Rispondere a una segnalazione whistleblowing richiede accuratezza ed alcuni errori possono essere facilmente commessi. La corretta gestione di un problema è fondamentale per ottenere un risultato positivo o mitigare un possibile danno già verificatosi.
FARE:
- Tratta il tuo dipendente con rispetto e sensibilità. I segnalanti sono spesso membri stimati del personale. Sollevare una preoccupazione può essere molto stressante per loro, quindi hanno fatto un grande passo nel farsi avanti.
- Assicurati che la tua azienda disponga di un canale di segnalazione ufficiale che i dipendenti possano utilizzare, in modo che si sentano al sicuro e liberi di segnalare eventuali problemi.
- Segui la policy whistleblowing della tua azienda e assicurati che i tuoi dipendenti la conoscano e che ne dispongano di una copia.
Consiglio di lettura > Come aiutare i dipendenti a comprendere la vostra policy whistleblowing
- Ascolta attivamente, senza giudicare, e prendi appunti. Chiedi chiarimenti dove necessario e assicurati di valutare se il problema è una denuncia o un reclamo personale. Cerca di distinguere tra fatti e opinioni.
- Rassicura il tuo dipendente che la sua identità può essere mantenuta riservata, ma che alcune situazioni legali potrebbero richiederne la divulgazione. Assicurati che siano a consapevoli di poter richiedere una consulenza legale indipendente, dal consulente della tua azienda o tramite un fornitore indipendente (per esempio. come l’organizzazione benefica Protect con sede nel Regno Unito).
- Potrebbe essere necessario avviare un’indagine sul reclamo: assicurati di designare il livello appropriato di risorse e competenze.
- Rassicurare il segnalante che può aspettarsi di essere informato dell’esito dell’indagine, ma anche sottolineare che ciò potrebbe non essere possibile (ad es. altri dati personali potrebbero essere sensibili);
- Ricordare al gestore della segnalazione che il segnalante dovrebbe ricevere un feedback. Decidi quando e quale dovrebbe essere questo feedback, nonché chi lo fornirà. La legge UE sul Whistleblowing richiede che il feedback avvenga entro 3 mesi.
NON FARE:
- Qualunque cosa tu faccia, non punire il tuo dipendente per aver segnalato le sue preoccupazioni. Molti paesi offrono una protezione speciale per i segnalanti contro qualsiasi ritorsione da parte del loro datore di lavoro. Questo è l’obiettivo principale della direttiva UE sul whistleblowing e il requisito della legge sul whistleblowing degli Stati membri.
- Le rappresaglie sono negative non solo per motivi di pubbliche relazioni, ma possono anche comportare reclami contro l’azienda. Ricorda al tuo dipendente che se dovesse subire ritorsioni, dovrebbe segnalartelo il prima possibile.
- Non permettere alle tue emozioni, o qualsiasi opinione che potresti avere sul dipendente, di offuscare il tuo giudizio quando ascolti la sua denuncia di whistleblowing.
- Non nascondere le preoccupazioni sotto il tappeto. A parte le ovvie conseguenze negative, ignorare un segnalante potrebbe essere una violazione della legge.
- Allo stesso modo, non cercare di nascondere alcuna prova di cattiva condotta o comportamento inaccettabile.
- Se la preoccupazione del dipendente non ha effettivamente a che fare con il whistleblowing, gestisci comunque la situazione con sensibilità e integrità. Allo stesso modo, se il reclamo si rivela infondato, non punire o giudicare il dipendente: potrebbe aver avuto buoni motivi per le sue preoccupazioni. Ricorda che il whistleblowing può salvare vite umane, quindi non scoraggiare nessuno dal segnalare i propri sospetti. Se l’indagine non fornisce alcun supporto per la loro richiesta, fornire molti dettagli al segnalante può aiutarlo ad accettare l’esito.
- Non reagire negativamente a qualsiasi preoccupazione relativa alla salute o alla sicurezza, anche se ritieni che il reclamo non sia valido. I dipendenti devono sempre essere sicuri che la sicurezza di tutti sia presa sul serio.
Consiglio! Se sei un’organizzazione nell’UE con oltre 50 dipendenti, devi implementare un canale per gestire le segnalazioni whistleblowing. Dai un’occhiata ai requisiti della Direttiva UE sul Whistleblowing.
Se stai già pensando di implementare un processo di denuncia nella tua organizzazione e desideri saperne di più sulle migliori pratiche, contattaci e saremo felici di aiutarti.
