ISO 37002:2021 Systemy zarządzania sprawami w obszarze whistleblowing 

Livia Schiavi, Compliance Specialist Bureau Veritas Italia S.p.A. 

ISO – International Standard Organization opracowała pierwszy standard poświęcony zarządzaniu whistleblowing: ISO 37002:2021 Systemy zarządzania sprawami w obszarze whistleblowing — Standard Wytyczne. 

Norma zawiera wytyczne dotyczące wdrażania, zarządzania, ewaluacji, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania sprawami w obszarze whistleblowing w organizacji. Jak każda norma ISO, reprezentuje najlepszą międzynarodową praktykę, którą organizacje na całym świecie traktują jako model do strukturyzowania procesów wewnętrznych. 

Optymalny czas na nowy, międzynarodowy standard whistleblowingu 

Decyzja o opracowaniu międzynarodowego standardu dla systemów zarządzania sprawami w obszarze whistleblowing pojawia się w odpowiednim momencie. Unia Europejska również interweniowała w tej sprawie, przyjmując dyrektywę w sprawie sygnalizowania nieprawidłowościami 2019/1937 dotyczącą ochrony osób zgłaszających nadużycia. Wiele organizacji w całej Europie będzie musiało po raz pierwszy wdrożyć lub udoskonalić swój program informowania o nieprawidłowościach. 

Whistleblowing definiuje się w ISO 37002 jako czynność zgłaszania domniemanych naruszeń lub ryzyka niezgodności. Opierając się na zasadach zaufania i ochrony, ma na celu pokierowanie organizacjami w zarządzaniu cyklem zgłaszania nieprawidłowości, podzielonym na fazy: 

1. Identyfikacja i zgłaszanie domniemanych czynów bezprawnych: Pracownicy organizacji muszą przejść szkolenie w zakresie kanału skarg, aby prawidłowo przeprowadzić zgłoszenie; 

2. Ocena zgłoszeń: System zarządzania będzie musiał określić procedurę klasyfikacji komunikatów, uwzględniając również ryzyko, jakie może nieść zgłaszane zdarzenie; 

3. Sposoby radzenia sobie z raportowaniem: System zarządzania musi ustanowić kanały informowania o nieprawidłowościach, sposób składania i otrzymywania skarg; 

4. Zamknięcie zgłaszanych spraw: System zarządzania musi również przewidywać określone zasady dochodzeniowe. Musi także zapewniać ochronę i środki następcze dla sygnalisty i osób, które mogą być przedmiotem zgłoszenia w związku ze skargą. 

ISO 37002 Systemy zarządzania sprawami w obszarze whistleblowing mają zastosowanie do każdego rodzaju organizacji 

prywatnej, publicznej lub non-profit, niezależnie od wielkości, charakteru działalności czy położenia geograficznego. 

Jest to standard, który zawiera rekomendacje i najlepsze praktyki dla organizacji, więc nie podlega certyfikacji. Zgodnie ze strukturą wysokiego poziomu (HLS) wdrażany jest zarówno niezależnie, jak i zintegrowany z systemami zarządzania istniejącymi w organizacjach. (np. ISO 9001, ISO 37001:2016 System zarządzania przeciwdziałaniem korupcji, ISO 37301:2021 Zarządzanie Zgodnością System). W ten sposób wartością dodaną będzie rozważenie zgłaszania nieprawidłowości jako elementu zgodności korporacyjnej. Zostanie on zintegrowany z procesami podejmowanymi przez organizację, nie tylko związanymi z dekretem ustawodawczym 231/01 czy ustawami o zapobieganiu korupcji. 

Organizacje, które chcą być świadome zdolności swojego systemu sygnalizowania nieprawidłowości do identyfikowania i radzenia sobie z przestępstwami zgodnie z międzynarodowymi wytycznymi, będą mogły poddać ocenie system zarządzania ISO 37002 przez stronę trzecią. Będzie to niezależna jednostka powołana właśnie do oceny stopnia dostosowania do najlepszych praktyk. 

Poza tym, że jest wartościowym elementem porównania z wewnętrznymi funkcjami organizacji, ocena zewnętrzna przekłada się również na certyfikację, która gwarantuje interesariuszom dojrzałość procesów whistleblowingowych zgodnie z najlepszą praktyką ISO 37002. Tym samym pomoże podnieść reputację i wiarygodność podmiotu, który je stosuje. Mając to na uwadze, ocena ISO 37002 jest ważnym narzędziem do zademonstrowania społeczeństwu, rynkom, organom regulacyjnym i interesariuszom praktyk zdrowego zarządzania, zdolnych do przechwytywania możliwych krytycznych problemów. Kurs obejmuje wstępną ocenę, po której następują kolejne dwa momenty oceny po 12 i 24 miesiącach w celu oceny ciągłego doskonalenia. 

Aby dowiedzieć się więcej na temat systemów zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości ISO 37002 lub procesu oceny, odwiedź stronę Bureau Veritas I https://www.bureauveritas.it/needs/assessment-iso-37002  

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!