Proteggi la tua azienda in 8 semplici passaggi: prima parte 

Lo leggiamo sempre sui giornali: Corruzione, tangenti e scandali. Eppure, pensiamo che “a noi non accadrà mai”. Ma come fai ad essere così sicuro? In questa miniserie in due parti, ti aiuteremo a proteggere la tua azienda da diversi tipi di scandali. Ecco la parte 1. 

La corruzione e la cattiva condotta non devono sempre coinvolgere milioni di persone in tangenti e insider trading di grandi proporzioni. Anche una piccola cattiva condotta può danneggiare l’azienda a lungo termine. Inoltre, il ricatto e l’estorsione sono potenziali fattori di rischio se si verificano già comportamenti scorretti all’interno dell’azienda. Quindi, assicurati di stroncare sul nascere e creare procedure di sicurezza prima che sia troppo tardi. 

• 1: rischi 
• 2: protezione 
• 3: policy 
• 4: compliance  

Proteggi la tua azienda – Fase 1 – Identifica i rischi 

Può sembrare semplice e ovvio, ma hai davvero condotto un’analisi approfondita del rischio e della vulnerabilità? Ci sono alcune persone nell’azienda che detengono informazioni importanti o hanno il potere di prendere decisioni importanti, il che le rende estremamente preziose per l’azienda? 

Quali azioni danneggerebbero di più la tua azienda e quali sarebbero facili da “farla franca” per i dipendenti? La migliore pratica consiste nel coinvolgere tutto il personale e iniziare a parlare di questi problemi. Alcuni dipendenti sono già stati sottoposti a pressioni o hanno tentato di influenzare i processi aziendali o di divulgare informazioni su di essi? 

Proteggi la tua azienda – Passaggio 2 – Esamina la protezione esistente 

Non reinventare la ruota. Molto probabilmente esistono già procedure e fattori in atto per proteggere la tua azienda da atti illeciti. Esistono processi per rilevare attività illegali, deviazioni e così via? Eseguite audit, controlli interni e controlli a campione dei processi aziendali? Richiedete documentazione ed eseguite due diligence su clienti, fornitori e partner? 

Una delle tutele più importanti che spesso non notiamo è la fedeltà dei dipendenti. I dipendenti si sentono fedeli all’azienda? Cosa possiamo fare per mantenere o rafforzare la fedeltà sia all’azienda che ai singoli manager? 

Fase 3 – Rivedi linee guida, policy, procedure e processi relativi all’analisi del rischio 

Tutta la documentazione e le linee guida disponibili devono far parte del processo di valutazione del rischio. Quando le condizioni cambiano, ad esempio per quanto riguarda la protezione dei dati e la fatturazione digitale, molto probabilmente sarà necessario aggiornare le policy e le linee guida per riflettere questi cambiamenti. 

Se non ci fossero procedure in atto per gestire determinate situazioni, ad esempio una policy per i segnalanti, queste dovrebbero essere attuate il prima possibile. In questo modo, garantisci alla tua azienda una protezione adeguata contro vari possibili scenari e situazioni. 

Leggi di più: come aiutare i dipendenti a comprendere la vostra policy whistleblowing

Proteggi la tua azienda – Fase 4 – Garantire la compliance di procedure, linee guida e policy 

Sebbene avere procedure documentate in forma scritta sia fantastico, non funzionerà se nessuno le segue. È importante eseguire un follow-up, nonché controlli e audit a campione. Soprattutto, i manager devono dare il buon esempio. Difficilmente puoi aspettarti che i dipendenti rispettino le linee guida e le policy se i manager non lo fanno per primi. Una mentalità di “sicurezza prima di tutto” non è un lavoro una tantum, è un modo per gestire le operazioni dell’intera azienda. 

Forse ora hai mosso i primi passi per proteggere la tua azienda da frodi, truffe e cattiva condotta. Nella prossima parte della nostra miniserie, adotteremo ulteriori misure per garantire che la tua azienda sia sicura e non faccia passi falsi. 

Continua a leggere la seconda parte!

Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Scopri di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing e sulla legge n.179/2017.

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