Uzyskaj przydatne wskazówki, poznaj najlepsze praktyki i bądź na bieżąco z najnowszymi wiadomościamiBlog Whistlelink

Wdrażanie systemu sygnalistów: nasze 6 najlepszych wskazówek 

Implementing a whistleblower system

Wewnętrzny system whisteblowingowy powinien być bezpieczny dla sygnalistów, zapewniać poufność i pomagać w bezpiecznym i wydajnym zarządzaniu zgłoszeniami sygnalistów. Przeczytaj nasze 6 wskazówek dotyczących wdrażania systemu zgłaszania nieprawidłowości, który spełnia wszystkie wymogi dyrektywy UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości. 

W tym artykule przyjrzymy się bliżej: 

  1. Co to jest system whistleblowingowy? 
  2. Jakie są wymagania prawa? 
  3. Kluczowe cechy systemu zgłaszania nieprawidłowości 
  4. Obsługa i badanie otrzymanych zgłoszeń 
  5. Dlaczego potrzeba kilku kanałów raportowania 
  6. Znaczenie informowania i edukowania pracowników 

Sygnaliści wyświadczają wielką przysługę społeczeństwu i samej organizacji, zgłaszając nadużycia zarówno w podmiotach prywatnych, jak i publicznych. W Report To The Nations (ACFE, 2020) szacuje się, że firmy tracą średnio około 5% swoich dochodów z powodu różnego rodzaju oszustw. Dlatego musimy podkreślić wagę promowania zdrowej kultury korporacyjnej, w której pracownicy czują się bezpiecznie i nie boją się rozgłaszać nielegalnych działań i innych poważnych wykroczeń. 

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o procesie wdrażania systemu whistleblowingowego, któremu pracownicy mogą zaufać. 

1. Co to jest system whistleblowingowy? 

System whistleblowingowy obejmuje różne procesy i procedury anonimowego zgłaszania nadużyć za pośrednictwem wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości. Procesy te mogą mieć charakter wewnętrzny, jednak organizacja może również wybrać system whistleblowingowy od zewnętrznego dostawcy. 

System do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów powinien mieć kilka różnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, w których sygnalista może anonimowo złożyć swoją skargę. Mogą to być infolinia telefoniczna i strona internetowa. Organizacja będzie również musiała wdrożyć politykę informacyjną i inne wytyczne dotyczące korzystania z kanałów zgłaszania. Polityka powinna określać, w jaki sposób działa proces zgłaszania, co organizacja robi, aby przeciwdziałać odwetowi wobec sygnalistów oraz w jaki sposób informacje będą wykorzystywane do ciągłego doskonalenia. 

2. Jakie są wymagania prawa? 

Nowa unijna dyrektywa w sprawie whistleblowingu weszła w życie 17 grudnia 2021 r. Aby spełnić wymagania dyrektywy, organizacje zatrudniające ponad 50 pracowników oraz gminy liczące ponad 10 000 mieszkańców muszą wdrożyć bezpieczne i skuteczne kanały raportowania. Jednak nie wszystkie państwa członkowskie UE przyjęły dyrektywę do prawa krajowego. Aby zapoznać się z aktualnym statusem terminu w Twoim kraju, zapoznaj się z artykułem Gdzie kraje mogą przyjąć unijną dyrektywę w sprawie zgłaszania nieprawidłowości. 

Nie zalecamy czekania do ostatniej chwili i zachęcamy organizacje do jak najszybszego przeglądu swoich rozwiązań dla sygnalistów. Aby uzyskać więcej informacji na temat zgodności z dyrektywą UE dotyczącą sygnalistów, przeczytaj więcej tutaj

3. Jakie są kluczowe cechy systemu sygnalistów? 

Celem wdrożenia systemu sygnalistów jest zapewnienie pracownikom poczucia bezpieczeństwa i wiary w to, że zgłoszenia są traktowane poważnie i są rozpatrywane w sposób profesjonalny, bez narażania sygnalisty na żadne działania odwetowe. System sygnalistów musi być częścią strategicznej pracy organizacji i uzupełniać kodeks postępowania. 

Skuteczna usługa informatora powinna zawierać następujące funkcje: 

System sygnalistów musi być łatwo dostępny. 

Wszyscy (nie tylko pracownicy) muszą wiedzieć, jak i gdzie złożyć zgłoszenie. Przesyłanie zgłoszeń sygnalistów powinno być jak najprostsze, niezależnie od wybranego kanału zgłaszania. Dobrymi przykładami są system informowania o nieprawidłowościach online z własną stroną internetową, kompatybilny ze wszystkimi urządzeniami i dostępny dla każdego, a także całodobowa infolinia telefoniczna. 

