Come incoraggiare i dipendenti a segnalare le irregolarità

Se le irregolarità sul posto di lavoro passano inosservate o non vengono segnalate, potrebbero rivelarsi dannose per gli individui e la società in generale. Ecco perché denunciarle è fondamentale. Se un dipendente sceglie di divulgare informazioni all’esterno, la risoluzione potrebbe richiedere più tempo. È per questo motivo che è importante incoraggiare i dipendenti a segnalare le irregolarità tramite canali di segnalazione interni. Tuttavia, ciò non garantisce la divulgazione interna.

Ecco 6 suggerimenti per incoraggiare i dipendenti a segnalare le irregolarità utilizzando un canale interno.

Si tratta di instaurare un rapporto di fiducia.

Nell’incoraggiare i dipendenti a segnalare le irregolarità, è importante che i dipendenti si sentano più motivati a fare segnalazioni interne se sanno che la loro azienda si impegna a proteggere non solo i propri beni, ma anche il proprio personale.

Di seguito sono riportati alcuni consigli su come creare un ambiente di lavoro affidabile per incoraggiare i dipendenti a segnalare le irregolarità internamente.

Create una cultura aperta

Create una cultura aziendale che incoraggi attivamente i dipendenti a segnalare i propri dubbi e che li supporti in caso di segnalazioni. Una cultura dell’integrità ha maggiori probabilità di ispirare i dipendenti a fare segnalazioni interne e serve ai dirigenti per dare il tono giusto alle comunicazioni. Ciò contribuisce a consolidare l’approccio aziendale al whistleblowing e rassicura i dipendenti sul fatto che la dirigenza li supporta in caso di segnalazioni.

Parlatene

Raggiungete una cultura aperta e una migliore comprensione del processo di segnalazione attraverso una comunicazione trasparente e frequente.

Oltre a comunicare i vostri valori fondamentali e l’impegno nei confronti di un comportamento etico, è utile spiegare come effettuare una segnalazione. A tal fine, cercate di essere:

• Chiari. Spiegate esattamente come funziona il processo di whistleblowing.
• Attenti. Dimostrate di comprendere i dubbi dei dipendenti e il modo in cui li chiarite.
• Costanti. Rafforzate il vostro impegno e supporto.

Semplificate

Scegliete un metodo di segnalazione di facile accesso ed uso. Cercate di rimuovere quante più barriere possibile. Effettuare una segnalazione costituisce già una preoccupazione per la persona. Quindi, più è facile farlo, più è probabile che fornisca informazioni.

Descrivete nel dettaglio dove trovare il canale di segnalazione, le modalità di accesso e su quali dispositivi inviarla. Ciò è particolarmente importante per gli utenti che lavorano da remoto.

Se il canale di segnalazione supporta questa opzione, consentite la comunicazione nelle lingue locali.

Offrite rassicurazioni

Eliminate la paura di ritorsioni utilizzando un canale di segnalazione che supporti l’anonimato. Rassicurate i vostri dipendenti e le altre parti interessate che le segnalazioni sono riservate e non ci saranno ritorsioni.

Se le persone confidano nella protezione da conseguenze negative, aumentano le possibilità di segnalazione interna.

Infondete fiducia

Avvaletevi di professionisti qualificati per ricevere le segnalazioni in modo da poterle gestire con serietà e discrezione.

La vostra risposta è fondamentale per instaurare un rapporto di fiducia. Ciò dimostra che i dubbi vengono presi sul serio con azioni pertinenti. Mirate a rispondere prontamente, con attenzione e rispetto a ogni singola segnalazione.

Infondete ulteriore fiducia fornendo una piattaforma con un’elevata sicurezza dei dati che viene costantemente monitorata per proteggere le informazioni sensibili. Leggete in che modo Whistlelink protegge i dati.