Przewodnik: Jak wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów to wkrótce nowe prawo, które ma na celu ochronę osób zgłaszających nielegalne lub nieetyczne działania w ich organizacji. Wymaga ona od wszystkich organizacji zatrudniających co najmniej 50 osób wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości przed 17 grudnia 2023 r. W tym przewodniku omówimy kilka ważnych kroków dla organizacji, które chcą wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów.

1. Zapoznanie się z ustawą o ochronie sygnalistów i dyrektywą UE w sprawie whistleblowingu.
2. Opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
3. Wdrożenie wewnętrznych kanałów dla sygnalistów.
4. Przeszkolenie pracowników.
5. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych.
6. Zbadanie zgłoszenia.
7. Podjęcie odpowiednich działań.
8. Ochrona sygnalistów.
9. Monitorowanie i przegląd.

Przyjrzyjmy się bliżej i podzielmy wdrożenie na 9 łatwych do opanowania kroków!

1. Zrozumienie projektu ustawy o ochronie sygnalistów i Dyrektywy UE w zakresie Whistleblowing

Przed wdrożeniem swewnętrznych kanałów dla sygnalistów ważne jest zrozumienie wymogów i obowiązków prawnych. Finalny projekt ustawy o ochronie sygnalistów i Dyrektywa UE w zakresie Whistleblowing zawierają wytyczne dotyczące ochrony sygnalistów, wewnętrznych kanałów dla sygnalistów i procesu dochodzenia.

2. Opracowanie procedury zgłaszania nieprawidłowości

Porocedura zgłaszania nieprawidłowości to dokument określający procedurę zgłaszania nielegalnych lub nieetycznych działań. Dokument ten powinno się przekazać wszystkim pracownikom. Powinien on zawierać informacje o tym, jak zgłaszać, do kogo zgłaszać i w jaki sposób firma będzie chronić sygnalistów. Procedura ta powinna być jasna, zwięzła i łatwo dostępna dla wszystkich pracowników.

3. Wdrożenie wewnętrznych kanałów dla sygnalistów

Spółka powinna ustanowić wewnętrzne kanały dla sygnalistów, które umożliwią pracownikom poufne zgłaszanie nielegalnych lub nieetycznych działań. Kanały te powinny być bezpieczne, poufne, łatwo dostępne i obejmować wiele opcji zgłaszania, takich jak zgłaszanie pisemne i ustne, na przykład za pośrednictwem internetowej platformy zgłoszeniowej.

4. Szkolenie pracowników

Wszyscy pracownicy powinni zostać przeszkoleni w zakresie procedury zgłaszania nieprawidłowości, znaczenia zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Szkolenie powinno być interaktywne, angażujące i obejmować studia przypadków, aby pomóc pracownikom zrozumieć proces.

5. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń

Osoby odpowiedzialne za whistleblowing są odpowiedzialne za przyjmowanie lub rozpatrywanie zgłoszeń sygnalistów. Osoby te powinny być niezależne, bezstronne oraz posiadać umiejętności i doświadczenie niezbędne do prowadzenia dochodzeń.

6. Badanie zgłoszeń

Spółka powinna niezwłocznie i dokładnie badać wszystkie zgłoszenia dotyczące nielegalnych lub nieetycznych działań. Po otrzymaniu zgłoszenia bezstronna strona, taka jak osoba zgłaszająca nieprawidłowości, powinna przeprowadzić dokładne dochodzenie. Dochodzenie powinno być prowadzone w sposób terminowy i poufny, sygnalista powinien być informowany o postępach, a raport końcowy powinien zawierać odpowiednie działania następcze.

7. Podjęcie odpowiednich działań

Jeśli dochodzenie potwierdzi niewłaściwe postępowanie, należy podjąć odpowiednie działania. Działania te mogą obejmować działania dyscyplinarne, zwrot kosztów lub zmiany w zasadach i procedurach.

8. Ochrona sygnalistów

Firma powinna chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Obejmuje to ochronę ich poufności, zapewnienie, że nie będą podlegać niekorzystnym działaniom w zakresie zatrudnienia oraz zapewnienie wsparcia i pomocy, jeśli dojdzie do działań odwetowych.

9. Monitorowanie i przegląd

Wewnetrzne kanały dla sygnalistów powinny być regularnie monitorowane i poddawane przeglądom w celu zapewnienia ich skuteczności i zgodności z ustawą o ochronie sygnalistów i Dyrektywą UE w zakresie Whistleblowing. Procedura musi być aktualizowana o wszelkie zmiany w prawie lub działalność firmy.

Podsumowując, wdrożenie wewnętrznych kanałów dla sygnalistów wymaga starannego planowania, jasnych zasad i procedur oraz skutecznej komunikacji i szkoleń. Postępując zgodnie z tymi krokami, można zapewnić, że system whistleblowingowy jest zgodny z ustawą o ochronie sygnalistów i zapewnia pracownikom bezpieczne kanały zgłoszeń wewnętrznych.

Chcieć wiedzieć więcej? Zaznajom się z naszym blogiem, aby poznać najnowsze wiadomości i najlepsze praktyki korporacyjne!

Chcesz dowiedzieć się więcej o whistleblowingu i w pełni bezpiecznych wewnętrznych kanałach dla sygnalistów? Możesz dowiedzieć się więcej o kompleksowym rozwiązaniu Whistlelink tutaj lub zarezerwować bezpłatną wersję demonstracyjną!