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Schützen Sie Ihr Unternehmen in 8 einfachen Schritten – Teil eins 

Schützen Sie Ihr Unternehmen in 8 einfachen Schritten.

Wir lesen es immer wieder in den Zeitungen: Korruption, Bestechungsgelder und Skandale. Trotzdem denken wir, „Das wird uns nie passieren“. Aber wie können wir uns damit so sicher sein? In dieser zweiteiligen Miniserie werden wir Ihnen helfen, Ihr Unternehmen vor den verschiedensten Arten von Skandalen zu schützen. Lesen Sie hier den ersten Teil.  

Bei Korruption und Fehlverhalten muss es sich nicht immer um Bestechungsgelder in Millionenhöhe und Insidergeschäfte großen Ausmaßes gehen. Auch ein geringfügiges Fehlverhalten kann dem Unternehmen auf Dauer schaden. Darüber hinaus sind Erpressung und Schutzgelderpressung potenzielle Risikofaktoren, wenn es bereits zu Fehlverhalten im Unternehmen kommt. Achten Sie also darauf, diese Riskien im Keim zu ersticken und Sicherheitsverfahren zu schaffen, bevor es zu spät ist.  

  • 1: Risiken 
  • 2: Schutz 
  • 3: Richtlinien 
  • 4: Einhaltung 

Schützen Sie Ihr Unternehmen – Schritt 1 – Identifizieren Sie die Risiken 

Es mag einfach und offensichtlich erscheinen, aber haben Sie wirklich eine gründliche Risiko- und Schwachstellenanalyse durchgeführt? Gibt es bestimmte Personen im Unternehmen, die über wichtige Informationen verfügen oder die Macht haben, wichtige Entscheidungen zu treffen, was sie für das Unternehmen besonders wertvoll macht? 

Welche Handlungen würden Ihrem Unternehmen möglicherweise am meisten schaden und mit welchen würden die Mitarbeiter leicht „davonkommen“? Am besten ist es, alle Mitarbeiter mit einzubeziehen und mit ihnen über diese Fragen zu sprechen. Wurde einer der Mitarbeiter bereits unter Druck gesetzt oder versucht, Unternehmensabläufe zu beeinflussen oder Informationen über sie preiszugeben? 

Schützen Sie Ihr Unternehmen – Schritt 2 – Überprüfen Sie den bestehenden Schutz 

Erfinden Sie das Rad nicht neu. Höchstwahrscheinlich gibt es bereits Verfahren und Faktoren, um Ihr Unternehmen vor Fehlverhalten zu schützen. Gibt es Prozesse zur Erkennung illegaler Aktivitäten, Abweichungen usw.? Führen Sie Audits, interne Kontrollen und Stichproben von Geschäftsprozessen durch? Fordern Sie Rechnungsdokumente und führen Sie Due-Diligence-Prüfungen bei Kunden, Lieferanten und Partnern durch? 

Einer der wichtigsten Schutzmechanismen, den wir häufig übersehen, ist die Loyalität der Mitarbeiter. Fühlen sich die Mitarbeiter dem Unternehmen gegenüber loyal und was können wir tun, um die Loyalität sowohl gegenüber dem Unternehmen als auch gegenüber den einzelnen Führungskräften zu erhalten oder zu stärken? 

Schritt 3 – Überprüfen Sie Leitlinien und Richtlinien, Stellenbeschreibungen und Prozesse im Zusammenhang mit der Risikoanalyse 

Alle verfügbaren Unterlagen und Richtlinien müssen Teil des Risikobewertungsprozesses sein. Wenn sich die Bedingungen ändern, beispielsweise in Bezug auf Datenschutz und digitale Rechnungsstellung, besteht höchstwahrscheinlich die Notwendigkeit, Richtliniendokumente und Leitlinien zu aktualisieren, um diese Änderungen widerzuspiegeln. 

Wenn es keine Verfahren für den Umgang mit bestimmten Situationen gibt, z. B. eine Whistleblower-Politik, sollten diese so bald wie möglich eingeführt werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen gegen verschiedene mögliche Szenarien und Situationen angemessen geschützt ist. 

Lesen Sie mehr: So helfen Sie Mitarbeitern, Ihre Whistleblowing-Richtlinie zu verstehen 

Schützen Sie Ihr Unternehmen – Schritt 4 – Stellen Sie die Einhaltung von Verfahren, Richtlinien und Richtlinien sicher 

Schriftlich dokumentierte Verfahren sind zwar großartig, aber sie funktionieren nicht, wenn niemand sie befolgt. Es ist wichtig, Folgemaßnahmen zu ergreifen sowie Stichproben und Audits durchzuführen. Vor allem müssen die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Man kann kaum erwarten, dass sich die Mitarbeiter an die Leitlinien und Richtlinien halten, wenn die Führungskräfte dies nicht selbst tun. Die Einstellung „Sicherheit geht vor“ ist keine einmalige Angelegenheit, sondern eine Art und Weise, wie das gesamte Unternehmen arbeitet.  

Vielleicht haben Sie nun die ersten Schritte unternommen, um Ihr Unternehmen vor Betrug, Täuschung und Fehlverhalten zu schützen. Im nächsten Teil unserer Miniserie werden wir weitere Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen geschützt wird und nicht in die Negativschlagzeilen gerät.   

Lesen Sie weiter unseren Teil 2!

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Carsten Schönwald,
Whistlelink
 

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