Liste de contrôle pour la gestion des rapports de signalement

Lorsqu’elles traitent des rapports de lancement d’alerte, les organisations doivent aborder le processus avec le plus grand soin et la plus grande attention aux détails. Une mauvaise gestion de ces rapports peut avoir de graves conséquences, notamment des répercussions juridiques et une atteinte à la réputation de l’organisation. Pour garantir un traitement adéquat et efficace des rapports de de lancement d’alerte, voici les principales considérations à prendre en compte lors de la gestion des rapports de signalement :

S’assurer que :

• L’entreprise ou l’organisation a mis en place des canaux de signalement officiels (à la fois verbaux et écrits) que tous les employés connaissent et savent utiliser.
  
  
• Les solutions sont sécurisées, anonymes et facilement accessibles.
  
  
• La politique de l’organisation en matière de dénonciation est facilement accessible. En outre, vérifiez que tous les employés connaissent la politique et la procédure de gestion des rapports de signalement au sein de l’organisation.
  

N’oubliez pas de

• Toujours traiter le lanceur d’alerte avec respect. La soumission d’un rapport de dénonciation peut être un défi pour un employé loyal et apprécié, alors exprimez votre appréciation pour sa décision de maintenir l’intégrité.
  
  
• Aborder le rapport du lanceur d’alerte de manière objective. Abstenez-vous d’avoir des idées préconçues et efforcez-vous de faire la distinction entre les faits et les opinions.
  
  
• Si le signalement a lieu verbalement ou au cours d’une réunion physique, laissez le lanceur d’alerte s’exprimer sans l’interrompre. Vous pouvez demander des éclaircissements si nécessaire, mais concentrez-vous sur l’écoute sans jugement et prenez des notes détaillées.
  
  
• Toutes les plaintes ne constituent pas des dénonciations. Évaluez si la question est appropriée pour le canal de signalement ou s’il s’agit d’un grief personnel qui doit être traité par le service des ressources humaines de l’entreprise.
  
  
• Si le rapport nécessite une enquête plus approfondie, confiez-la à la personne ou au service approprié et affectez les ressources et l’expertise en conséquence.
  
  
• Rappelez à la personne responsable qu’elle doit fournir au lanceur d’alerte un retour d’information sur l’enquête dans un délai de trois mois. Discutez du type de retour d’information possible.

• Si l’enquête ne confirme pas le rapport du lanceur d’alerte, envisagez de partager le résultat avec le lanceur d’alerte pour faciliter l’acceptation du résultat.

Informez le lanceur d’alerte que :

• Son identité restera confidentielle, bien qu’il puisse y avoir des cas où la divulgation de son identité est légalement obligatoire.
  
  
• Il a le droit de demander un conseil juridique indépendant, par exemple auprès des experts internes de l’entreprise ou par l’intermédiaire de son syndicat s’il en est membre.
  
  
• Ils ont le droit d’être informés des résultats de l’enquête. Conformément à la législation sur les signalements, le retour d’information doit se faire dans les trois mois suivant la réception du rapport. Toutefois, il convient de noter que toutes les informations ne peuvent pas être partagées pour des raisons valables (par exemple, les informations sensibles ou les données de tiers).
  
  
• Si le lanceur d’alerte subit des représailles au sein de l’organisation, il doit être encouragé à les signaler rapidement.
  

Lors de la gestion des rapports de signalement, il convient d’éviter :

• D’exercer des représailles à l’encontre des employés qui ont choisi de soumettre un rapport de dénonciation. L’objectif premier de la directive européenne sur les signalements est de renforcer la protection des lanceurs d’alerte contre les représailles de l’employeur. Les lois nationales sur le lancement d’alerte comprennent des dispositions prévoyant des dommages-intérêts pour les employeurs qui enfreignent cette directive.
  
  
• Tenter de dissimuler ou d’écarter les preuves d’une mauvaise conduite, d’un comportement inacceptable ou d’autres problèmes révélés dans les rapports des lanceurs d’alerte. Ignorer un lanceur d’alerte est illégal et de telles actions peuvent gravement nuire à la réputation de l’entreprise.
  
  
• Même si vous estimez que le rapport est infondé, abstenez-vous de réagir négativement aux préoccupations relatives à la santé et à la sécurité. Il est essentiel que les employés soient convaincus que leur santé et leur sécurité sont prises au sérieux.
  
  

En conclusion, la gestion des rapports de signalement exige un équilibre délicat entre transparence, confidentialité et diligence. Les organisations doivent donner la priorité à la mise en place de canaux de signalement sécurisés et veiller à ce que leurs politiques de dénonciation soient connues et accessibles à tous les employés. Il est primordial de traiter les lanceurs d’alerte avec respect, objectivité et confidentialité tout au long du processus. Enquêter rapidement sur les signalements, fournir un retour d’information dans un délai raisonnable et protéger les lanceurs d’alerte contre les représailles sont des étapes essentielles pour favoriser une culture d’intégrité et de responsabilité au sein d’une organisation.

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