5 sfaturi pentru gestionarea investigațiilor interne 

Când o organizație primește o avertizare de integritate, trebuie să se asigure că răspunde corect. Prin urmare, ar trebui sa fiți pregătiți cu politici, proceduri și sisteme eficiente pentru a desfășura investigații interne în mod corect și prompt. 

Am rezumat cinci pași importanți pe care companiile ar trebui să-i urmeze atunci când gestionează investigațiile interne ale cazurilor de avertizare.  

5 sfaturi pentru a gestiona investigațiile interne: 

1. Adunați informații 
2. Stabiliți așteptările corecte 
3. Selectați o echipă de investigație 
4. Oferiți feedback 
5. Comunicați cu avertizorul 

1. Adunați toate informațiile:

Obțineți cât mai multe informații cu putință la începutul investigației pentru a determina dacă reclamația este de fapt o chestiune de avertizare de integritate sau ceva care poate fi tratat de HR. Puteți face acest lucru printr-un sistem de avertizare online, un serviciu de mesagerie telefonică sau chiar o cutie poștală fizică. 

Odată ce s-a stabilit că este o avertizare de integritate, examinați cu atenție toate informațiile și reevaluați-le în mod regulat, deoarece o avertizare ar putea declanșa un aflux de rapoarte similare. 

2. Stabiliți așteptările corecte:

Claritatea cu privire la așteptările corecte poate preveni impresia avertizorului că nu se ia nicio măsură cu privire la informațiile trimise.  

Gestionarea unui raport poate dura mult timp, așa că explicați avertizorului cum veți răspunde mesajelor, de exemplu în loturi, mai degrabă decât fiecărui mesaj individual. Spuneți-le cum vor fi gestionate informațiile și că acestea pot rămâne confidențiale. 

De îndată ce aveți un interval de timp estimat pentru investigație, informați avertizorul. Dacă sunteți o companie din UE, atunci termenul ar trebui să fie în conformitate cu Directiva UE privind avertizarea de integritate, fiind de șapte zile pentru confirmarea primirii raportului, și de trei luni pentru feedback. 

3. Selectați echipa:

Decideți cine va face parte din echipa de investigații interne. Va fi o echipă juridică din companie, departamentul de resurse umane sau de risc, sau un partener juridic extern? Oricine care poate avea legătură cu acuzația ar trebui, desigur, să nu fie implicat în gestionarea anchetei. Rețineți că acest lucru ar putea include mai multe persoane decât cele numite de către avertizor și că abaterea poate avea, de asemenea, un domeniu de aplicare mai larg. 

4. Oferiți feedback adecvat:

Informați avertizorul cu privire la desfășurarea investigațiilor interne, rezultatul și acțiunile întreprinse cu cât mai multe detalii posibil (ținând cont de confidențialitate). Acest lucru îl ajută pe avertizor să vadă că plângerea a fost investigată pe deplin, ceea ce face ca orice nemulțumire pe termen lung să fie mai puțin probabilă. Și, după cum s-a menționat mai sus, Directiva UE pentru Whistleblowing impune ca acest lucru să se facă în termen de trei luni de la primirea raportului. 

Păstrați o evidență a tuturor informațiilor, a pașilor urmați și a deciziilor luate în timpul investigației. Cel mai important, aveți grijă să protejați aceste date și să păstrați confidențialitatea și, de asemenea, să fiți conștienți de legislația locală referitoare la ștergerea datelor. 

5. Comunicare ulterioară:

Dacă avertizorul își divulgă identitatea, nu uitați să îl contactați mai târziu. În acest fel, veți observa din timp orice potențiale represalii și veți lua măsuri. Angajații trebuie să se simtă liberi să adreseze orice nelămurire sau plângere,  fără represalii, păstrând compania un loc de muncă sigur pentru toți cei implicați. 

Cum poate ajuta Whistlelink 

Un sistem de avertizare de integritate poate ajuta organizația să primească, să proceseze și să ofere feedback cu privire la cazuri într-un mod bine structurat, ajutând investigațiile interne, precum și să stocheze informații și să comunice în siguranță cu avertizorul.  

Canalul de avertizare Whistlelink este construit în primul rând pentru a simplifica avertizarea de integritate, și, în al doilea rând, pentru ca facilita investigațiile interne. Acest lucru facilitează o mai bună gestionare a cazurilor în conformitate cu Directiva UE privind avertizarea de integritate.  

Modulul de gestionare a cazurilor ajută organizația să păstreze toate informațiile referitoare la un caz într-un singur loc și în siguranță. De asemenea, permite conversații confidențiale bidirecționale între organizație și avertizor. Aceasta reprezintă o soluție simplă pentru a oferi feedback fără a identifica avertizorul, iar Whistlelink alertează organizația atunci când se apropie un termen limită. 

În plus, partenerii Whistelink pot ajuta organizațiile cu investigațiile interne. Pentru a găsi un partener potrivit pentru organizația dvs., consultați Partner Arena.