Jak Grupo Valora usprawniło raportowanie wewnętrzne dzięki Whistlelink
Grupo Valora to hiszpańska grupa biznesowa z siedzibą na Wyspach Kanaryjskich, posiadająca ponad 40 lat doświadczenia w transporcie, logistyce i zarządzaniu informacją. Działa pod marką SEUR na Wyspach Kanaryjskich i w Valladolid, a jej jednostki biznesowe specjalizują się w zaawansowanych rozwiązaniach logistycznych, cyfryzacji i przechowywaniu danych – zarówno na wyspach, jak i na kontynencie.
Aby wzmocnić kulturę odpowiedzialności i zgodności z przepisami, Grupo Valora wdrożyło z Whistlelink bezpieczny i wydajny system zgłaszania nieprawidłowości – dostępny we wszystkich oddziałach i zgodny z przepisami krajowymi oraz unijnymi.
Wyzwanie: Budowanie zaufania i dostępności w hierarchicznej strukturze operacyjnej
Największym wyzwaniem było zbudowanie zaufania do systemu sygnalizowania nieprawidłowości, zwłaszcza w spółkach Grupy Valora związanych z logistyką, gdzie dominuje tradycyjna, hierarchiczna kultura pracy. Pracownicy w tych obszarach mają zazwyczaj ograniczony dostęp do zasobów cyfrowych i mniejsze doświadczenie z podobnymi narzędziami.
Pracownicy musieli mieć pewność, że:
- – Ich zgłoszenia będą traktowane poważnie i właściwie rozpatrywane
- – Polityka zakazu działań odwetowych będzie przestrzegana
- – Kanał zgłoszeń będzie bezpieczny, poufny i umożliwiający anonimowość
Chociaż tylko jedna spółka w grupie ma prawny obowiązek wdrożenia kanału etycznego, Grupo Valora zdecydowała się udostępnić go całej organizacji. Ta decyzja odzwierciedla silne przekonanie, że system przynosi szerokie korzyści: wzmacnia kulturę etyczną, wspiera prewencję i sprzyja ciągłemu doskonaleniu. Jest to wyraz zaangażowania kierownictwa w przestrzeganie przepisów oraz budowanie przejrzystej i odpowiedzialnej kultury organizacyjnej.
Aby zapewnić skuteczne korzystanie z systemu, zespół ds. zgodności regularnie prowadzi działania informacyjne i dostosowuje szkolenia do ról i specyfiki różnych działów.
Liderzy odgrywają kluczową rolę w promowaniu kanału etycznego, podkreślając jego funkcję ochronną oraz konieczność dawania przykładu.
Rozwiązanie Whistlelink: płynne, bezpieczne i skalowalne
Whistlelink dostarczył firmie Grupo Valora system dla sygnalistów dostosowany do tempa i struktury operacji logistycznych. Kluczowe funkcje:
✔️ Szybki dostęp przez urządzenia mobilne – Możliwość zgłaszania z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia.
✔️ Poufne kanały – Szyfrowane i bezpieczne zgłoszenia z opcją anonimowości i możliwością nagrania głosowego.
✔️ Zgodność z przepisami – Spełnia wymagania hiszpańskiego prawa oraz unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów.
✔️ Narzędzia do zarządzania sprawami – Wbudowane przypomnienia i kontrola dostępu zapewniają terminowe i monitorowane rozpatrywanie zgłoszeń.
Wdrożenie i wyniki: Strategiczne wdrożenie kultury i zgodności z przepisami
Wdrożenie skupiało się na trzech kluczowych obszarach:
- Wdrożenie w całej grupie – kanał zgłaszania nieprawidłowości został wdrożony we wszystkich spółkach grupy, a dostęp do niego umożliwiono za pośrednictwem wielu platform cyfrowych, w tym strony internetowej i intranetu.
- Kampanie komunikacji wewnętrznej – regularne aktualizacje zawierające jasne i przystępne materiały wyjaśniały cel kanału, sposób korzystania z niego oraz gwarancje, jakie oferuje, w tym anonimowość, poufność i brak działań odwetowych.
