Czym jest zgłaszanie naruszeń sygnalisty (tzw. whistleblowing)?

Zgłoszenie naruszeń sygnalisty (ang. whistleblowing) polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa, do którego doszło lub może dojść w związku z działalnością organizacji.

Zgodnie z polską ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, zgłoszenia mogą dokonywać osoby, które uzyskały informacje o naruszeniu w kontekście związanym z pracą – niezależnie od tego, czy są pracownikami, współpracownikami, kandydatami do pracy, stażystami, członkami organów spółki, dostawcami czy osobami świadczącymi usługi na rzecz organizacji.

Czy zgłoszenie sygnalisty dotyczy każdego problemu?

Nie. System zgłaszania nieprawidłowości nie służy do rozwiązywania wszystkich problemów pojawiających się w organizacji ani do zgłaszania zwykłych konfliktów interpersonalnych czy niezadowolenia z warunków pracy.

Jego celem jest umożliwienie zgłaszania informacji o naruszeniach prawa w obszarach wskazanych w ustawie, takich jak m.in.:

• korupcja,
• zamówienia publiczne,
• usługi, produkty i rynki finansowe,
• przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymaganiami,
• bezpieczeństwo transportu,
• ochrona środowiska,
• ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
• bezpieczeństwo żywności i pasz,
• zdrowie i dobrostan zwierząt,
• zdrowie publiczne,
• ochrona konsumentów,
• ochrona prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym zasady konkurencji i pomocy publicznej.

Przepisy pozwalają jednocześnie organizacjom rozszerzyć zakres wewnętrznego systemu zgłoszeń o inne kategorie nieprawidłowości. W praktyce wiele firm umożliwia również zgłaszanie takich spraw jak mobbing, molestowanie, dyskryminacja, naruszenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, konflikty interesów czy naruszenia wewnętrznych kodeksów etyki, nawet jeśli nie należą one do ustawowego katalogu zgłoszeń.

Zgłoszenia wewnętrzne lub zewnętrzne

Wewnętrzne zgłoszenie jest dokonywane w firmie, w której mają miejsce działania niezgodne z prawem. Może się to odbyć za pośrednictwem kanałów dokonywania zgłoszeń, takich jak portal internetowy, telefon, poczta głosowa lub list. Zachęcanie do wewnętrznego zgłaszania pomaga organizacjom dowiedzieć się o problemie i podjąć odpowiednie działania na wczesnym etapie.

Zgłoszenie zewnętrzne zachodzi wtedy, gdy niewłaściwe postępowanie zostaje ujawnione nie w miejscu pracy, ale np. w mediach, na policji lub w organie rządowym. Może się to zdarzyć, gdy w firmie nie ma narzędzi do wewnętrznego zgłaszania naruszeń lub gdy problem nie został poważnie potraktowany. Inne popularne określenia tego zjawiska to „sygnalizowanie”, „ujawnianie informacji” lub „zgłaszanie nieprawidłowości”.

Każdy może zgłosić naruszenie

Nie tylko obecni pracownicy mogą zgłaszać niewłaściwe postępowanie. Każda osoba blisko związana z daną organizacją może zgłosić swoje wątpliwości, jeśli podejrzewa, że doszło do naruszenia. Może to dotyczyć byłych pracowników, klientów, dostawców, kandydatów do pracy, wykonawców itp. Osoby zgłaszające niewłaściwe postępowanie muszą mieć dobre zamiary bez względu na swoją pozycję.

Dlaczego zgłaszanie naruszeń (whistleblowing) to dziś tak ważne?

W ostatnich latach zgłaszanie nieprawidłowości stało się jednym z kluczowych elementów systemów compliance i ładu organizacyjnego w całej Unii Europejskiej.

Impulsem do tych zmian było przyjęcie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Jej celem jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistów oraz zachęcenie do zgłaszania naruszeń prawa bez obawy przed działaniami odwetowymi.

W Polsce dyrektywa została wdrożona ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września 2024 r. Ustawa określa zasady ochrony sygnalistów oraz obowiązki wielu podmiotów publicznych i prywatnych dotyczące wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości i prowadzenia działań następczych.

Niezależnie od obowiązków wynikających z przepisów, coraz więcej organizacji postrzega system zgłaszania nieprawidłowości jako narzędzie wspierające zarządzanie ryzykiem, wzmacniające kulturę organizacyjną oraz umożliwiające wcześniejsze wykrywanie problemów, zanim przerodzą się one w poważne naruszenia lub kryzysy.

Dlaczego tak wiele mówi się o zgłaszaniu nieprawidłowości?

W Polsce obowiązuje już ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która wdraża przepisy unijnej Dyrektywy (UE) 2019/1937.

Zgodnie z ustawą wiele podmiotów publicznych oraz prywatnych zatrudniających co najmniej 50 osób ma obowiązek wdrożyć wewnętrzny kanał zgłaszania nieprawidłowości oraz procedurę przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.

Niezależnie od ustawowego obowiązku, coraz więcej organizacji decyduje się na wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości również z powodów biznesowych. Kanały zgłoszeń pomagają wcześniej identyfikować ryzyka, ograniczać nadużycia, wzmacniać kulturę organizacyjną oraz budować zaufanie pracowników i partnerów biznesowych.

Potrzebujesz więcej informacji na temat dyrektywy i polskiej ustawy o ochronie sygnalistów?

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o systemie do zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub umów bezpłatne demo!