System sygnalistów musi być bezpieczny. 

Dyrektywa UE w sprawie sygnalistów stanowi, że kanały zgłaszania muszą być bezpieczne i poufne. Oznacza to, że tylko wyznaczone, upoważnione osoby mogą mieć dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniach, a anonimowość sygnalisty musi być zagwarantowana przez cały proces. Aby zachować poufność, należy korzystać z anonimowych zgłoszeń. Pozwala to na dwustronną komunikację z anonimowym sygnalistą. 

System sygnalistów musi być zgodny z RODO. 

Kolejnym wymogiem ustawy o sygnalistach jest zgodność systemu z RODO w zakresie danych osobowych. Obejmuje to również wszystkie informacje zawarte w raporcie sygnalisty. W następstwie wyroku Schrems II firmy europejskie nie mogą już korzystać z umowy Tarczy Prywatności ze Stanami Zjednoczonymi w celu przekazywania danych osobowych stronom trzecim. Dlatego powinieneś upewnić się, że wybrałeś dostawcę systemów informowania o nieprawidłowościach, w których wszystkie dane są przechowywane na serwerach w UE / EOG. 

Możesz przeczytać więcej o bezpieczeństwie danych i hostingu tutaj

System sygnalistów musi być sprawny i dotrzymywać terminów 

Ważne jest, aby system informowania o nieprawidłowościach był łatwy w obsłudze dla osób, które będą otrzymywać i śledzić zgłoszenia zgłaszania nieprawidłowości. Dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości stanowi, że sygnalista powinien otrzymać potwierdzenie w ciągu 7 dni, a informację zwrotną o sprawie i możliwych środkach w ciągu trzech miesięcy. 

4. Obsługa i badanie otrzymanych zgłoszeń sygnalistów 

Ważne jest, aby wyznaczyć bezstronną i niezależną osobę lub dział do otrzymywania, przeglądu i monitorowania zgłoszeń sygnalistów. Nie może być konfliktu interesów (na przykład, gdy odbiorca jest wymieniony w raporcie), dlatego może być konieczne wyznaczenie kilku osób do różnych ról. Wyznaczona osoba lub dział jest również odpowiedzialny za komunikację z informatorem, żądanie dodatkowych informacji i/lub przekazywanie informacji zwrotnych na temat postępów w sprawie. 

Wdrożenie prostego procesu z potwierdzeniem otrzymania raportu sygnalisty w ciągu 7 dni (zalecamy maksymalnie 1-2 dni) i informacją zwrotną dotyczącą sprawy w ciągu trzech miesięcy. Aby zapewnić, że system jest postrzegany jako sprawiedliwy i bezstronny, bądź konsekwentny. Niezawodną i bezpieczną opcją jest wybór cyfrowego systemu informowania o nieprawidłowościach. Możliwe jest również dodanie zewnętrznego zarządzania sprawami w celu obsługi zgłoszeń sygnalistów. 

Otrzymując zgłoszenie sygnalisty, musisz najpierw zdecydować, w jaki sposób ma być prowadzone dochodzenie. W cyfrowym systemie sygnalistów łatwo jest tworzyć przypomnienia i terminy spraw oraz przekazywać je do odpowiedniego działu w organizacji. Zautomatyzowany proces ułatwia spełnienie wymagań Dyrektywy UE. 

Więcej informacji na temat nakazów i zakazów dotyczących zarządzania zgłoszeniami osób zgłaszających przypadki naruszenia znajdziesz tutaj. 

5. Wybierz system zgłaszania nieprawidłowości z ustnymi i pisemnymi kanałami zgłaszania 

Wymagania dotyczące systemu whistleblowingu i jego kanałów raportowania różnią się nieznacznie w zależności od typu organizacji. Przede wszystkim termin wdrożenia bezpiecznej usługi whistleblowingu to albo 17 grudnia 2021 r. (co oznacza spóźnienie!) albo 17 grudnia 2023 r., w zależności od liczby pracowników. 

Są też wyjątki. Na przykład gminy mogą dzielić między sobą funkcje w zakresie informowania o nieprawidłowościach. Ponadto firmy zatrudniające mniej niż 250 pracowników, które są częścią grupy firmowej, mogą do pewnego stopnia dzielić się zasobami na potrzeby badania zgłoszeń sygnalistów z główną firmą. Kanały raportowania muszą być jednak aktywne i funkcjonować na poziomie spółki zależnej i nie mogą być w pełni współdzielone z innymi spółkami z tej samej grupy. 

