Uzyskaj przydatne wskazówki, poznaj najlepsze praktyki i bądź na bieżąco z najnowszymi wiadomościamiBlog Whistlelink

Kluczowe czynniki, które sprawiają, że Twój system zgłaszania nieprawidłowości działa 

Make your whistleblowing system work.

Wraz z wprowadzeniem unijnej dyrektywy w sprawie whistleblowingu organizacje w całej Europie aktualizują lub tworzą polityki dotyczące whistleblowingu i wdrażają nowe systemy do zgłaszania nieprawidłowości. 

Dyrektywa powstała z potrzeby lepszej ochrony osób zgłaszających nadużycia i zachęcenia większej liczby osób do wypowiedzenia się i zgłaszania nieprawidłowości. 

Wyzwaniem dla organizacji jest jednak wdrożenie działającego w praktyce systemu whistleblowingu. Aby osiągnąć ten cel, musi być zaufanie. Innymi słowy, niezawodny system informowania o nieprawidłowościach powinien być naturalną częścią pozytywnej kultury korporacyjnej. 

Trzy obszary, na których należy się skupić, aby budować poczucie zaufania wśród pracowników podczas wdrażania systemu whistleblowingu, to: 

  • Świadomość 
  • Zaufanie 
  • Opinia 

Przyjrzyjmy się dokładniej, dlaczego są to kluczowe czynniki pomagające działać Twojemu systemowi zgłaszania nieprawidłowości. 

1. Świadomość 

Wszyscy pracownicy powinni wiedzieć, jak zidentyfikować problem i jak złożyć zgłoszenie whistleblowingu. 

Dyrektywa UE wymaga, aby pracownicy znali różne kanały zgłaszania nieprawidłowości. Jednak w Open Public Consultation on Whistleblowing (UE, 2017) 42% respondentów stwierdziło, że nie wie, jak i gdzie przesłać zgłoszenie o niewłaściwym postępowaniu. 

Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, że mogą zgłosić niewłaściwe postępowanie i gdzie mogą tego dokonać. Poinformuj ich, jakie kanały raportowania są dla nich dostępne i że mogą zgłaszać je w dowolnej formie, z jaką czują się komfortowo. 

Ważne jest, aby pokazać, że organizacja rozumie, że sporządzenie raportu może być trudne dla pracownika. Prowadzenie otwartych dyskusji na temat ujawniania informacji i sposobu ich obsługi może to udowodnić. 

Po wprowadzeniu kanałów informowania o nieprawidłowościach ważne jest, aby wyjaśnić, dlaczego one istnieją i jakie cele chcesz dzięki nim osiągnąć. Może to dotyczyć wewnętrznych celów firmy, takich jak „chcemy poznać problemy, abyśmy mogli coś z nimi zrobić” lub odniesienie do przepisów ustawowych i wykonawczych, np. „poważnie traktujemy przepisy dotyczące sygnalistów”. 

Poinformuj również wszystkich, że firma lub organizacja starannie przestrzega prawa, chroni swoich pracowników i postępuje właściwie. 

2. Zaufanie  

Pracownicy muszą czuć się bezpiecznie i mieć zaufanie do procesu zgłaszania nieprawidłowości w organizacji. 

Około 80% pracowników nie zgłasza nadużyć z obawy przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi. 

Jasne określenie powodów wewnętrznego informowania o nieprawidłowościach oraz sposobu, w jaki organizacja będzie postępować ze zgłoszeniami, pomoże zbudować zaufanie wśród pracowników. Podkreśl fakt, że dyrektywa UE w sprawie sygnalistów i przepisy krajowe mają na celu ochronę sygnalistów przed działaniami dyscyplinarnymi. 

Najważniejszą kwestią, jeśli chodzi o zaufanie, jest możliwość zachowania anonimowości sygnalisty, a jego tożsamość jest chroniona przez cały proces. 

