Niniejszy materiał informacyjny ma na celu zapewnienie przeglądu i zrozumienia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów w Polsce. Obejmuje kluczowe przepisy, wymogi prawne i obowiązki organizacji, przedstawione krok po kroku.
Ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce ma na celu zapewnienie kompleksowej ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowi. Sygnaliści zgłaszają istotne naruszenia przepisów europejskich i polskich, w tym naruszenia praw i wolności człowieka i obywatela oraz przepisów prawa pracy.
Większość państw członkowskich UE, w tym Polska, nie wdrożyła wymogów dyrektywy w pierwotnym terminie do grudnia 2021 roku. Polska została poddana procedurze w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego wszczętej przez Komisję Europejską w 2022 r. W lutym 2023 r. Polska została skierowana do Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości z powodu braku transpozycji i notyfikacji krajowych środków transpozycji dyrektywy.
25.04. 2024 r. ogłoszono werdykt w TSUE w sprawie Polski za niewdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów, który zobowiązuje Polskę do zapłaty kary w wysokości 7 mln euro oraz dodatkowych 40.000 Euro za każdy dzień zwłoki od momentu ogłoszenia wyroku.
Pierwsze kroki w kierunku transpozycji dyrektywy UE do prawa krajowego rozpoczęły się w grudniu 2020 r., gdy Prezes Rady Ministrów zwrócił się do Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii o przeprowadzenie konsultacji publicznych i opracowanie projektu ustawy. Pierwsza wersja projektu ustawy została opublikowana w październiku 2021 r. i ograniczała się do zgłaszania tych samych kategorii naruszeń, które wymagała dyrektywa. Taki minimalistyczny zakres nie obejmowałby na przykład zgłoszeń przestępstw. Pierwszy projekt ustawy przewidywał również surowe sankcje, w tym do 3 lat pozbawienia wolności, za brak wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości.
W latach 2022 i 2023 pojawiło się kilka nowych projektów ustaw mających zmodyfikować pierwotny wniosek. Dodano m.in. zgłoszenia o znaczeniu publicznym, skrócono ramy czasowe na wprowadzenie procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz zmieniono terminy przechowywania informacji związanych ze zgłoszeniami. Niemniej żaden z tych projektów nie został przekazany do Sejmu, a prace legislacyjne ugrzęzły w martwym punkcie, oczekując na wybory parlamentarne w Polsce w październiku 2023 r.
W styczniu 2024 r. nobecna Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiła, że transpozycja dyrektywy UE dotyczącej ochrony sygnalistów będzie priorytetem nowego rządu koalicyjnego. Niedługo potem opublikowany został nowy projekt ustawy datowany na 12 stycznia. Projekt ten w dużej mierze opierał się na wcześniejszym, jednak wprowadził pewne zmiany, takie jak wskazanie Rzecznika Praw Obywatelskich jako centralnego organu ds. zgłaszania nieprawidłowości przez kanał zewnętrzny oraz zniesienie obowiązku wydawania certyfikatu sygnalisty przez organ publiczny dla osób fizycznych składających zgłoszenia poprzez kanał zewnętrzny.
W marcu 2024 r. Ministerstwo przedstawiło kolejny projekt ustawy, wprowadzając pojęcie ”sygnalisty” do zapisów. Nowe przepisy poszerzyły zakres wykroczeń poza pierwotną dyrektywę UE, dodając regulacje dotyczące obsługi zgłoszeń anonimowych, ustanawiając minimalne odszkodowanie dla sygnalistów oraz poszerzając kategorie zgłaszanych naruszeń, takich jak prawa i wolności człowieka i obywatela czy naruszenia prawa pracy. Ponadto wydłużono harmonogram wdrażania bezpiecznych procedur zgłaszania nieprawidłowości.
Po zatwierdzeniu przez parlament w dniu 14 czerwca 2024 r. i podpisaniu przez Prezydenta 19 czerwca 2024 r., nowe przepisy mają na celu ustanowienie kompleksowych ram ochrony sygnalistów w Polsce. Przepisy, które wejdą w życie 24 września 2024 r., będą miały zastosowanie do wszystkich organizacji zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
1. Wszelkie działania lub zaniechania, które mogą stanowić naruszenie prawa UE, są objęte zakresem działań wymienionych w załączniku do dyrektywy dotyczącej informowania o nieprawidłowościach, jeśli wpływają one na interesy finansowe Unii Europejskiej lub mają wpływ na rynek wewnętrzny, w tym naruszają konkurencję, oraz w zakresie opodatkowania przedsiębiorstw.
2. Naruszenie interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej lub jednostek samorządu terytorialnego, w tym przepisów podatkowych, również są objęte zakresem tej dyrektywy.
3. Ponadto, dyrektywa obejmuje naruszenia dotyczące praw i wolności człowieka, spraw obywatelskich, korupcji oraz prawa pracy.
