Przewodnik: Jak wdrożyć ustawę o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. sygnalistów) to wkrótce nowe prawo, które ma na celu ochronę sygnalistów zgłaszających nielegalne lub nieetyczne działania w ich organizacji. Wymaga będzie ona od wszystkich organizacji zatrudniających co najmniej 50 pracowników wdrożenia bezpiecznych wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości przed 17 grudnia 2023 r. W tym przewodniku omówimy kilka ważnych kroków dla organizacji, które chcą wdrożyć ustawę o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

1. Zapoznanie się z ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa i dyrektywą UE w sprawie whistleblowingu.
2. Opracowanie polityki whistleblowingowej.
3. Wdrożenie kanałów raportowania.
4. Przeszkolenie pracowników.
5. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zgłaszanie nieprawidłowości.
6. Zbadanie zgłoszenia.
7. Podjęcie odpowiednich działań.
8. Ochrona osób zgłaszających nieprawidłowości.
9. Monitorowanie i przegląd.

Przyjrzyjmy się bliżej i podzielmy wdrożenie na 9 łatwych do opanowania kroków!

1. Zrozumienie projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa i dyrektywy UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach

Przed wdrożeniem systemu whistleblowingowego ważne jest zrozumienie wymogów i obowiązków prawnych. Finalny projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa i dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach zawierają wytyczne dotyczące ochrony sygnalistów, kanałów zgłaszania i procesu dochodzenia.

2. Opracowanie polityki whistleblowingowej

Polityka zgłaszania nieprawidłowości to dokument określający procedury zgłaszania nielegalnych lub nieetycznych działań. Dokument ten powinno się przekazać wszystkim pracownikom. Powinien on zawierać informacje o tym, jak zgłaszać, do kogo zgłaszać i w jaki sposób firma będzie chronić sygnalistów. Polityka powinna być jasna, zwięzła i łatwo dostępna dla wszystkich pracowników.

3. Wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości

Spółka powinna ustanowić system zgłaszania, który umożliwi pracownikom poufne zgłaszanie nielegalnych lub nieetycznych działań. System powinien być bezpieczny, poufny, łatwo dostępny i obejmować wiele opcji zgłaszania, takich jak zgłaszanie pisemne i ustne, na przykład za pośrednictwem internetowej platformy zgłoszeniowej.

4. Szkolenie pracowników

Wszyscy pracownicy powinni zostać przeszkoleni w zakresie polityki informowania o nieprawidłowościach, znaczenia zgłaszania nieprawidłowości i ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości. Szkolenie powinno być interaktywne, angażujące i obejmować studia przypadków, aby pomóc pracownikom zrozumieć proces.

5. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zgłaszanie nieprawidłowości

Osoba odpowiedzialna za whistleblowing jest odpowiedzialna za przyjmowanie i badanie zgłoszeń dotyczących niewłaściwego postępowania. Osoba ta powinna być niezależna, bezstronna oraz posiadać umiejętności i doświadczenie niezbędne do prowadzenia dochodzeń.

6. Badanie zgłoszeń

Spółka powinna niezwłocznie i dokładnie badać wszystkie zgłoszenia dotyczące nielegalnych lub nieetycznych działań. Po otrzymaniu zgłoszenia bezstronna strona, taka jak osoba zgłaszająca nieprawidłowości, powinna przeprowadzić dokładne dochodzenie. Dochodzenie powinno być prowadzone w sposób terminowy i poufny, sygnalista powinien być informowany o postępach, a raport końcowy powinien zawierać odpowiednie działania następcze.

7. Podjęcie odpowiednich działań

Jeśli dochodzenie potwierdzi niewłaściwe postępowanie, należy podjąć odpowiednie działania. Działania te mogą obejmować działania dyscyplinarne, zwrot kosztów lub zmiany w zasadach i procedurach.

8. Ochrona sygnalistów

Firma powinna chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Obejmuje to ochronę ich poufności, zapewnienie, że nie będą podlegać niekorzystnym działaniom w zakresie zatrudnienia oraz zapewnienie wsparcia i pomocy, jeśli dojdzie do działań odwetowych.

9. Monitorowanie i przegląd

System informowania o nieprawidłowościach powinien być regularnie monitorowany i poddawany przeglądom w celu zapewnienia jego skuteczności i zgodności z ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa i dyrektywą UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach. Polityka musi być aktualizowana o wszelkie zmiany w prawie lub działalność firmy.

Podsumowując, wdrożenie systemu whistleblowingowego wymaga starannego planowania, jasnych zasad i procedur oraz skutecznej komunikacji i szkoleń. Postępując zgodnie z tymi krokami, można zapewnić, że system whistleblowingowy jest zgodny z ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawai zapewnia pracownikom bezpieczny kanał zgłaszania nieprawidłowości.

Chcieć wiedzieć więcej? Zaznajom się z naszym blogiem, aby poznać najnowsze wiadomości i najlepsze praktyki korporacyjne!

Chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze whistleblowingu i bezpiecznych wewnętrznych kanałach zgłaszania? Możesz dowiedzieć się więcej o kompleksowym rozwiązaniu Whistlelink tutaj lub zarezerwować bezpłatną wersję demonstracyjną!