5 tips för att hantera intern utredning av visselblåsning 

När en organisation emottar en visselblåsarrapport måste man se till att reagera på ett korrekt sätt. Det hjälper om man är förberedd med effektiva policys, processer och system för att utreda rapporterna direkt och på ett rättvist sätt.  Vi har sammanfattat fem viktiga steg som organisationen bör beakta när man utför intern utredning av visselblåsning och visselblåsarrapporter.  

De fem stegen för att hantera utredning av visselblåsning omfattar: 

1. Samla information 
2. Tydliggör förväntningarna 
3. Utse ett utredningsteam 
4. Ge återkoppling 
5. Håll kontakten 

1. Samla in all information:

Se till att få så mycket information som möjligt i början av utredningen för att kunna avgöra om ärendet faktiskt är visselblåsning eller om det är något som HR-avdelningen kan hantera. Du kan samla in information via ett online visselblåsarsystem, telefon- eller meddelandeservice eller till och med en fysisk postlåda.  

När det väl är avgjort att det rör sig om ett visselblåsningsärende, ska man granska all information noga och omvärdera det regelbundet. Ett ärende kan nämligen ge upphov till ett inflöde av liknande rapporter.  

Läs mer: 6 tips för att implementera ett visselblåsarsystem

2. Tydliggör förväntningarna:

Att ha tydliga förväntningar kan förhindra negativa känslor och att visselblåsaren får intrycket att ingenting händer.  

Att ta hand om en rapport kan ta lång tid, så förklara för visselblåsaren hur man kommer att reagera på informationen. Det kan till exempel ske så att man utreder flera rapporter på samma gång, i stället för individuellt. Låt visselblåsaren veta hur man kommer att hantera informationen, och att den kommer att förbli konfidentiell. 

Genast när ni har en uppskattad tidsram för utredningen ska ni informera visselblåsaren. Om ni är ett företag inom EU bör detta ske i enlighet med EU:s visselblåsardirektiv, vilket är sju dagar för att bekräfta mottagande av rapporten och feedback inom tre månader.  

Läs mer: Därför är interna rapportsystem så viktiga

3. Utse ett team:

Bestäm vem som ska vara en del av teamet som ska hantera intern utredning av visselblåsning. Ska det vara ett in-house juristteam, HR, en avdelning för utvärdering av risker eller en extern, juridisk partner? Alla som potentiellt kan ha anknytning till anmälan ska naturligtvis vara undantagna från utredningen. Notera att det kan röra sig om fler personer än de som visselblåsaren namngett, och att missförhållandet också kan vara av större omfattning.  

Läs mer: Vad man bör tänka på när man hanterar rapporter om visselblåsning

4. Ge rätt återkoppling:

Se till att hålla visselblåsaren informerad om utredningen, resultaten och vilka åtgärder man kommer att vidta. Inkludera så många detaljer som möjligt men tänk på sekretessen. Det hjälper visselblåsaren att se att deras rapport blev helt utredd och minskar risken för missnöje på lång sikt. Som vi nämnde här ovan, kräver EU:s visselblåsardirektiv att det ska ske inom tre månader från mottagande av rapporten.  

Dokumentera all information och alla steg i processen samt de viktigaste besluten man fattade under utredningen. Allra viktigast är att se till att skydda all data och upprätthålla sekretessen. Beakta också eventuella lokala lagar som reglerar radering av data.  

5. Håll kontakten:

Om visselblåsaren godkänt att hens identitet blir känd får man inte glömma att stämma av med dem senare. På så sätt får man tidigt kännedom om potentiella repressalier och kan sätta stopp för dem. Anställda måste känna sig fria att ta upp alla problem utan rädsla för repressalier. På så vis ser man till att företaget är en säker arbetsplats för alla.  

Läs mer: Så kan du uppmuntra medarbetare att våga rapportera om oegentligheter

Whistlelink kan hjälpa er 

Ett visselblåsarsystem kan hjälpa en organisation med ärendemottagning, process och återkoppling i ärenden på ett välstrukturerat sätt. Dessutom kan man lagra information och kommunicera med visselblåsaren på ett säkert sätt.  

Whistlelinks visselblåsarsystem är först och främst byggt för att göra det enkelt för en person att lämna in sin rapport, och för att hjälpa organisationen hantera ärendena. Systemet gör att utredningarna blir lättare, och i linje med den svenska visselblåsarlagen.  

Ärendehanteringsmodulen hjälper organisationen att hålla all insamlad information angående ett ärende säker, och på samma plats. Den stöder också konfidentiell tvåvägskonversation mellan organisationen och visselblåsaren. Det skapar en enkel lösning för att ge återkoppling utan att identifiera visselblåsaren, och Whistlelink påminner också organisationen när en deadline närmar sig.  

Dessutom kan Whistlelinks partners hjälpa organisationer med intern utredning av visselblåsning och visselblåsarrapporter. För att hitta en lämplig partner för er organisation kan ni se närmare på vår Partner-arena.