Så kan du uppmuntra medarbetare att rapportera om oegentligheter

Om oegentligheter på arbetsplatsen inte upptäcks eller rapporteras kan det skada både enskilda individer och samhället i stort. Därför är visselblåsning så viktigt. Om en medarbetare väljer att i stället rapportera via externa kanaler kan det ta längre tid att lösa problemet. Det är en anledning till att uppmuntra till användning av interna rapporteringskanaler. Det är dock ingen garanti för att rapporteringen sedan faktiskt sker internt. Nedan får du tips om hur man skapar en arbetsmiljö som präglas av förtroende för att uppmuntra medarbetare att rapportera om oegentligheter internt.

• Skapa en öppen kultur
• Prata öppet om visselblåsning
• Gör visselblåsning enkelt
• Skapa trygghet
• Skapa förtroende

Det viktiga är att skapa förtroende.

Medarbetarna kan känna sig mer motiverade att rapportera internt om de vet att företaget de arbetar för faktiskt strävar efter att skydda sina medarbetare och inte bara sina ekonomiska tillgångar.

Skapa en öppen kultur

Skapa en företagskultur som aktivt uppmuntrar medarbetarna att rapportera problem och som stöttar dem när de gör det. Det är mer sannolikt att medarbetarna väljer att rapportera internt om företagskulturen präglas av integritet.

Det sänder också rätt budskap från ledningshållet. Något som bidrar till att befästa ditt företags strategi för visselblåsning och försäkrar medarbetarna om att ledningen kommer att stötta dem om de väljer att säger ifrån.

Uppmuntra anställda att rapportera om oegentligheter genom att prata om visselblåsning

Skapa en öppen kultur och en bättre förståelse för visselblåsningsprocessen genom transparent och frekvent kommunikation.

Utöver att kommunicera företagets kärnvärden och strävan efter att upprätthålla etiska beteenden är det bra att förklara hur man går tillväga för att göra en rapport. När du gör detta ska du tänka på att vara:

• Tydlig. Förklara exakt hur processen för visselblåsning fungerar.
• Omtänksam. Visa att du har förståelse för medarbetarnas oro och berätta om hur du kommer att finnas där för dem.
• Konsekvent. Understryk ditt engagemang och vilket stöd du kan erbjuda.
  

Se till att det är enkelt att använda visselblåsartjänsten

Välj en lättillgänglig och användarvänlig rapporteringsmetod. Försök se till att hindren är så få som möjligt. Det är jobbigt för folk att rapportera som det är, så ju enklare processen är, desto större chans att du får in den information du behöver.

Informera medarbetarna om exakt var de kan hitta rapporteringskanalen, hur de kommer åt den och via vilka enheter de kan skicka sin rapport. Detta är särskilt viktigt för folk som arbetar på distans.

Se till att det är möjligt att rapportera på sitt eget modersmål om din rapporteringskanal erbjuder en sådan funktion.

En känsla av trygghet ökar motivationen att rapportera om oegentligheter

Minska rädslan för repressalier genom att använda en rapporteringskanal som garanterar anonymitet. Försäkra medarbetarna och andra relevanta intressenter om att all rapportering är helt konfidentiell och inte innebär någon risk för repressalier.

Om folk litar på att du kommer att skydda dem mot negativa följder ökar förstås chansen att de väljer att rapportera internt.

Skapa förtroende för visselblåsarlösningen

Se till att rätt personer tar emot rapporterna så att de hanteras på ett professionellt och konfidentiellt sätt.

Responsen från dig är avgörande när det gäller att skapa förtroende. Rätt slags respons visar att du tar medarbetarnas funderingar och misstankar på allvar och kommer att vidta åtgärder utifrån dem. Sträva därför efter att besvara varje rapport inom rimlig tid och på ett varsamt och respektfullt sätt.

Skapa ytterligare förtroende genom att tillhandahålla ett system med hög datasäkerhet som övervakas kontinuerligt för att skydda känsliga uppgifter. Läs vad Whistlelink gör för att skydda din data.

Vill du veta mer om en säker visselblåsarfunktion och säkra interna rapportkanaler? Vi diskuterar gärna en visselblåsarlösning för just din organisation. Kontakta oss eller boka en gratis demo av systemet!

Undrar du också över lagens krav? Du kan läsa om den nya svenska visselblåsarlagen här och mer om EU:s visselblåsardirektiv här.