Ochrona przewidziana jest także dla osób udzielających wsparcia sygnalistom oraz tych, na których zgłoszenie lub ujawnienie ma wpływ np. potencjalnych świadków. Nowe prawo precyzyjnie określa, że sygnalista będzie objęty ochroną od chwili ujawnienia informacji.
Ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce ustanawia kompleksowe ramy ochrony osób zgłaszających faktyczne lub potencjalne naruszenia prawa w organach rządowych, instytucjach publicznych, innych podmiotach prawa publicznego, a także podmiotach prywatnych.
Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie 3 miesiące po jej ogłoszeniu, natomiast przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych będą obowiązywać 3 miesiące później.
Wszystkie organizacje publiczne i prywatne zatrudniające co najmniej 50 osób muszą wdrożyć bezpieczne wewnętrzne kanały raportowania i wewnętrzną procedurę raportowania do 24 września 2024 r.
Kary za nieprzestrzeganie postanowień polskiej ustawy dotyczącej ochrony
sygnalistów mogą obejmować grzywnę do wysokości ponad 1 mln złotych lub karę pozbawienia wolności maksymalnie do trzech lat. Sankcje mogą być nałożone za następujące działania:
W przypadku odwetu na sygnaliście, przysługuje mu prawo do odszkodowania w wysokości co najmniej średniego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za poprzedni rok.
Dodatkowo, sygnalista zachowuje prawo do dochodzenia odszkodowania za wszelkie poniesione szkody.
Obowiązki dotyczące ochrony sygnalistów obejmują zarówno aspekty prawne, jak i etyczne, związane z zapewnieniem ochrony dla osób zgłaszających naruszenia lub nieprawidłowości w miejscu pracy.
Ochrona sygnalistów obejmuje:
a) Pracowników lub pracowników tymczasowych;
b) Osoby świadczące pracę na podstawie umów innych
niż stosunek pracy, takich jak umowy cywilnoprawne;
c) Przedsiębiorców;
d) Prokurentów, akcjonariuszy lub wspólników;
e) Członków organu zarządzającego osób prawnych lub jednostek
organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;
f) Osoby wykonujące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
g) Stażystów, wolontariuszy lub praktykantów;
h) Funkcjonariuszy lub żołnierzy.
Ochrona sygnalistów obejmuje zakaz działań odwetowych, włączając w to także działania pośrednie, skierowane przeciwko osobie dokonującej zgłoszenia. Dotyczy to różnych form represji, takich jak zwolnienie, zawieszenie, obniżenie statusu lub brak awansu, degradacja, negatywne referencje, zastraszanie lub nękanie, szkodzenie reputacji lub inne niekorzystnego traktowania. Ponadto ochrona sygnalistów obejmuje zapewnienie korzyści, takich jak pomoc prawna, bezpłatne doradztwo obywatelskie i edukacja prawna.
W sektorze prywatnym obowiązek wdrożenia kanałów zgłaszania, przyjęcia procedur zgłaszania i zapewnienia ochrony sygnalistów dotyczy następujących organizacji:
1. Firmy, które na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudniają co najmniej 50 osób (tj. pracow ników w przeliczeniu na pełne etaty lub pracowników kontraktowych świadczących pracę na rzecz firmy), są objęte tym obowiązkiem.
2. Firmy z sektora finansowego, takie jak usługi finansowe, instytucje kredytowe, firmy zarządzające kapitałem lub firmy ubezpieczeniowe, biura rachunkowe, są objęte tym obowiązkiem, niezależnie od liczby pracowników.
W kontekście rozwiązań whistleblowingowych dla grup kapitałowych, prawo pozwala podmiotom prawnym na ustanowienie wspólnej procedury zgłoszeń, pod warunkiem zapewnienia zgodności działań z ustawą.
Wprowadzenie wspólnej procedury zgłoszeń nie zwalnia jednak żadnej ze spółek z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa i poufności danych. Warto pamiętać, że każda ze spółek w ramach grupy kapitałowej jest odrębnym administratorem danych osobowych pozyskanych w związku ze zgłoszeniami dotyczącymi tej spółki.
1. Osobistych sporów ani roszczeń związanych wyłącznie z prywatnymi interesami osoby dokonującej zgłoszenia.
2. Zgłoszeń, które już są uregulowane w aktach unijnych lub krajowych.
3. Zgłoszeń związanych z bezpieczeństwem narodowym lub zamówieniami obronnymi, chyba że są one objęte odpowiednimi przepisami UE.
4. Zgłoszeń dokonanych w złej wierze.
Ochrona ustanie również w przypadku stwierdzenia, że zgłoszenia
zostały dokonane umyślnie lub w sposób rażąco niedbały.
