Skydda ditt företag med 8 enkla åtgärder – del ett

Vi läser det ofta om det i tidningar: Korruption, mutor och skandaler. Ändå tänker vi att det säkert aldrig kommer att hända oss”. Men det kan du aldrig garantera. I vår miniserie om två artiklar hjälper vi dig att skydda ditt företag från olika skandaler. Här är del ett.

Korruption och bedrägerier behöver inte alltid innebära enorma mutor och grova insiderbrott. Även mindre oegentligheter kan skada företaget på lång sikt. Dessutom är utpressning en potentiell riskfaktor om det redan förekommer missförhållanden inom företaget. Så se till att kväva riskbeteenden i tid och skapa säkerhetsprocedurer innan det är för sent.

• 1: Risker
• 2: Skydd
• 3: Policyer
• 4: Efterlevnad

Skydda ditt företag steg 1 – Identifiera riskerna

Man kan tycka det att det verkar enkelt och självklart, men har du verkligen gjort en grundlig analys av risker och sårbarhet? Finns det kanske personer i företaget som innehar viktig information eller har makt att fatta viktiga beslut, vilket gör dem extra värdefulla för företaget?

Vilka åtgärder skulle potentiellt skada ditt företag mest, och vad skulle vara enkelt för anställda att ”komma undan” med? Bästa praxis är att involvera all personal när man diskuterar dessa frågor. Har någon av de anställda redan utsatts för påtryckningar, försök att påverka företagets processer eller lämna ut information om dem?

Skydda ditt företag steg 2 – Undersök ert befintliga skydd

Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt. Troligtvis finns det redan rutiner för att skydda ditt företag mot oegentligheter. Finns det processer för att upptäcka illegala aktiviteter, avvikelser och så vidare? Utför ni revisioner, interna kontroller och stickprov av affärsprocesserna? Kräver du fakturaunderlag och utför due diligence på kunder, leverantörer och samarbetspartners?

Ett av de viktigaste skydden som man tyvärr ofta misslyckas med att uppmärksamma är de anställdas lojalitet. Känner medarbetarna sig lojala mot företaget och vad kan man göra för att bibehålla eller stärka lojaliteten mot både företaget och enskilda chefer?

Steg 3 – Granska riktlinjer, policys, arbetsbeskrivningar

Företagets interna styrdokument måste vara en del av riskbedömningsprocessen. När förutsättningarna förändras, till exempel vad gäller dataskydd och digital fakturering, kommer det med största sannolikhet också att finnas ett behov av att uppdatera policydokument och riktlinjer.

Om det inte finns några rutiner för att hantera vissa situationer, till exempel en visselblåsarpolicy, bör man implementera sådana så snart som möjligt. På så sätt säkerställer du att ditt företag har ett adekvat skydd mot olika riskfyllda situationer.

Läs mer: Så hjälper du anställda att förstå din visselblåsarpolicy

Skydda ditt företag steg 4 – Se till att rutiner, riktlinjer och policys följs

Även om det är bra att ha skriftligt dokumenterade processer kommer det inte att fungera om ingen ändå följer dem. Det är viktigt att göra uppföljningar, stickprovskontroller och revisioner. Framför allt måste cheferna föregå med gott exempel. Du kan knappast förvänta dig att anställda ska följa riktlinjer och policys om cheferna inte själva gör det. Att ha ett tankesätt där man sätter säkerheten först är inte ett engångsjobb, det är ett tankesätt som ska genomsyra företagets hela verksamhet.

Så, nu har du kanske tagit de första stegen på vägen för att skydda ditt företag mot bedrägerier, oegentligheter och olagliga aktiviteter.  I andra delen av vår miniserie kommer vi att vidta ytterligare åtgärder för att säkerställa att ditt företag är skyddat och inte kommer att skapa några negativa rubriker.

Här kan du läsa del två!