6 tips för att skapa en bra visselblåsarpolicy

Skapa en bra visselblåsarpolicy: Idag anser de flesta att en visselblåsarpolicy är en viktig del av företag och organisationers arbete med interna kontrollsystem, etik och regelefterlevnad. Det nya EU-direktivet och nationella visselblåsarlagar med krav på att implementera säkra och anonyma kanaler för visselblåsare har ytterligare skyndat på utvecklingen.

Målet för företagen är att skapa en intern företagskultur av tillit och förtroende. Man vill uppmuntra anställda att våga berätta om de problem som finns inom organisationen.

Tips för att skapa en bra visselblåsarpolicy

1. Tydlig kommunikation och utbildning av alla medarbetare i företagets etiska riktlinjer och policys
2. Informera om olika visselblåsarkanaler för att rapportera om missförhållanden
3. Gå igenom hur lagen skyddar visselblåsare
4. Guida genom den interna visselblåsarprocessen och rapportkanalerna
5. Ge konkreta exempel på missförhållanden man kan ta upp samt vad som inte är visselblåsning
6. Ta upp konsekvenser (men avstå från att använda nolltolerans)

1. Nyckeln till en bra och fungerande visselblåsarpolicy är kommunikation

Enligt lagen måste alla visselblåsare skyddas från alla former av repressalier eller hämndaktioner. Se till att alla medarbetare, inte bara anställda, vet hur de kan rapportera oegentligheter och att de kan lämna in en rapport anonymt. Utbilda alla medarbetare i företagets värderingar och ta även upp problem som kanske är unika för den egna organisationen.

Visselblåsarpolicyn bör också innehålla en definition av vad en visselblåsare är. En vanligt använd definition är en person med anknytning till arbetsplatsen som slår larm om missförhållanden som man uppfattar vara av ett större allmänt intresse.

2. Enligt EU-direktivet måste man informera om både interna och externa rapportkanaler

Visselblåsarlagen kräver att alla organisationer med över 50 anställda ska upprätta interna rapporteringskanaler, som visselblåsare ska använda i första hand för att rapportera missförhållanden. Därtill har regeringen i Sverige utsett de myndigheter som blir skyldiga att upprätthålla externa rapporteringskanaler. Du kan läsa mera om dem här.

3. Hur är visselblåsaren skyddad?

Visselblåsarlagen ger skydd för de personer som rapporterat om missförhållanden och alla personer som hjälpt dem på något sätt. Det förutsätter att man hade goda anledningar att tro att informationen var sann vid tidpunkten för rapporteringen.
Läs mer om den svenska visselblåsarlagen här

4. Var transparent! Tydliggör visselblåsarprocessen och rapportkanalerna

Förklara tydligt i visselblåsarpolicyn hur organisationens interna visselblåsningslösningar och hanteringen av inkomna rapporter fungerar.

i) Vilka är de säkra interna kanalerna?
Det ska finnas möjlighet till anonym rapportering, på ett säkert sätt. Kan man rapportera per telefon, via ett meddelandesystem, vid ett fysiskt möte eller via en online-plattform? Redogör för vart man kan vända sig och var man hittar organisationens olika rapportkanaler.  

ii) Vem är mottagare av rapporterna?
Skapa en visselblåsarpolicy där det framgår vem som tar emot rapporten, vem som följer upp den och vem som kan komma att ta del av informationen. Inkludera information om själva processen och vad visselblåsaren kan vänta sig efter att ha lämnat in en rapport. Enligt visselblåsarlagen ska personen som rapporterar få ett kvitto på mottagande av rapporten inom 7 dygn. Feedback angående ärendet ska ges senast inom tre månader.

iii) Vilken feedback kan man få?
Visselblåsaren har alltid rätt att få återkoppling på sin rapport, även om det inte går att berätta detaljer om utredningen till exempel på grund av lagliga hinder. I visselblåsarpolicyn kan man ta upp konkreta exempel på lämplig feedback, som att återkoppla till visselblåsaren (anonymt via visselblåsarsystemet) och tacka denne för rapporten. Man kan bekräfta att en utredning genomförts och kort redogöra för resultatet eller eventuella åtgärder.

Om visselblåsaren däremot inte hör någonting efter sin rapport, är det lätt att anta att inget hände vilket minskar chansen att man våga rapportera i framtiden.

5. Vilka ärenden kan man ta upp i visselblåsarsystemet?

Självklara ärenden för visselblåsarsystemet är brott mot nationella lagar och unionslagar. I Sverige kan man även ta upp andra missförhållanden av större allmänt intresse. Det kan handla om händelser som innebär risk för miljön eller andra personers säkerhet, händelser som kan ha negativ påverkan på företagets ekonomi eller uppförande som inte är i linje med företagets etiska policys.
Läs mera: 7 exempel på oegentligheter på arbetsplatsen

Vad är inte visselblåsning?
I visselblåsarpolicyn kan man också påminna om att personliga ärenden som till exempel rör trivseln på arbetsplatsen eller arbetsrättsliga ärenden inte passar i visselblåsarsystemet. Sådana ärenden kan man ta upp med sin chef eller företagets HR-avdelning.
Läs mera: Allt som känns fel är inte visselblåsning

6. Undvik en policy med nolltolerans

Det är självklart viktigt med tydliga policys och regelefterlevnad särskilt när det handlar om olagliga handlingar, missförhållanden som hotar medarbetarna eller allmänhetens säkerhet eller som äventyrar företagets ställning på något sätt. Konsekvenserna för mindre allvarliga beteenden får dock inte upplevas som orimligt stränga. Det kan snarare kan påverka medarbetarna att inte rapportera. En bra visselblåsarpolicy innehåller därför tydliga exempel på otillbörligt beteende och vilka disciplinära konsekvenser som kan bli följden. Åtgärderna bör vara konkreta och rimliga.

Målet med att skapa en bra visselblåsarpolicy

En visselblåsarpolicy är ett bra första steg till att bygga en positiv företagskultur av förtroende och integritet. En bra visselblåsarpolicy ska uppmuntra till etiskt uppförande och skapar grunderna för en transparent och rättvis process. Det ska vara tydligt vart man kan vända sig och vilka problem man kan ta upp i visselblåsarsystemet. Policyn kan också innehålla hänvisningar både till lagstiftningen och till företagets egen uppförandekod eller övriga etiska policys. Att skapa en bra visselblåsarpolicy är viktigt för att medarbetarna ska känna förtroende för processen och även våga använda systemet och rapportera om missförhållanden.

Läs också: Kom igång med en visselblåsarfunktion