Att svara på en rapport som rör visselblåsning är en känslig fråga och det är lätt att begå misstag. Här följer en guide med viktiga saker att tänka på (och undvika) när man ska hantera rapporter om visselblåsning.
Hantera rapporter om visselblåsning – gör detta:
- Behandla din anställda med respekt och omtanke. Visselblåsare är ofta uppskattade anställda. Att lämna in en rapport kan kännas mycket jobbigt för dem, och de har tagit ett stort steg när de väljer att rapportera.
- Se till att ditt företag har en officiell rapportkanal som alla medarbetare kan använda, så de känner sig säkra och vågar ta upp alla problem.
- Följ företagets visselblåsarpolicy och se till att dina anställda är bekanta med den. Se till att de har en kopia av företagets förfarande för att hantera visselblåsning.
Lästips > Hur man hjälper anställda att förstå visselblåsarpolicyn
- Lyssna aktivt utan att döma och gör anteckningar. Be om förtydliganden där det behövs och se till att bedöma om problemet är visselblåsning eller mera av ett personligt klagomål. Försök att skilja mellan fakta och åsikter.
- Försäkra din anställda om att hens identitet kan hållas hemlig. Men påminn också om att man i en del situationer enligt lagen kan behöva uppge identiteten. Se till att personen vet att det går att söka oberoende juridisk rådgivning, endera från en konsult inom bolaget eller från en utomstående part.
- Du kan behöva starta en utredning på basis av rapporten, se då till att tilldela den rätt nivå av resurser och expertis.
- Försäkra visselblåsaren att denne kan förvänta sig att få reda på resultatet av utredningen. Men påpeka också att det kanske inte är möjligt att dela allt (till exempel andra personuppgifter kan vara konfidentiella)
- Påminn personen som ansvarar för utredningen att visselblåsaren bör få feedback. Avgör när och vilken typ av feedback det ska handla om, samt vem som ska ge den. EU:s visselblåsarlag kräver att feedback ska ges inom 3 månader.
Hantera rapporter om visselblåsning – gör inte detta:
- Du ska för allt i världen inte straffa din medarbetare för att hen rapporterat om sina bekymmer. Många länder erbjuder särskilt skydd för visselblåsare mot repressalier från arbetsgivaren. Det är också huvudsyftet med EU:s visselblåsardirektiv och ett krav på medlemsländernas nationella visselblåsningslagar.
- Repressalier är inte bara dåligt ur ett PR-perspektiv, utan kan också resultera i skadeståndskrav mot företaget. Se till att påminna din anställda att om de trots allt blir utsatta för någon typ av repressalier så ska de meddela dig om detta så fort som möjligt.
- Låt aldrig dina känslor eller dina åsikter om medarbetaren grumla ditt omdöme när du lyssnar på deras visselblåsningsrapport.
- Bli inte frestad att sopa bekymren under mattan. Bortsett från de uppenbara negativa konsekvenserna kan det vara mot lagen att ignorera en visselblåsare.
- Du ska naturligvis inte heller försöka gömma något bevis på oegentligheter eller oacceptabelt beteende.
- Hantera situationen med försiktighet och integritet, även om den anställdas problem inte egentligen handlar om visselblåsning. Du ska inte heller straffa eller döma en anställd även om rapporten visar sig vara ogrundad – personen hade kanske en god anledning att vara orolig. Kom ihåg att visselblåsning kan rädda liv, så avskräck inte någon från att rapportera om sina misstankar. Om utredningen inte visar något stöd för deras påståenden, kan det ändå vara bra att dela så många av detaljerna som möjligt med visselblåsaren för att hen ska ha lättare att acceptera resultatet.
- Reagera inte negativt på oro för hälsa och säkerhet, även om du känner att klagomålet saknar grund. Anställda måste alltid kunna vara säkra på att man tar allas säkerhet på största allvar.
Ett tips! Om du är en organisation inom EU med över 50 anställda så måste du implementera en kanal för att hantera rapporter om visselblåsning. Ta en titt på kraven i EU:s visselblåsardirektiv.
Om du redan överväger att implementera en visselblåsarprocess i din organisation och skulle vilja veta mer om god praxis, ta kontakt med oss, vi hjälper gärna till.