- Ukierunkowane szkolenia – dostosowane do potrzeb sesje, zarówno stacjonarne, jak i cyfrowe, dostarczyły pracownikom wskazówek dotyczących tego, kiedy i jak zgłaszać nieprawidłowości, sprzyjając budowaniu kultury uczciwości na wszystkich stanowiskach.
Podjęto dodatkowe działania skierowane do kadry kierowniczej średniego szczebla, aby wzmocnić jej rolę jako facylitatorów i ambasadorów kultury etycznej.
W rezultacie Grupo Valora osiągnęła:
- Pełny zasięg organizacyjny – wszyscy pracownicy w całej grupie mają teraz bezpieczny i niezawodny dostęp do kanału.
- Większe zaangażowanie – korzystanie z kanału stopniowo wzrosło, a zgłoszenia koncentrują się na zapobieganiu nieprawidłowościom i poprawie środowiska pracy.
- Silniejsze postrzeganie wewnętrzne – z opinii zebranych w ankietach wewnętrznych wynika, że pracownicy coraz częściej postrzegają kanał etyczny jako zaufane narzędzie ochrony.
- Wzmocnione zaangażowanie kierownictwa – kierownictwo wyższego szczebla aktywnie promowało system i dawało przykład etycznego postępowania, wzmacniając ton nadany przez najwyższe kierownictwo.
Dzięki tym zmianom kanał etyczny stał się strategicznym narzędziem nie tylko do zgłaszania nieprawidłowości, ale także do budowania wewnętrznego zaufania i przejrzystości.
„Narzędzie to stało się skutecznym i dyskretnym kanałem zarządzania komunikacją wewnętrzną, wzmacniającym zaufanie pracowników do poufności i możliwości zachowania anonimowości. Jego technologiczny charakter i zewnętrzne zarządzanie przyczyniły się do tego poczucia bezpieczeństwa, a łatwość obsługi sprawiła, że zostało ono dobrze przyjęte i działa skutecznie.
Według tegorocznego badania dotyczącego etyki 90% pracowników wierzy w poufność systemu, a 77% uważa go za łatwego w użyciu”.
— Raquel Pereyra McKillop, specjalistka ds. zgodności, Grupo Valora
Najważniejsze wnioski: Lekcje z sektora logistycznego
Doświadczenie Grupo Valora stanowi przykład najlepszych praktyk w zakresie zgłaszania nieprawidłowości w szybko zmieniających się sektorach, takich jak logistyka i transport.
- ✔️ Budowanie zaufania poprzez przejrzystość wymaga jasnej komunikacji na temat poufności, anonimowości i ochrony przed działaniami odwetowymi.
- ✔️ Zaangażowanie kierownictwa na wszystkich szczeblach ma kluczowe znaczenie, ponieważ menedżerowie odgrywają kluczową rolę w promowaniu kultury etycznej i zachęcaniu do odpowiedzialnego zgłaszania nieprawidłowości.
- ✔️ Szkolenia i komunikacja muszą być włączone do działalności operacyjnej, a regularne aktualizacje i szkolenia dostosowane do konkretnych ról powinny wspierać długoterminowe zaangażowanie.
- ✔️ Dostosowanie zgłaszania nieprawidłowości do szerszych działań w zakresie zgodności i etyki gwarantuje, że stanie się ono częścią kompleksowej strategii integralności.
- ✔️ Dopasowanie operacyjne ma kluczowe znaczenie – systemy powinny odpowiadać tempu i złożoności środowisk logistycznych oraz przepływów pracy.
Chcesz dowiedzieć się więcej o Whistlelink?
Whistlelink zapewnia bezpieczne, kompleksowe rozwiązania w zakresie zgłaszania nieprawidłowości, które pomagają organizacjom wypełniać obowiązki prawne i promować kulturę przejrzystości. Dzięki funkcjom zaprojektowanym z myślą o złożonych operacjach i zespołach rozproszonych geograficznie, Whistlelink jest idealnym partnerem dla firm logistycznych i transportowych.
