Lista kontrolna dotycząca obsługi zgłoszeń sygnalistów

Podczas obsługi zgłoszeń sygnalistów organizacje muszą podchodzić do tego procesu z najwyższą starannością i dbałością o szczegóły. Niewłaściwa obsługa tych zgłoszeń może mieć poważne konsekwencje, w tym konsekwencje prawne i uszczerbek na reputacji organizacji. Aby zapewnić właściwą i skuteczną obsługę zgłoszeń sygnalistów, poniżej przedstawiono kluczowe kwestie, o których należy pamiętać podczas zarządzania sprawami sygnalistów:

Upewnij się, że:

• Firma lub organizacja ustanowiła oficjalne kanały zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów (zarówno ustne, jak i pisemne), których wszyscy pracownicy są świadomi i płynnie z nich korzystają.
  
• Rozwiązania są bezpieczne, poufne i/lub anonimowe i łatwo dostępne.
  
• Procedura sygnalizacyjna jest łatwo dostępna. Ponadto należy zweryfikować, czy wszyscy pracownicy są zaznajomieni z nią.
  

Pamiętaj, aby:

• Zawsze traktować sygnalistę z szacunkiem. Zgłoszenie sprawy przez sygnalistę może być wyzwaniem dla lojalnego i cenionego pracownika, dlatego należy wyrazić uznanie dla jego decyzji o zachowaniu uczciwości.
  
• Podejdź do spraw w sposób obiektywny. Powstrzymaj się od tworzenia uprzedzeń i staraj się odróżniać fakty od opinii.
  
• Jeśli zgłoszenie ma charakter ustny lub odbywa się podczas spotkania osobistego, pozwól sygnaliście mówić i nie przerywać mu. W razie potrzeby możesz poprosić o wyjaśnienia, ale skup się na słuchaniu bez osądzania i rób dokładne notatki.
  
• Nie wszystkie skargi stanowią naruszenie sprawa. Oceń, czy dana kwestia jest odpowiednia dla kanału sygnalizacyjnego, czy też jest to osobista skarga, którą powinien zająć się dział HR firmy.
  
• Jeśli zgłoszenie wymaga dalszego zbadania, przydziel je do odpowiedniej osobie lub działu i odpowiednio przydziel zasoby i wiedzę specjalistyczną.
  
• Przypomnij osobie odpowiedzialnej o konieczności przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w ciągu trzech miesięcy. Omów, jaki rodzaj informacji zwrotnej jest możliwy.
  
• Jeśli dochodzenie nie potwierdzi zgłoszenia sygnalisty, należy rozważyć podzielenie się wynikiem z sygnalistą, aby ułatwić mu zaakceptowanie rezultatu.
  

Poinformuj sygnalistę, że:

• Jego tożsamość zostanie zachowana w tajemnicy, choć mogą wystąpić przypadki, w których ujawnienie jego tożsamości jest prawnie wymagane.
  
• Ma prawo do uzyskania niezależnej porady prawnej, na przykład od wewnętrznych ekspertów firmy lub za pośrednictwem swojego związku zawodowego, jeśli jest jego członkiem.
  
• Mają prawo do otrzymania informacji o wyniku dochodzenia. Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów, informacje zwrotne powinny zostać przekazane w ciągu trzech miesięcy od otrzymania zgłoszenia. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie informacje mogą być udostępniane z ważnych powodów (np. informacje wrażliwe lub dane osób trzecich).
  
• Jeśli sygnalista doświadczy jakiejkolwiek formy odwetu w organizacji, należy zachęcić go do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu.
  

Podczas obsługi zgłoszeń sygnalistów należy unikać:

• Działań odwetowych wobec pracowników, którzy zdecydowali się złożyć zgłoszenie. Głównym celem unijnej dyrektywy w sprawie sygnalistów oraz ustawy o ochronie sygnalistów jest zapewnienie sygnalistom lepszej ochrony przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy. Ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce zawiera zapisy dotyczące odszkodowań ze strony pracodawcy, którzy naruszają te przepisy.
  
• Próby ukrywania lub odrzucania dowodów niewłaściwego postępowania, niedopuszczalnego zachowania lub innych kwestii ujawnionych w zgłoszeniach sygnalistów. Ignorowanie sygnalisty jest niezgodne z prawem, a takie działania mogą poważnie zaszkodzić reputacji firmy.
  
• Nawet jeśli uważasz, że zgłoszenie jest bezpodstawne, powstrzymaj się od negatywnej reakcji na obawy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich zdrowie i bezpieczeństwo są traktowane poważnie.
  

Podsumowując, zarządzanie zgłoszeniami sygnalistów wymaga delikatnej równowagi między przejrzystością, poufnością i starannością. Organizacje muszą priorytetowo traktować ustanowienie w pełni poufnych kanałów sygnalizacyjnych i zapewnić, że ich procedura w tym zakresie jest znana i dostępna dla wszystkich pracowników. Traktowanie sygnalistów z szacunkiem, obiektywizmem i zachowaniem poufności w trakcie całego procesu ma nadrzędne znaczenie. Szybkie rozpatrywanie zgłoszeń, przekazywanie informacji zwrotnych w rozsądnych ramach czasowych i ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi to zasadnicze kroki w budowaniu kultury uczciwości i odpowiedzialności w organizacji.

Chcieć wiedzieć więcej? Zaznajom się z naszym blogiem, aby poznać najnowsze wiadomości i najlepsze praktyki korporacyjne!

Chcesz dowiedzieć się więcej o bezpiecznym i poufnym systemie do obsługi zgłoszeń sygnalizacyjnych? Możesz dowiedzieć się więcej o kompleksowym rozwiązaniu Whistlelink tutaj lub zarezerwować spotkanie demo tutaj!