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Proteggi la tua azienda in 8 semplici passaggi: prima parte 

Proteggi la tua azienda in 8 semplici passaggi.

Lo leggiamo sempre sui giornali: Corruzione, tangenti e scandali. Eppure, pensiamo che “a noi non accadrà mai”. Ma come fai ad essere così sicuro? In questa miniserie in due parti, ti aiuteremo a proteggere la tua azienda da diversi tipi di scandali. Ecco la parte 1. 

La corruzione e la cattiva condotta non devono sempre coinvolgere milioni di persone in tangenti e insider trading di grandi proporzioni. Anche una piccola cattiva condotta può danneggiare l’azienda a lungo termine. Inoltre, il ricatto e l’estorsione sono potenziali fattori di rischio se si verificano già comportamenti scorretti all’interno dell’azienda. Quindi, assicurati di stroncare sul nascere e creare procedure di sicurezza prima che sia troppo tardi. 

  • 1: rischi 
  • 2: protezione 
  • 3: policy 
  • 4: compliance  

Proteggi la tua azienda – Fase 1 – Identifica i rischi 

Può sembrare semplice e ovvio, ma hai davvero condotto un’analisi approfondita del rischio e della vulnerabilità? Ci sono alcune persone nell’azienda che detengono informazioni importanti o hanno il potere di prendere decisioni importanti, il che le rende estremamente preziose per l’azienda? 

Quali azioni danneggerebbero di più la tua azienda e quali sarebbero facili da “farla franca” per i dipendenti? La migliore pratica consiste nel coinvolgere tutto il personale e iniziare a parlare di questi problemi. Alcuni dipendenti sono già stati sottoposti a pressioni o hanno tentato di influenzare i processi aziendali o di divulgare informazioni su di essi? 

Proteggi la tua azienda – Passaggio 2 – Esamina la protezione esistente 

Non reinventare la ruota. Molto probabilmente esistono già procedure e fattori in atto per proteggere la tua azienda da atti illeciti. Esistono processi per rilevare attività illegali, deviazioni e così via? Eseguite audit, controlli interni e controlli a campione dei processi aziendali? Richiedete documentazione ed eseguite due diligence su clienti, fornitori e partner? 

Una delle tutele più importanti che spesso non notiamo è la fedeltà dei dipendenti. I dipendenti si sentono fedeli all’azienda? Cosa possiamo fare per mantenere o rafforzare la fedeltà sia all’azienda che ai singoli manager? 

Fase 3 – Rivedi linee guida, policy, procedure e processi relativi all’analisi del rischio 

Tutta la documentazione e le linee guida disponibili devono far parte del processo di valutazione del rischio. Quando le condizioni cambiano, ad esempio per quanto riguarda la protezione dei dati e la fatturazione digitale, molto probabilmente sarà necessario aggiornare le policy e le linee guida per riflettere questi cambiamenti. 

Se non ci fossero procedure in atto per gestire determinate situazioni, ad esempio una policy per gli informatori, queste dovrebbero essere attuate il prima possibile. In questo modo, garantisci alla tua azienda una protezione adeguata contro vari possibili scenari e situazioni. 

Leggi di più: come aiutare i dipendenti a comprendere la vostra policy whistleblowing 

Proteggi la tua azienda – Fase 4 – Garantire la compliance di procedure, linee guida e policy 

Sebbene avere procedure documentate in forma scritta sia fantastico, non funzionerà se nessuno le segue. È importante eseguire un follow-up, nonché controlli e audit a campione. Soprattutto, i manager devono dare il buon esempio. Difficilmente puoi aspettarti che i dipendenti rispettino le linee guida e le policy se i manager non lo fanno per primi. Una mentalità di “sicurezza prima di tutto” non è un lavoro una tantum, è un modo per gestire le operazioni dell’intera azienda. 

Forse ora hai mosso i primi passi per proteggere la tua azienda da frodi, truffe e cattiva condotta. Nella prossima parte della nostra miniserie, adotteremo ulteriori misure per garantire che la tua azienda sia sicura e non faccia passi falsi. 

Continua a leggere la seconda parte!

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Arianna Tripodi, Whistlelink Territory Manager, Italia

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