Dlaczego email nie jest wystarczająco dobry do zgłaszania nieprawidłowości

Chcąc wdrożyć usługę informowania o nieprawidłowościach, kuszące może być skorzystanie z prostego, niedrogiego i szybkiego rozwiązania, takiego jak utworzenie wewnętrznego adresu e-mail do zgłaszania nieprawidłowości. Może to być jednak duży błąd i mieć poważne konsekwencje zarówno dla Twojej organizacji, jak i dla Twoich pracowników. W tym artykule wymienimy cztery powody, dla których nie powinieneś używać poczty e-mail jako wewnętrznego kanału zgłaszania dla sygnalistów.

1. Bezpieczeństwo danych
2. Zgodność z prawem w zakresie ochrony sygnalistów
3. Tworzenie kultury zaufania
4. Poufność i anonimowość

„I tak nigdy nie otrzymujemy przypadków informowania o nieprawidłowościach”

Ważne jest, aby mieć wdrożone rozwiązanie informowania o nieprawidłowościach, nawet jeśli początkowo nie otrzymujesz żadnych zgłoszeń, z kilku powodów:

1. Zachęcanie do kultury uczciwości: Wdrożenie rozwiązania polegającego na informowaniu o nieprawidłowościach pokazuje, że organizacja zobowiązuje się do etycznego postępowania i jest gotowa wysłuchać uwag zgłaszanych przez pracowników.
   
   
2. Wykrywanie wykroczeń: rozwiązanie informowania o nieprawidłowościach może pomóc w wykrywaniu wykroczeń, które mogły nie zostać zidentyfikowane za pomocą innych środków. Może to pomóc w uniknięciu szkody w zakresie reputacji lub strat finansowych organizacji.
   
   
3. Zgodność z przepisami: Dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach nakłada na wszystkie europejskie organizacje zatrudniające ponad 250 pracowników wymóg prawny posiadania wewnętrznych kanałów zgłaszania. Wielkimi krokami zbliża się też termin dla mniejszych pracodawców . Niewdrożenie bezpiecznego rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości może skutkować konsekwencjami prawnymi.
   
   
4. Ulepszone zarządzanie ryzykiem: rozwiązanie informujące o nieprawidłowościach może pomóc w identyfikacji i zajęciu się potencjalnymi zagrożeniami w organizacji. Zachęcając pracowników do zgłaszania problemów, organizacja może proaktywnie zająć się potencjalnymi problemami, zanim przerodzą się one w większe problemy.
   

„Ale mamy adres e-mail i jest dla nas wystarczająco dobre”

Oto cztery powody, o których należy pamiętać, dlaczego rozwiązanie do zgłaszania nieprawidłowości przez e-mail nie wystarcza do zgłaszania nieprawidłowości.

1. Bezpieczeństwo danych

Chociaż rozwiązanie e-mail może być odpowiednie z czysto prawnego punktu widzenia, można śmiało powiedzieć, że jest dalekie od akceptowalności z punktu widzenia bezpieczeństwa.

• Poczta elektroniczna nie jest bezpieczną formą komunikacji, a dane w wiadomościach e-mail nie są szyfrowane. Nie tylko e-maile mogą czytać inni, ale także można zmieniać ich treść.
• Osoby nieupoważnione, na przykład dział IT, mogą łatwo uzyskać dostęp do wszystkich informacji. Oznacza to, że zagrożona jest integralność danych i poufność tożsamości sygnalisty.
• Dokumenty przesłane pocztą elektroniczną dotyczące sprawy sygnalisty nie są bezpiecznie przechowywane w centrach danych o wysokim stopniu bezpieczeństwa, co oznacza, że nie można zagwarantować zgodności z GDPR .

Więcej na temat bezpieczeństwa Twoich danych z Whistlelink przeczytaj tutaj.

2. Zgodność z prawem sygnalistów i Dyrektywą UE

Ważne jest, aby rejestrować wszelkie działania informujące o nieprawidłowościach, ale może to być trudne podczas korzystania z poczty e-mail, ponieważ wiadomości można łatwo usunąć lub zmienić.

Dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach wymaga również od organizacji przestrzegania określonych ram czasowych przy rozpatrywaniu zgłoszeń sygnalistów. System sygnalistów pomoże Ci w przestrzeganiu prawa poprzez:

• Powiadomienia o ważnych rzeczach, takich jak otrzymanie zgłoszenia lub zbliżający się termin przesłania informacji zwrotnej do sygnalisty.
• Ułatwienie przestrzegania określonych ram czasowych (na przykład przekazywanie opinii lub usuwanie spraw).
• Śledzenie całej dokumentacji dotyczącej sprawy sygnalisty, co ułatwia i usprawnia rozpatrywanie sprawy.
• Umożliwienie eksportu statystyk.
• Zapewnij bezpieczną komunikację z osobą zgłaszającą.
  

3. Stwórz zaufanie i pewność w organizacji

Rozwiązanie e-mail jest złym wyborem do sygnalizowania nieprawidłowości, ponieważ nie zapewnia niezbędnego nadzoru, aby zapewnić, że problemy zostaną rozwiązane. Zgłaszając problem za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie ma gwarancji, że zostanie on zauważony lub że zostaną podjęte odpowiednie działania.

Zdobycie zaufania potencjalnych sygnalistów jest kluczowe dla zapewnienia, że odpowiednie zgłoszenia zostaną złożone. Pracownicy muszą czuć się bezpiecznie i mieć zaufanie do systemu i sposobu zarządzania zgłoszeniami. Posiadając zewnętrzne rozwiązanie dla zgłaszania nieprawidłowości:

• Zwiększasz poziom zaufania w organizacji
• Pokazujesz swoim pracownikom, że traktujesz zgłaszanie nieprawidłowości poważniej, inwestując w bezpieczne rozwiązanie.
  
  

4. Poufność i anonimowość

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, można ją prześledzić w połączeniu z Twoim adresem e-mail. Badania wykazały, że możliwość zgłaszania nadużyć w sposób poufny lub nawet anonimowy znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że pracownicy skorzystają z rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości. Rozwiązanie e-mail:

• Utrudnia zgłaszanie nieprawidłowości, wymagając od niego utworzenia wiadomości e-mail
• Zawsze łączy się z innym adresem e-mail lub numerem telefonu
• Nie zwiększa bezpieczeństwa zgłaszania nieprawidłowości dla swoich pracowników

Rozważ alternatywy dla rozwiązań do zgłaszania nieprawidłowości przez e-mail

Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z poczty e-mail jako rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości może wydawać się wygodne, ale nie jest to idealny kanał do zgłaszania nieprawidłowości ze względu na brak poufności, niepewność komunikacji, ograniczony nadzór i trudności w dokumentowaniu. Nie pomoże Ci to w przestrzeganiu prawa w zakresie ochrony sygnalistów. Nie zapewni Twoim pracownikom poczucia bezpieczeństwa ani nie zachęci ich do ujawnienia jakichkolwiek potencjalnych nadużyć w Twojej organizacji.

Ze względu na wady rozwiązań opartych na e-mailu, warto rozważyć wdrożenie cyfrowego systemu zgłaszania nieprawidłowości . Zapewni Ci to bezpieczną, anonimową dwukierunkową komunikację z sygnalistą, pomoże dotrzymać terminów i ułatwi spełnienie wymogów prawnych w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych.

Cyfrowy system sygnalistów

wzbudzi również zaufanie wśród pracowników i zachęci ich do zgłaszania nieprawidłowości bez obawy o działania odwetowe. Może to sprawić, że będą bardziej skłonni do zabierania głosu wewnętrznie, zamiast zwracać się do władz, a nawet mediów.

• Aby uzyskać więcej informacji na temat wyboru systemu zgłaszania nieprawidłowości, zapoznaj się z naszą listą kontrolną .

Chcesz porozmawiać o bezpiecznym rozwiązaniu zgłaszania nieprawidłowości dla Twojej organizacji? Skontaktuj się z nami w celu dalszej dyskusji lub zarezerwuj bezpłatne demo naszego systemu!