Przeczytaj więcej o ogólnogrupowych systemach zgłaszania nieprawidłowości nie wystarczą Komisji Europejskiej tutaj 

Dyrektywa UE w sprawie sygnalistów podkreśla również, że nie tylko obecni pracownicy muszą mieć dostęp do kanałów zgłaszania. Organizacje muszą zapewnić, aby system sygnalistów był dostępny m.in. dla byłych pracowników i kandydatów do pracy, stażystów i wolontariuszy, freelancerów i dostawców, a także akcjonariuszy i osób na stanowiskach kierowniczych i nadzorczych. 

Aby maksymalnie obniżyć próg zgłoszenia sygnalisty, dobrym pomysłem jest wdrożenie kilku różnych kanałów zgłaszania. Można je dostosować w ramach działalności firmy – pracownicy pracujący w terenie mogą preferować telefoniczną infolinię, a osoby pracujące zdalnie z domu mogą preferować cyfrową platformę do zgłaszania nieprawidłowości. 

6. Znaczenie informowania i edukowania pracowników 

Usługa whistleblowingu jest skuteczna tylko wtedy, gdy wszyscy o niej wiedzą, wiedzą, jak złożyć zgłoszenie i jak należy zarządzać otrzymanymi zgłoszeniami. Wymaga edukacji wszystkich pracowników i menedżerów. Aby zachęcić pracowników do zabrania głosu, organizacja może być zmuszona do ciągłego śledzenia kultury korporacyjnej i edukowania pracowników na temat znaczenia zgłaszania nieprawidłowości.  

Ważną częścią szkolenia jest wdrożenie polityki przeciwdziałania odwetowi. Firma może zostać pozwana o odszkodowanie, jeśli nie zabezpieczyła sygnalistów przed działaniami odwetowymi po zgłoszeniu przez nich niewłaściwego postępowania. Dlatego ważne jest, aby podjąć działania następcze, jeśli sygnalista czuje się narażony na takie działania i jasno określić, w jaki sposób zostanie to potraktowane. 

Zawsze dobrze jest zachować jak największą przejrzystość w odniesieniu do całego procesu zgłaszania nieprawidłowości i kolejnych dochodzeń. Nie jest konieczne (a nawet legalne) ujawnianie zbyt wielu szczegółów na temat dochodzenia i możliwych środków. Możliwe jest jednak udostępnianie anonimowych statystyk dotyczących spraw sygnalistów. Pokazanie, że system sygnalistów jest używany i działa zgodnie z przeznaczeniem, zbuduje zaufanie wśród pracowników. 

Wskazówka dotycząca lektury: Jak pomóc pracownikom zrozumieć zasady dotyczące zgłaszania nieprawidłowości 

Monitoruj i stale ulepszaj 

Na początku ocena skuteczności systemu zgłaszania nieprawidłowości może być trudna. Patrzenie tylko na liczbę otrzymanych raportów nie jest dobrym miernikiem. Otrzymanie kilku zgłoszeń może sugerować, że w organizacji jest niewiele problemów, ale może też świadczyć o obawie przed skorzystaniem z usługi whistleblowingu. Najlepszą praktyką jest ciągłe monitorowanie procesu i ocena długoterminowych trendów i odchyleń. Co może być przyczyną nagłego wzrostu lub spadku liczby zgłoszeń? Czy niektóre działy otrzymują nieproporcjonalną liczbę raportów? Wewnętrzna ocena systemu sygnalistów w regularnych odstępach czasu może zapewnić lepsze zrozumienie, jak komfortowo czują się pracownicy korzystający z niego. 

Jeśli masz jakieś przemyślenia na temat tego artykułu lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o Whistlelink, skontaktuj się z nami

Czy podobał Ci się artykuł?
Przekaż dalej informację

Wyjaśnienie dyrektywy UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości

Urszula Garbicz-Brys, Whistlelink  Menadżer Regionu, Polska

System Whistlelink
w języku polskim

Wypróbuj Whistlelink przez miesiąc za darmo

WHISTLELINK BLOGPrzeczytaj dalej...

ISO 37002:2021 Systemy zarządzania sprawami w obszarze whistleblowing 
Wewnętrzne dochodzenie w sprawie domniemanego wykroczenia korporacyjnego 
Whistleblowing w branży transportowej i logistycznej

Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ

Skontaktuj się

Nasz zespół jest gotowy, aby odpowiedzieć na Twoje pytania. Poszukaj odpowiedzi w naszym Centrum pomocy lub wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą możliwie najszybciej. Możesz też po prostu do nas zadzwonić!

Porozmawiaj z Territory Managerem
Urszula Bryś

+48 502 570 436