Mise à jour importante : Une attribution des dossiers plus intelligente et totalement transparente
Nous avons lancé une mise à jour importante afin de vous offrir un meilleur contrôle sur la manière dont les dossiers sont attribués et sur les personnes qui peuvent y accéder dès leur réception.
Grâce aux nouvelles règles d’attribution dynamiques, l’accès aux dossiers est désormais visible, personnalisable et aligné sur votre structure de gouvernance interne.
Quelles sont les nouveautés ?
Auparavant, les propriétaires et les administrateurs avaient automatiquement accès à tous les dossiers, même lorsqu’ils n’étaient pas explicitement attribués. Cela n’était pas toujours visible la présentation des dossiers, ce qui entraînait une incertitude quant aux personnes pouvant y accéder.
Désormais, l’accès est clairement défini par des règles d’automatisation, ce qui rend les attributions transparentes et vérifiables.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Vous pouvez désormais configurer des règles d’attribution automatique sous Paramètres → Automatisation. Voici comment cela fonctionne :
- Choisissez un élément du rapport
Sélectionnez l’élément qui déclenchera la règle, par exemple Pays ou Unité d’organisation. - Définissez les conditions
Chaque règle doit inclure au moins une condition que le dossier doit remplir pour être attribué. - Sélectionnez les utilisateurs assignés
Choisissez les utilisateurs qui doivent être affectés au dossier lorsque les conditions sont remplies. - Définir la priorité des règles
Organisez les règles dans l’ordre souhaité à l’aide des flèches pour définir leur priorité. La première règle correspondante sera appliquée. - Dossiers non correspondants
Si aucune règle ne correspond, le dossier restera non attribué et une notification automatique par e-mail sera envoyée à tous les propriétaires.
Par défaut, nous avons ajouté deux règles d’automatisation qui attribuent à la fois les propriétaires et les administrateurs aux nouveaux dossiers. Cela garantit le même accès qu’auparavant, mais désormais entièrement visible dans la présentation des dossiers.
Ce que vous devez faire :
Pour prendre en charge cette mise à jour, l’accès par défaut aux dossiers pour les administrateurs a été restreint à compter du 22 décembre :
- Pour les dossiers reçus avant le 22 décembre
Si les administrateurs ont toujours besoin d’un accès, un propriétaire doit leur attribuer manuellement. - Pour les dossiers reçus après le 22 décembre
Aucune action n’est nécessaire pour conserver le comportement actuel : les règles d’automatisation par défaut s’appliqueront automatiquement.
Personnalisez les règles d’attribution en fonction de votre flux de travail :
Vous pouvez créer vos propres règles afin de refléter la structure interne et la logique hiérarchique de votre organisation. Cela vous offre une plus grande flexibilité dans la gestion de l’accès aux dossiers, de leur distribution et de leur conformité.
Principaux avantages :
- Plus grande clarté quant aux personnes ayant accès à chaque dossier
- Prise en charge des politiques de conformité et de gouvernance interne
- Automatisation de la répartition des dossiers en fonction des critères que vous avez définis
- Amélioration de la visibilité pour les propriétaires et les administrateurs
