Jak Knowmad Mood usprawnił wewnętrzne raportowanie i sygnalizowanie nieprawidłowości dzięki Whistlelink
Knowmad Mood jest wiodącym dostawcą usług IT specjalizującym się w transformacji cyfrowej, platformach korporacyjnych i zaawansowanym doradztwie technologicznym. Firma łączy talent, technologię i wiedzę biznesową, aby zapewnić wysoką wydajność w obliczu złożonych wyzwań rynkowych, koncentrując się na innowacjach i zrównoważonym rozwoju. Zatrudniając prawie 3000 specjalistów i będąc obecnym w Europie, Stanach Zjednoczonych, Ameryce Łacińskiej i Afryce (za pośrednictwem spółki zależnej w Maroku), Knowmad Mood wspiera innowacyjne projekty na dużą skalę w różnych sektorach. Spółka jest notowana na hiszpańskiej giełdzie papierów wartościowych w segmencie BME Growth.
W sektorze, w którym zaufanie klientów, poufność i zgodność z przepisami są najważniejsze, Knowmad Mood dostrzegł potrzebę bezpiecznego rozwiązania do automatyzacji wewnętrznych procesów raportowania. Celem było umożliwienie pracownikom bezpiecznego zgłaszania wątpliwości – niezależnie od ich lokalizacji lub obsługiwanego klienta – poprzez wdrożenie wielofunkcyjnego, wielojęzycznego kanału raportowania. Firma Whistlelink została wybrana jako idealny partner, oferujący solidny i zgodny z przepisami system zgłaszania nieprawidłowości dostosowany do specyficznych potrzeb doradztwa IT i świadczenia usług.
Wyzwanie: Poufność, zgodność z przepisami i złożoność środowisk IT
Jako międzynarodowa firma świadcząca usługi IT, Knowmad Mood działa w dynamicznym i ryzykownym środowisku, które stwarza wyjątkowe wyzwania w zakresie sygnalizowania nieprawidłowości:
Bezpieczeństwo danych i poufność klientów – pracownicy potrzebowali zaufanego sposobu zgłaszania niewłaściwego wykorzystania danych, potencjalnych naruszeń lub niewłaściwego przetwarzania danych klientów, przy jednoczesnym zabezpieczeniu zobowiązań umownych.
Praca zdalna i projektowa – ponieważ pracownicy i konsultanci Knowmad Mood często pracują poza siedzibą firmy, zdalnie lub w napiętych terminach, dyskretne i anonimowe kanały raportowania były niezbędne, aby zapewnić przejrzystość bez obawy przed represjami.
Nadzór osób trzecich – Jako integrator systemów, Knowmad Mood współpracuje z podwykonawcami, dostawcami i partnerami technologicznymi, co sprawia, że aktywne monitorowanie zachowań zewnętrznych jest niezbędne.
Zgodność z przepisami obowiązującymi w wielu jurysdykcjach – prowadzenie działalności w UE, USA, Ameryce Łacińskiej i Afryce wymagało systemu zgodnego z RODO i lokalnymi przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów, zapewniającego zgodność z prawem i spójność we wszystkich regionach, w których firma prowadzi działalność.
Rozwiązanie Whistlelink: Skalowalne, bezpieczne i w pełni zgodne z przepisami
Knowmad Mood wdrożyła platformę Whistlelink do zgłaszania nieprawidłowości, aby stworzyć bezpieczne, anonimowe i zgodne z przepisami środowisko raportowania. Kluczowe funkcje obejmowały:
✔️ Dostęp przyjazny dla urządzeń mobilnych - Łatwe zgłaszanie problemów z dowolnego miejsca lub urządzenia.
Poufne i anonimowe – szyfrowane zgłoszenia chronią tożsamość i sprzyjają bezpiecznemu zgłaszaniu.
✔️ Wiadomości głosowe - Bezpieczne wypowiadanie się dzięki alternatywie dla raportów pisanych na maszynie.
✔️ Inteligentne narzędzia do obsługi spraw - dostęp oparty na rolach, dzienniki audytu i przypomnienia zapewniają spójną obsługę.
✔️ Zgodność z prawem - zgodność z RODO i przepisami dotyczącymi informowania o nieprawidłowościach w różnych regionach.
Wdrożenie i wyniki: Budowanie zaufania wśród rozproszonych pracowników
Wdrożenie było prowadzone przez zespoły ds. zgodności i HR Knowmad Mood, przy silnym wsparciu ze strony zarządu firmy i ekspertów ds. onboardingu Whistlelink. Inicjatywa przyniosła kilka kluczowych rezultatów:
Większe zaufanie do raportowania – pracownicy we wszystkich regionach Knowmad Mood Group czują się teraz bardziej komfortowo zgłaszając obawy, szczególnie te dotyczące ryzyka związanego z klientem lub wewnętrznych wykroczeń.
Zgodność z przepisami – rozwiązanie spełnia standardy regulacyjne w każdym z krajów operacyjnych firmy, przygotowując Knowmad Mood do audytów i inspekcji.
Silniejsza kultura etyki, przejrzystości i zarządzania – widoczność i kontrola oferowane przez narzędzia do zarządzania sprawami Whistlelink pomagają Knowmad Mood wzmocnić kulturę przejrzystości i odpowiedzialności etycznej, a także zwiększyć zgodność z przepisami wśród wszystkich pracowników.
Zmniejszona ekspozycja na ryzyko – terminowe i anonimowe raportowanie umożliwia wcześniejszą interwencję i ograniczenie ryzyka, chroniąc zarówno wewnętrzne zespoły, jak i relacje z klientami i dostawcami.
"Whistlelink pomógł nam wzmocnić naszą wewnętrzną kulturę raportowania, promować zgodność z przepisami i etyczne zachowanie oraz ujednolicić nasze praktyki w całej Knowmad Mood Group. Daje naszym pracownikom pewność, że ich obawy zostaną wysłuchane, potraktowane poważnie i z należytą starannością".
- Alberto Hernández, dyrektor ds. prawnych i członek komitetu ds. zgodności, Knowmad Mood
Kluczowe wnioski: Zgłaszanie nieprawidłowości w sektorze IT
Doświadczenie Knowmad Mood pokazuje, w jaki sposób firmy IT mogą skutecznie stawiać czoła wyzwaniom związanym ze zgłaszaniem nieprawidłowości:
✔️ Priorytetem są bezpieczne, anonimowe narzędzia, które działają w środowiskach hybrydowych i lokalnych.
✔️ Korzystaj z ustrukturyzowanego zarządzania sprawami, aby zapewnić spójną i zgodną z przepisami obsługę.
✔️ Buduj zaufanie, umożliwiając raportowanie bez obaw, nawet w warunkach wysokiej presji.
✔️ Wybierz rozwiązanie, które skaluje się w różnych regionach geograficznych i systemach prawnych.
Chcesz dowiedzieć się więcej o Whistlelink?
Whistlelink zapewnia bezpieczne, zgodne z RODO rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości zaprojektowane dla nowoczesnych organizacji. Dzięki anonimowym zgłoszeniom, wielojęzycznemu dostępowi i zaawansowanej obsłudze spraw, Whistlelink pomaga dostawcom usług IT budować kulturę przejrzystości i zaufania.
