Zabezpiecz swoją firmę w 8 prostych krokach – część pierwsza 

Cały czas czytamy o tym w gazetach: korupcja, łapówki i skandale. Mimo to myślimy, że „to nam się nigdy nie przydarzy”. Ale jak możesz być taki pewien? W tej dwuczęściowej mini-serii pomożemy Ci chronić Twój biznes przed różnego rodzaju skandalami. Oto część 1. 

Korupcja i nadużycia nie zawsze muszą wiązać się z łapówkami milionów ludzi i masowym wykorzystywaniem informacji poufnych. Nawet drobne wykroczenie może na dłuższą metę zaszkodzić firmie. Ponadto szantaż i wymuszenia są potencjalnymi czynnikami ryzyka, jeśli wykroczenie ma już miejsce w firmie. Dlatego pamiętaj, aby zdusić go w zarodku i stworzyć procedury bezpieczeństwa, zanim będzie za późno. 

• 1: Zagrożenia 
• 2: Ochrona 
• 3: Zasady 
• 4: Zgodność 

Zabezpiecz swoją firmę krok 1 – Zidentyfikuj zagrożenia 

Może wydawać się to proste i oczywiste, ale czy naprawdę przeprowadziłeś dokładną analizę ryzyka i podatności? Czy w firmie są pewne osoby, które posiadają ważne informacje lub mogą podejmować ważne decyzje, co czyni je wyjątkowo cennymi dla firmy? 

Jakie działania potencjalnie najbardziej zaszkodziłyby Twojej firmie, a które byłyby łatwe dla pracowników? Najlepszą praktyką jest zaangażowanie całego personelu i rozpoczęcie rozmowy o tych kwestiach. Czy któryś z pracowników był już poddawany naciskom lub próbom wpływania na procesy firmy lub ujawniania informacji na ich temat? 

Zabezpiecz swoją firmę krok 2 – Sprawdź istniejące zabezpieczenia 

Nie wymyślaj koła na nowo. Najprawdopodobniej istnieją już procedury i czynniki, które chronią Twoją firmę przed niewłaściwymi działaniami. Czy istnieją procesy wykrywania nielegalnych działań, odchyleń itp.? Czy przeprowadzasz audyty, kontrole wewnętrzne i wyrywkowe kontrole procesów biznesowych? Wymagasz dokumentacji do faktur i przeprowadzasz należytą staranność wobec klientów, dostawców i partnerów? 

Jednym z najważniejszych zabezpieczeń, którego często nie dostrzegamy, jest lojalność pracowników. Czy pracownicy czują się lojalni wobec firmy i co możemy zrobić, aby utrzymać lub wzmocnić lojalność zarówno wobec firmy, jak i poszczególnych menedżerów? 

Krok 3 – Przejrzyj wytyczne, polityki, opisy stanowisk i procesy związane z analizą ryzyka 

Cała dostępna dokumentacja i wytyczne muszą być częścią procesu oceny ryzyka. Gdy zmienią się warunki, na przykład w zakresie ochrony danych i fakturowania cyfrowego, najprawdopodobniej zajdzie potrzeba aktualizacji dokumentów dotyczących polityki i wytycznych, aby odzwierciedlić te zmiany. 

Jeżeli nie istnieją żadne procedury postępowania w określonych sytuacjach, na przykład polityka w zakresie ochrony sygnalistów, należy ją wdrożyć jak najszybciej. W ten sposób zapewniasz swojej firmie odpowiednią ochronę przed różnymi możliwymi scenariuszami i sytuacjami. 

Przeczytaj więcej: Jak pomóc pracownikom zrozumieć zasady dotyczące zgłaszania nieprawidłowości 

Zabezpiecz swoją firmę krok 4 – Zapewnij zgodność procedur, wytycznych i polityk 

Chociaż posiadanie udokumentowanych procedur w formie pisemnej jest świetne, nie zadziała, jeśli nikt ich nie zastosuje. Ważne jest przeprowadzenie działań następczych, a także wyrywkowych kontroli i audytów. Przede wszystkim menedżerowie muszą dawać dobry przykład. Trudno oczekiwać od pracowników przestrzegania wytycznych i zasad, jeśli menedżerowie nie robią tego sami. Nastawienie „przede wszystkim na bezpieczeństwo” nie jest jednorazową pracą, ale sposobem prowadzenia działalności całej firmy. 

Być może właśnie podjąłeś pierwsze kroki na drodze do zabezpieczenia swojej firmy przed oszustwami, oszustwami i niewłaściwym postępowaniem. W kolejnej części naszej miniserii podejmiemy dalsze kroki, aby Twoja firma była bezpieczna i nie pojawiała się w negatywnych nagłówkach. 

Czytaj dalej w części drugiej!

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!