Jak zachęcić pracowników do zgłaszania niewłaściwego postępowania

Przeoczenie lub niezgłoszenie niewłaściwego postępowania w miejscu pracy może mieć negatywny wpływ na jednostkę i społeczeństwo. Dlatego tak ważne jest zgłaszanie naruszeń (tzw. whistleblowing). Jeśli pracownik zdecyduje się ujawnić informacje organom zewnętrznym, rozwiązanie problemu może zająć więcej czasu. W związku z tym zachęcamy do korzystania z wewnętrznych kanałów zgłaszania. Nie jest to jednak tożsame się z ujawnianiem informacji wewnątrz firmy.

Poniżej podano wskazówki dotyczące tworzenia środowiska pracy godnego zaufania, które pomoże pracownikom zgłaszać przypadki niewłaściwego postępowania wewnątrz firmy.

Chodzi o budowanie zaufania.

Pracownicy mogą czuć się bardziej zmotywowani do dokonywania zgłoszeń w strukturach wewnętrznych, jeśli wiedzą, że ich firma jest zaangażowana w ochronę swoich pracowników, a nie tylko swojego interesu.

Stwórz otwartą kulturę

Zbuduj kulturę korporacyjną, która w aktywny sposób zachęca pracowników do zgłaszania wątpliwości i wspiera ich w tym zakresie. Kultura uczciwości z większym prawdopodobieństwem zainspiruje pracowników do dokonywania zgłoszeń wewnątrz firmy.

Z góry określ odpowiednie zasady. Pomaga to ujednolicić podejście firmy do ujawniania naruszeń i zapewnia pracowników, że otrzymają wsparcie od kierownictwa wyższego szczebla, jeśli będą chcieli zgłosić niewłaściwe postępowanie.

Rozmawiaj

Zapewnij otwartą kulturę i lepsze zrozumienie procesu ujawniania naruszeń (whistleblowing) dzięki częstej i przejrzystej komunikacji.

Oprócz zaznajamiania z podstawowymi wartościami firmy i wsparcia w zakresie etyki zawodowej, warto wyjaśnić, jak dokonać zgłoszenia. Podczas objaśniania należy zachować:

• Przejrzystość: Dokładnie wyjaśnij, jak działa proces zgłaszania naruszeń (whistleblowing).
• Ostrożność: Pokaż, że rozumiesz wątpliwości pracowników i w jaki sposób potrafisz je rozwiewać.
• Ciągłość: Wzmocnij swoje zaangażowanie i wsparcie.

Uprość proces

Wybierz łatwo dostępną i przyjazną dla użytkownika metodę dokonywania zgłoszeń. Pozbądź się jak najwięcej przeszkód. Pracownicy mają wystarczająco dużo obaw związanych z dokonaniem zgłoszenia, więc im łatwiejszy będzie ten proces, tym bardziej prawdopodobne jest, że będą skłonni dostarczać informacje na temat naruszeń.

Należy dokładnie określić, gdzie można znaleźć kanał dokonywania zgłoszeń, jak uzyskać do niego dostęp oraz jakiego urządzenia użyć do przesłania informacji. Jest to szczególnie ważne dla osób, które pracują zdalnie.

Pozwól na komunikację w rodzimych językach, jeśli Twój kanał dokonywania zgłoszeń posiada taką funkcję.

Zapewnij bezpieczeństwo

Zmniejsz lęk przed działaniami odwetowymi, korzystając z kanału dokonywania zgłoszeń, który zapewnia anonimowość. Upewnij swoich pracowników i innych interesariuszy, że zgłoszenie jest poufne i działania odwetowe nie będą miały miejsca.

Jeśli ludzie ufają, że firma będzie ich chronić przed negatywnymi konsekwencjami, prawdopodobnie zwiększy to szanse na dokonywanie zgłoszeń w strukturze wewnętrznej.

Buduj zaufanie

Otrzymywaniem zgłoszeń powinny zajmować się odpowiednie osoby, aby zachowany był profesjonalizm oraz poufność.

Twoja reakcja ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania. Pokazuje, że wątpliwości są traktowane poważnie i podejmuje się w ich zakresie konkretne działania. Staraj się odpowiadać na każde zgłoszenie szybko, starannie i z szacunkiem.

Głębsze zaufanie można zbudować, zapewniając system o wysokim poziomie bezpieczeństwa danych, który jest stale monitorowany w celu ochrony wrażliwych informacji. Przeczytaj o działaniach Whistlelink w związku z bezpieczeństwem danych.