Reagowanie na sprawy sygnalistów to delikatna sytuacja, w której łatwo można popełnić błędy. Prawidłowe zajęcie się problemem ma kluczowe znaczenie dla dalszych wyników lub łagodzenia szkód.
Oto wytyczne dotyczące niektórych ważnych nakazów i zakazów, których należy przestrzegać podczas obsługi zgłoszenia informującego o nieprawidłowościach.
CO ROBIĆ:
- Traktuj swojego pracownika z szacunkiem i wrażliwością. Sygnaliści są często cenionymi pracownikami. Zgłaszanie obaw może być dla nich bardzo stresujące.
- Upewnij się, że Twoja firma ma oficjalny kanał raportowania, z którego mogą korzystać pracownicy, żeby mogli swobodnie I bezpiecznie ujawniać wszelkie problemy.
- Postępuj zgodnie z polityką firmy w zakresie informowania o nieprawidłowościach i upewnij się, że pracownicy są z nią zaznajomieni. Upewnij się, że posiadają kopię firmowej procedury postępowania w przypadku zgłaszania nieprawidłowości.
Wskazówka dotycząca lektury > Jak pomóc pracownikom zrozumieć zasady dotyczące zgłaszania nieprawidłowości
- Słuchaj aktywnie, bez oceniania i rób notatki. W razie potrzeby poproś o wyjaśnienie i upewnij się, że oceniasz, czy problem dotyczy informowania o nieprawidłowościach, czy osobistej skargi. Spróbuj odróżnić fakty od opinii.
- Zapewnij swojego pracownika, że jego tożsamość może być utrzymywana w tajemnicy, ale niektóre sytuacje prawne mogą wymagać jej ujawnienia. Upewnij się, że wiedzą, że mogą zasięgnąć niezależnej porady prawnej, od doradcy w Twojej firmie lub za pośrednictwem niezależnego usługodawcy (np. jak brytyjska organizacja charytatywna Protect).
- Może być konieczne wszczęcie dochodzenia w sprawie roszczenia – upewnij się, że wyznaczyłeś odpowiedni poziom zasobów i wiedzy.
- Zapewnij sygnalistę, że może oczekiwać, że zostanie poinformowany o wyniku dochodzenia, ale także zwróć uwagę, że może to nie być możliwe (np. inne dane osobowe mogą być wrażliwe);
- Przypomnij śledczemu, że informator powinien otrzymać informację zwrotną. Zdecyduj, kiedy i jaka powinna być ta informacja zwrotna, a także kto ją udzieli. Prawo UE dotyczące zgłaszania nieprawidłowości wymaga, aby informacje zwrotne były przesyłane w ciągu 3 miesięcy.
CZEGO NIE ROBIĆ:
- Cokolwiek robisz, nie karaj swojego pracownika za zgłoszenie swoich obaw. Wiele krajów zapewnia sygnalistom specjalną ochronę przed wszelkimi działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy. Jest to główny cel unijnej dyrektywy w sprawie whistleblowing i wymóg prawa państw członkowskich w zakresie sygnalistów.
- Represje są złe nie tylko ze względów PR, ale mogą też skutkować roszczeniami wobec firmy. Przypomnij pracownikowi, że jeśli w ogóle spotka się z odwetem, powinien to zgłosić jak najszybciej.
- Nie pozwól, aby Twoje emocje lub jakiekolwiek opinie na temat pracownika zaciemniały Twój osąd podczas wysłuchiwania jego roszczenia dotyczącego informowania o nieprawidłowościach.
- Nie ulegaj pokusie, aby próbować zamiatać obawy pod dywan. Poza oczywistymi negatywnymi konsekwencjami, ignorowanie sygnalisty może być łamaniem prawa.
- Podobnie nie próbuj ukrywać żadnych dowodów niewłaściwego postępowania lub niedopuszczalnego zachowania.
- Jeśli problem pracownika nie jest w rzeczywistości związany z informowaniem o nieprawidłowościach, nadal traktuj sytuację z wrażliwością i uczciwością. Podobnie, jeśli roszczenie okaże się bezpodstawne, nie karz ani nie osądzaj pracownika – mógł mieć dobre powody do swoich obaw. Pamiętaj, że informowanie o nieprawidłowościach może uratować życie, więc nie zniechęcaj nikogo do zgłaszania swoich podejrzeń. Jeśli dochodzenie nie przyniesie poparcia dla ich roszczenia, podanie wielu informacji sygnaliście może pomóc im zaakceptować rezultat ze sprawy.
- Nie reaguj negatywnie na jakiekolwiek obawy dotyczące zdrowia lub bezpieczeństwa, nawet jeśli uważasz, że skarga jest nieistotna. Pracownicy muszą zawsze mieć pewność, że bezpieczeństwo wszystkich jest traktowane poważnie.
Wskazówka! Jeśli jesteś organizacją w UE zatrudniającą ponad 50 pracowników, musisz wdrożyć kanał do obsługi zgłoszeń dotyczących zgłaszania nieprawidłowości. Przyjrzyj się wymogom unijnej dyrektywy w sprawie zgłaszania nieprawidłowości.
Jeśli już zastanawiasz się nad wdrożeniem procesu zgłaszania nieprawidłowości w swojej organizacji i chcesz dowiedzieć się więcej o najlepszych praktykach, skontaktuj się z nami, a chętnie pomożemy.
