

I 5 suggerimenti includono: 

1. Raccogliere tutte le informazioni  
2. Definire le aspettative 
3. Selezionare una squadra investigativa 
4. Fornire un feedback adeguato 
5. Controllare periodicamente 

1. Raccogliere tutte le informazioni:

Ottieni quante più informazioni possibili all’inizio dell’indagine per determinare se il reclamo è effettivamente una denuncia whistleblowing o qualcosa che può essere affrontato dalle risorse umane. Puoi farlo tramite un sistema di segnalazione online, un servizio di messaggistica telefonica o persino una cassetta postale fisica. 

Una volta stabilito che si tratta di una denuncia whistleblowing, rivedi attentamente tutte le informazioni e rivalutale regolarmente, perché una sola affermazione potrebbe innescare un afflusso di segnalazioni simili. 

2. Definire le aspettative:

La definizione delle aspettative può prevenire sentimenti negativi ed evitare che il segnalante abbia l’impressione che non si stia facendo nulla. 

La gestione di una segnalazione può richiedere molto tempo, quindi spiega al segnalante come risponderai alle informazioni, ad esempio in batch anziché in ogni singolo messaggio. Fai sapere loro come verranno gestite le informazioni e che rimarranno riservate. 

Non appena si dispone di un periodo di tempo stimato per l’indagine, informare il segnalante. Se sei un’azienda europea, questo processo dovrebbe essere conforme alla Direttiva UE sul whistleblowing, la quale prevede sette giorni per la conferma della ricezione della segnalazione e tre mesi per il feedback successivo. 

3. Selezionare la squadra:

Decidi chi sarà coinvolto nella squadra investigativa. Sarà un team legale interno, un reparto delle risorse umane o un partner legale esterno? Chiunque sia potenzialmente collegato all’accusa non dovrebbe, ovviamente, essere coinvolto nella gestione dell’indagine. Si noti che questo potrebbe includere più persone di quelle nominate dal whistleblower e che la cattiva condotta potrebbe anche avere una portata più ampia. 

4. Fornire un feedback adeguato:

Tenere informato il segnalante dell’indagine, dell’esito e delle azioni intraprese con il maggior numero di dettagli possibile (tenendo presente la riservatezza). Questo aiuta il whistleblower a percepire che la sua segnalazione è stata completamente indagata, rendendo meno probabile qualsiasi lamentela a lungo termine. E come accennato in precedenza, la Direttiva UE sulle segnalazioni di irregolarità richiede che ciò avvenga entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione. 

Tenere un registro di tutte le informazioni, i passi intrapresi e le decisioni chiave prese durante l’indagine. Soprattutto, fare attenzione a proteggere questi dati e mantenere la riservatezza, e anche essere a conoscenza di eventuali leggi locali relative all’eliminazione dei dati. 

5. Controllare periodicamente:

Se il segnalante rivela la sua identità, non dimenticare di assicurarti periodicamente che tutto vada bene. In questo modo noterai subito qualsiasi potenziale ritorsione e la fermerai. I dipendenti devono sentirsi liberi di sollevare qualsiasi dubbio senza ritorsioni, mantenendo l’azienda un luogo di lavoro sicuro per tutti i soggetti coinvolti. 

Come può aiutare Whistlelink 

Il sistema di segnalazione di Whistlelink può aiutare un’organizzazione a ricevere, elaborare e rispondere alle segnalazioni in modo ben strutturato, nonché a memorizzare informazioni e comunicare in modo sicuro con il whistleblower.

Il sistema di segnalazione Whistlelink è stato creato per semplificare in primo luogo la segnalazione da parte del segnalatore e, in secondo luogo, per aiutare le organizzazioni nella gestione dei casi.  

Il nostro gestionale aiuta le organizzazioni a conservare tutte le informazioni raccolte in merito a una segnalazione e supporta anche conversazioni riservate tra l’organizzazione e il whistleblower.  

Inoltre, i partner di Whistelink possono aiutare le organizzazioni nelle indagini. Per trovare un partner adatto alla tua organizzazione, dai un’occhiata alla nostra Partner Arena.