Jak zachować zgodność z Ustawą o ochronie sygnalistów?
Wpis gościnny r.pr. Błażeja Wągiela, partnera kancelarii prawnej IPSO Legal.
Czy nagradzać sygnalistów? Kilka słów o systemach zachęt do zgłoszeń wewnętrznych.
Jedną ze zmian, które wprowadza trzecia odsłona projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa jest obowiązek uwzględnienia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych systemu. Innymi słowy systemu zachęt dla sygnalistów do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.
Chodzi o rozwiązania, które spowodują że sygnalista w pierwszej kolejności podejmie decyzję o dokonaniu zgłoszenia za pomocą kanałów wewnętrznych. Dzięki temu naruszenia zostaną wyjaśnione w ramach organizacji, a naruszenie nie zostanie zgłoszone na zewnątrz lub ujawnione publicznie. Co istotne, to od danej organizacji będzie zależeć jaką formę zachęt zastosuje.
Myślisz, że gratyfikacje finansowe, to najskuteczniejszy sposób zachęty do zgłaszania nieprawidłowości? Nic bardziej mylnego! Jeśli sygnalista będzie miał obawy dotyczące np. działań odwetowych lub rozpoznania sprawy przez komórkę wewnętrzną – takie gratyfikacje nie będą dla niego atrakcyjne.
Nie trzeba nikomu tłumaczyć, że ustanowienie działającego systemu zachęt jest korzystne– zgłaszanie nieprawidłowości na zewnątrz (do mediów lub organów państwowych) może być niebezpieczne zarówno dla organizacji, jak i samego sygnalisty.
Dwojaki stosunek do sygnalistów może sprawić, że nawet przy zapewnieniu im stosownej ochrony prawnej, mogą oni spotkać się z „subtelnymi” działaniami odwetowymi takimi jak np.: unikanie przez współpracowników, zwiększoną kontrolą pracy czy zwyczajnym wyobcowaniem.
Zatem pytanie brzmi – w jaki sposób organizacja powinna zachęcić do wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości, by wykluczyć zgłoszenia zewnętrzne i uniknąć potencjalnych szkód?
Przed podjęciem decyzji co zostanie umieszczone w procedurze zgłoszeń wewnętrznych w ramach systemu zachęt warto zastanowić się jakimi wytycznymi się kierować, by system ten był wystarczająco skuteczny.
Przede wszystkim zgłaszanie nieprawidłowości ma sens ekonomiczny. Oczywistym jest, że zjawisko kradzieży czy marnotrawstwa w miejscu pracy wpływa na koszty prowadzenia działalności. Koszty te mogą zostać skutecznie pomniejszone, jeśli pracownicy będą informować, że dzieje się coś złego.
Z drugiej strony, kultura informowania o nieprawidłowościach może przeciwdziałać występowaniu negatywnych zjawisk w miejscu pracy. Jeśli pracownicy wiedzą, że ich koledzy mogą zgłaszać ich zachowania, będą mniej skłonni do podejmowania ryzyka ich popełnienia. Tym sposobem zachęcanie do zgłaszania nieprawidłowości może być najlepszym sposobem na powstrzymanie nieetycznego procederu.
Żaden system ochrony sygnalistów nie będzie mieć sensu, gdy pracownicy nie będą mieli zapewnionego odpowiedniego przeszkolenia dotyczącego zgłaszania nieprawidłowości. Dlatego koniecznie musisz je przeprowadzić.
Podczas szkolenia personelu powinieneś skupić się na zasadniczych kwestiach:
Te elementy szkolenia powinny sprawić, że w przypadku gdy dojdzie do naruszenia, każdy będzie wiedział co robić.
Jeśli chcesz, by pracownicy ujawniali nieprawidłowości, których są świadkami – musisz zapewnić im, że nie poniosą konsekwencji w wyniku takiego zgłoszenia. Możesz to zrobić poprzez krzewienie kultury otwartej komunikacji. Uto wymaga czasu i dobrym pomysłem jest zapewnienie personelowi możliwości anonimowego zgłaszania nieprawidłowości. Taki sposób informowania może mieć ogromne znaczenie dla sygnalisty, który chce reagować, ale obawia się odwetu i martwi o swoją pracę.
Oczywiście można uwzględnić takie rozwiązanie w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Jednak taka decyzja rodzić będzie kilka praktycznych pytań:
Podjęcie decyzji o nagradzaniu zgłoszeń, to informacja dla sygnalistów, że ich działania są doceniane i mogą rekompensować ryzyko odwetu. Z drugiej strony taki system motywacyjny może spowodować zwiększenie liczby niepotwierdzonych zgłoszeń.
Dlatego jeśli już zdecydujesz się na taki krok powinieneś dokładnie określić zasady przyznawania naród i zastrzec, że będą one wypłacane tylko wówczas, gdy postępowanie wyjaśniające zweryfikuje zgłoszenie i uzna je za wiarygodne.
W Stanach Zjednoczonych istnieje szczególne rozwiązanie, dzięki któremu sygnaliści mogą uzyskać znaczne korzyści finansowe w wyniku posiadanych przez siebie informacji. Ustawa o fałszywych roszczeniach (FCA) pozwala każdej osobie fizycznej (lub grupie osób) wnieść w imieniu rządu federalnego, tak zwany pozew „qui tam” – w którym zarzuca ona sprawcy oszustwo popełnione przeciwko rządowi federalnemu.
Pozew qui tam pozwala rządowi federalnemu odzyskać pieniądze, które zostały utracone w wyniku oszustwa pozwanej organizacji, a sygnalista w przypadku wygrania sprawy zostaje nagradzany finansowo (całkiem korzystnie, bo w granicach 15-30% odzyskanej kwoty).
Nazwa pochodzi od łacińskiej paremii: qui tam pro domino rege quam pro se ipso in hac parte sequitur (kto pozywa za króla, pozywa za siebie samego).
Masz pytania dotyczące nowych obowiązków związanych z ochroną sygnalistów? Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Błażejem Wągielem.
Chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze whistleblowingu i bezpiecznych kanałach zgłaszania wewnętrznego? Przeczytaj więcej o bezpiecznym systemie Whistlelink w zakresie zarządzania zgłoszeniami sygnalistów tutaj. Możesz również porozmawiać bezpośrednio z naszym Territory Manager w Polsce Urszulą Bryś lub zarezerwować bezpłatne demo naszego systemu whistleblowingowego!
Jeśli masz jakieś przemyślenia na temat tego artykułu lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o Whistlelink, skontaktuj się z nami
Whistlelink ceni Twoją prywatność. Skontaktujemy się z Tobą tylko w sprawie naszych rozwiązań. Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.
Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ
Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ
Whistlelink ceni Twoją prywatność. Skontaktujemy się z Tobą tylko w sprawie naszych rozwiązań. Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką prywatności (w języku angielskim)
HAPPY TO MEET YOU!
Whistlelink values your privacy. We will only contact you about our solutions.
You may unsubscribe at any time. For more info, please review our Privacy Policy