Wdrażając system informowania o nieprawidłowościach, upewnij się, że jest on bezpieczny i podkreśla, jakie środki zostały podjęte w celu ochrony danych osobowych. Sprawdź również, czy system umożliwia anonimową dwustronną komunikację z sygnalistą. 

Ważne jest również stworzenie przejrzystego procesu, aby wszyscy w organizacji wiedzieli, jak postępować ze zgłoszeniami, przeprowadzać dochodzenia oraz czy i jakie są tego konsekwencje.  

Wskazówka dotycząca lektury > Jak zachęcić pracowników do zgłaszania nadużyć 

Wreszcie, powinny istnieć systemy kontroli zapobiegające odwetowi przeciwko sygnaliście. Jeśli dojdzie do odwetu, na sprawcę należy nałożyć sankcje. Wysyłamy silny komunikat, że takie zachowanie jest nie do przyjęcia, a osoba, która zdecyduje się zgłosić nadużycie, będzie chroniona przez system. 

3. Informacje zwrotne 

Wszystkie zgłoszenia należy jak najszybciej zbadać i podjąć niezbędne środki. 

30% pracowników decyduje się nie zgłaszać nadużyć, ponieważ uważają, że nic to nie zmienia. 

Sposób, w jaki organizacja obsługuje raporty, ma kluczowe znaczenie dla tego, jak dobrze działa system. Pracownicy muszą ufać, że odpowiedź na zgłoszenie zostanie udzielona szybko, a działania zostaną podjęte. 

Dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach stanowi, że sygnalista musi otrzymać potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w ciągu 7 dni, a informacje zwrotne muszą zostać przekazane w ciągu 3 miesięcy. 

Szczególny nacisk należy położyć na to, by nikt nie był narażony na działania odwetowe. Dotyczy to nie tylko sygnalisty, ale także świadków lub innych osób zaangażowanych w śledztwo. Upewnij się, że wszyscy w zgłoszeniu są chronieni poprzez system anonimowego lub poufnego trybu zgłaszania nadużyć. 

Reagowanie to także dostosowywanie i ciągłe doskonalenie systemu zgłaszania nieprawidłowości. Ważne jest, aby ocenić skuteczność systemu i dostrzec trendy, na podstawie których może działać kierownictwo. Ważna jest nie liczba zgłoszeń informujących o nieprawidłowościach, ale odstępstwa od normy. 

Bezpieczny i niezawodny system zgłaszania nieprawidłowości 

Pamiętaj, że dobry system whistleblowingu chroni zarówno pracowników, jak i organizację. Wychwytywanie nadużyć za pośrednictwem bezpiecznego kanału zgłaszania, o którym pracownicy wiedzą i któremu ufają, umożliwia organizacjom badanie zgłoszeń w bezpieczny i ustrukturyzowany sposób.  

Chcesz omówić odpowiednie rozwiązanie dla swojej organizacji 

Skontaktuj się z Whistlelink, aby zarezerwować spotkanie i zobaczyć demo systemu. 

Jeśli masz jakieś przemyślenia na temat tego artykułu lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o Whistlelink, skontaktuj się z nami

Czy podobał Ci się artykuł?
Przekaż dalej informację

Wyjaśnienie dyrektywy UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości

Urszula Garbicz-Brys, Whistlelink  Menadżer Regionu, Polska

System Whistlelink
w języku polskim

Wypróbuj Whistlelink przez miesiąc za darmo

WHISTLELINK BLOGPrzeczytaj dalej...

ISO 37002:2021 Systemy zarządzania sprawami w obszarze whistleblowing 
Wewnętrzne dochodzenie w sprawie domniemanego wykroczenia korporacyjnego 
Whistleblowing w branży transportowej i logistycznej

Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ

Skontaktuj się

Nasz zespół jest gotowy, aby odpowiedzieć na Twoje pytania. Poszukaj odpowiedzi w naszym Centrum pomocy lub wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą możliwie najszybciej. Możesz też po prostu do nas zadzwonić!

Porozmawiaj z Territory Managerem
Urszula Bryś

+48 502 570 436