Należy dokonać starannego wyboru wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowingowych), które spełniają kluczowe kryteria, takie jak dostępność, poufność, bezpieczeństwo i właściwe zarządzanie sprawami. Wybór kanału zgłaszania, który spełnia te standardy, gwarantuje zgodność z wymogami prawnymi i sprzyja efektywnej realizacji procedur zgłaszania nieprawidłowości w organizacji.
WAŻNE WYMAGANIA DOTYCZĄCE KANAŁÓW WHISTLEBLOWINGOWYCH
Łatwość i bezpieczeństwo dla sygnalisty | Opcja anonimowości i poufności | Dwukierunkowa komunikacja z sygnalistą | Powiadomienia zgodne z obowiązkiem informacyjnym | Środki bezpieczeństwa informacji | Automatyczne usuwanie zamkniętych spraw | Właściwe prowadzenie dokumentacji | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Niezbędne do zapewnienia
zgodności z prawem | |||||||
Kanał: | |||||||
System whistleblowingowy | |||||||
E-mail | |||||||
Formularz na stronie | |||||||
Telefon | |||||||
Spotkanie osobiste | |||||||
List wysłany pocztą tradycyjną | |||||||
Skrzynka w siedzibie organizacji |
Aby pozostać zgodnym z polskim prawem dotyczącym ochrony sygnalistów, organizacje powinny:
Firma musi przygotować procedurę dotyczącą korzystania z wewnętrznego kanału zgłaszania nie prawidłowości, określić sposób składania zgłoszeń, zawartość wymaganą w zgłoszeniu oraz sposób obsługi zgłoszeń. Należy także skonsultować się z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi w tym zakresie. Okres konsultacji powinien trwać od 5 do 10 dni. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie 7 dni od dnia udostępnienia jej pracownikom.
Pracodawcy muszą wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie systemem zgłaszania nieprawidłowości i zatwierdzić procedurę rozpatrywania zgłoszeń. Ta osoba lub dział musi mieć autonomię w prowadzeniu dochodzenia w razie potrzeby, a następnie podejmować dalsze działania w postaci raportu dotyczącego uzasadnienia roszczeń sygnalistów.
Wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości powinny być łatwo dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron i umożliwiać składanie zarówno pisemnych, ustnych, jak i poufnych zgłoszeń. Platformy cyfrowe lub systemy whistleblowingowe, takie jak kompleksowe rozwiązanie Whistlelink, mogą zapewnić cenne wsparcie w zorganizowanym zarządzaniu sprawami sygnalistów.
Należy prowadzić dokumentację wszystkich zgłoszeń otrzymanych w ramach wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Informacja zwrotna na temat dochodzenia i ewentualnych działań musi zostać przekazana sygnaliście w ciągu 3 miesięcy od złożenia zgłoszenia. Dane osobowe i inne informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowania zainicjowanego tymi działaniami.
Administratorzy danych muszą zastosować zarówno środki organizacyjne, jak i techniczne w celu zapewnienia poufności danych sygnalisty oraz integralności i poufności zgłoszonych danych osobowych. Wszelkie operacje przetwarzania danych osobowych muszą być zgodne z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
W większości przypadków zaleca się korzystanie z wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości w organizacji przez sygnalistów. Istnieją jednak sytuacje, w których konieczne może być dokonanie zgłoszenia na zewnątrz. Sygnalista może zdecydować się na zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) lub innego organu publicznego w następujących okolicznościach:
Organizacja powinna uwzględnić informacje dotyczące zgłaszania nieprawidłowości na zewnątrz w swojej procedurze zgłaszania nieprawidłowości.
Zaleca się przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, aby zapewnić im pełną wiedzę na temat swoich praw, procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz dostępnych zabezpieczeń przed odwetem. Ważne jest, aby pracownicy byli świadomi znaczenia zgłaszania wszelkich naruszeń, z którymi mogą się zetknąć, oraz że wiedzą, jak postępować w przypadku ich zauważenia.
Rozpoznanie problemów we wczesnej fazie pozwala na ich skuteczne rozwiązanie przed narastaniem i eskalacją. Wewnętrzne rozstrzyganie kwestii wątpliwości przyczynia się do utrzymania reputacji i wiarygodności organizacji.
Kreując kulturę opartą na przejrzystości i odpowiedzialności, pracownicy będą bardziej skłonni do dzielenia się swoimi obawami. Można to osiągnąć poprzez regularne szkolenia i komunikację, zapewniając, że pracownicy mają pełne zrozumienie znaczenia zgłaszania potencjalnych naruszeń oraz ochrony przysługującej sygnalistom.
Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ
Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ
Whistlelink ceni Twoją prywatność. Skontaktujemy się z Tobą tylko w sprawie naszych rozwiązań. Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką prywatności (w języku angielskim)
HAPPY TO MEET YOU!
Whistlelink values your privacy. We will only contact you about our solutions.
You may unsubscribe at any time. For more info, please review our Privacy Policy
