Szanowny/Szanowna [imię i nazwisko pracownika]

Stworzenie bezpiecznego, uczciwego i transparentnego środowiska pracy jest dla nas bardzo ważne. Zachęcamy do zabrania głosu wszelkie osoby podejrzewające bezprawne działania lub nieprawidłowości w [nazwa firmy]. Pragniemy także, aby czuli się Państwo komfortowo podczas zgłaszania nieprawidłowości i mieli świadomość, że zostaną one poważnie potraktowane.

W związku z tym [nazwa firmy] wdrożył nowy system do zgłaszania nieprawidłowości online, Whistlelink. Whistlelink jest bezpiecznym i pewnym systemem do zgłaszania nieprawidłowości, który pozwala je zgłaszać w sposób łatwy i anonimowy.

Dostęp do systemu zgłaszania nieprawidłowości jest bardzo łatwy. Wystarczy przejść do [nazwafirmy.whistlelink.com], gdzie znajdą Państwo wszelkie informacje na temat zgłoszeń i sposobie ich obsługi. Dostęp do systemu jest możliwy za pośrednictwem adresu URL [np. adres witryny firmy / lokalizacja linku].

Aby dokonać zgłoszenia, należy kliknąć Złóż zgłoszenie i jak najdokładniej wypełnić formularz. To od Państwa zależy ilość podanych informacji. Nie ma obowiązku podawania danych osobowych i w trakcie całego procesu pozostają Państwo anonimowi.

Po przesłaniu zgłoszenia, otrzymają je wyznaczeni właściciele, [imię i nazwisko / dział] i podejmą wstępną ocenę, której celem jest określenie, czy nadaje się ono do obsługi przez system zgłaszania nieprawidłowości. Jeśli tak, do zgłoszenia zostanie przydzielony unikalny numer, który otrzymają Państwo wraz z kodem weryfikacyjnym. Kodu weryfikacyjnego można użyć do przesłania dalszych informacji lub śledzenia postępów w tej sprawie. W ciągu siedmiu dni potwierdzimy zgłoszenie i skontaktujemy się z Państwem w ciągu następnych 90 dni.

Obowiązkiem naszej firmy jest poinformowanie Państwa, że w związku ze stosowaniem rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości, mogą Państwo pojawić się w zgłoszeniu. Mogą się Państwo pojawić w roli domniemanego sprawcy, domniemanej ofiary, świadka lub w innej roli. Jak już wspomnieliśmy, osoba zgłaszająca pozostaje anonimowa.

Mogą Państwo zdecydować, czy chcą Państwo zgłosić podejrzane działanie odpowiednim organom zewnętrznym. Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo na [nazwafirmy.whistlelink.com].

Odpowiedzi na wszelkie pytania oraz dodatkowe informacje można uzyskać, kontaktując się z [imię i nazwisko].

Dziękujemy za Państwa ciężką pracę i pomoc w zapewnieniu bezpiecznej i miłej pracy w [nazwa firmy].

Z wyrazami szacunku, [imię i nazwisko].